AML w e-commerce – czy sklepy internetowe muszą wdrożyć procedurę AML?

Przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu to temat, który dotyczy już nie tylko sektora bankowego i ubezpieczeniowego. Ustawa AML obowiązująca od 1 marca 2018 roku wciąż ewoluuje. Jej nowelizacja rozszerzyła katalog tzw. instytucji obowiązanych, czyli podmiotów zobowiązanych do przestrzegania określonej procedury regulowanej przez przepisy. Czy wśród nich są również sklepy internetowe? Sprawdziliśmy wszystkie warunki.

Co to jest AML?

AML to skrót od Anti Money Laundering. Dokładniej jest to system przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. W Polsce zasady AML reguluje ustawa z dnia 1 marca 2018 r., która oficjalnie obwiązuje od dnia 31 października 2021 r., wraz z nowelizacją. Przepisy ustawy określają obowiązki dla wybranych grup podmiotów – instytucji obowiązanych – a także wyznaczają strukturę całego systemu AML.

W skład systemu AML wchodzą:

• Instytucje obowiązane (m.in. banki, biura rachunkowe, firmy inwestycyjne);
• Organy informacji finansowej (np. Generalny Inspektor Informacji Finansowej);
• Jednostki współpracujące (np. służby celne);
• Oraz pośrednio – wszyscy uczestnicy obrotu gospodarczego.

Czym są instytucje obowiązane?

Jest to jedno z najważniejszych pojęć, jeśli chodzi o AML. Instytucje obowiązane to inaczej podmioty, na które ustawa AML nakłada obowiązki związane z zapobieganiem procederom przestępczym. Mogą to być więc firmy, osoby fizyczne prowadzące działalność, a także fundacje czy różne stowarzyszenia.

Początkowo AML dotyczył głównie sektora finansowego i zawodów zaufania publicznego, jednak przepisy zostały rozszerzone o kolejne branże. Obecnie do instytucji obowiązanych zaliczyć możemy również: biura rachunkowe, doradców podatkowych, pośredników nieruchomości, podmioty świadczące usługi w zakresie kryptowalut i przedsiębiorców przyjmujących płatności gotówkowe powyżej 10 000 euro.

Co z branżą e-commerce? Czy sklep internetowy podlega AML?

To zależy. Sama działalność sprzedażowa online jako taka nie czyni automatycznie Twojego sklepu instytucją obowiązaną. W związku z tym możesz wcale nie być zobowiązany do tego, aby koniecznie wdrożyć procedurę AML. Zdarzają się jednak sytuacje, kiedy będzie inaczej.

E-sklep jest instytucją obowiązaną, kiedy:

• Przyjmuje płatności gotówkowe powyżej 10 000 euro.
• Prowadzi działalność dodatkową, która wchodzi w zakres instytucji obowiązanych – np. oferuje kryptowaluty, doradztwo finansowe, leasing lub usługi księgowe.
• Zapewnia siedzibę lub adresy korespondencyjne innym firmom – może zostać to uznane za trust.
• Prowadzi sprzedaż towarów luksusowych i realizuje transakcje w kwotach wysokiego ryzyka.

Najczęściej standardowy sklep internetowy, który realizuje płatności online, nie zostanie uznany za instytucję obowiązaną. Płatności tego typu są obsługiwane przez zewnętrzne serwisy płatnicze (np. PayU czy Przelewy24), które same podlegają pod procedury AML.

Jakie obowiązki ma instytucja obowiązana?

Jeśli sklep e-commerce spełnia przesłanki i zostaje zakwalifikowany jako instytucja obowiązana, musi wdrożyć szereg procedur zgodnie z ustawą.

W szczególności należy:

• Opracować i wdrożyć procedurę wewnętrzną AML (procedura KYC – Know Your Customer).
• Powołać osobę lub zespół odpowiedzialny za AML.
• Identyfikować i weryfikować tożsamość klientów przy określonych transakcjach.
• Przeprowadzać ocenę ryzyka klienta i transakcji.
• Zgłaszać podejrzane transakcje do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej.
• Prowadzić rejestry i archiwizować dokumentację związaną z klientami i transakcjami.

Jak sprawdzić, czy Twój sklep podlega ustawie AML?

Przedsiębiorcy niekiedy nie zdają sobie sprawy, że ich dodatkowa działalność może kwalifikować sklep jako instytucję obowiązaną. Jak możesz to sprawdzić?

1. Przeanalizuj profil działalności – czy zawiera elementy typowe dla instytucji obowiązanych?
2. Oceń wszystkie dostępne formy płatności – czy przyjmujesz gotówkę, a jeśli tak – w jakich kwotach?
3. Sprawdź klasyfikację działalności gospodarczej, czyli wszystkie kody PKD – np. czy posiadasz wpisy dotyczące usług finansowych lub doradczych?

Czy musisz wdrożyć AML w e-commerce?

Nie każdy e-sklep musi martwić wdrożeniem AML, ale zawsze dobrym pomysłem jest przeanalizowanie ryzyka i obowiązków. Jeśli prowadzisz sprzedaż typowych towarów, a płatności są obsługiwane przez pośredników (np. PayU), prawdopodobnie nie jesteś instytucją obowiązaną. Jednak w sytuacji, gdy oferujesz dodatkowe usługi, obsługę podmiotów trzecich, czy przyjmujesz płatności gotówkowe, sprawa nie jest tak prosta.

Kiedy e-sklep powinien wdrożyć AML? TAK, jeśli:

• Przyjmuje gotówkę powyżej 10 000 euro.
• Oferuje dodatkowe usługi finansowe lub powiernicze.
• Prowadzi działalność związaną z kryptowalutami.

Kiedy nie trzeba wdrażać AML? NIE, jeśli e-sklep:

• Sprzedaje towary online z płatnością kartą, BLIK-iem lub przelewem.
• Nie prowadzi działalności dodatkowej poza handlem.
• Nie przyjmuje gotówki i nie świadczy usług wysokiego ryzyka.

Nadal nie masz przekonania, czy Twoja firma jest uznawana za instytucję obowiązaną? Jeśli chcesz upewnić się, że nie musisz wdrażać procedury AML, skontaktuj się z doradcą. Zawsze lepiej zapobiegać, niż tłumaczyć się przed GIIF.