Pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy w momencie rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę. To dokument, który jest podstawą do ubiegania się o zasiłek dla bezrobotnych, wypłacenia ekwiwalentu urlopowego czy ustalenia wysokości emerytury. Jakie informacje powinno zawierać poprawnie wypełnione świadectwo pracy?

Aktualny wzór świadectwa pracy znajduje się w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 30 sierpnia 2019 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy. Ustawodawca sformułował też szczegółowe wytyczne dotyczące wypełniania świadectwa.

Jakie dane zawiera świadectwo pracy?

Świadectwo pracy zawiera podstawowe dane pracodawcy oraz dane osobowe pracownika. Jest też źródłem informacji o czasie i rodzaju wykonywanej pracy oraz zajmowanych stanowiskach. Może odnosić się pracy stałej, ale także do pracy tymczasowej. Ta część dokumentu zawiera również określenie sposobu ustania stosunku pracy (wygaśnięcie umowy, jej wypowiedzenie przez pracownika lub pracodawcę, w tym także zwolnienie dyscyplinarne).

Drugi blok danych dotyczy spraw związanych z wykorzystaniem urlopu wypoczynkowego, liczby dni urlopowych na żądanie oraz dni wolnych przysługujących z tytułu opieki nad dzieckiem. Informacja musi być szczegółowa, czyli podana w dniach i godzinach. Podobnie szczegółowo określona jest liczba dni spędzonych na zwolnieniu lekarskim (z wyszczególnieniem otrzymywanego w tym czasie wynagrodzenia chorobowego). Należy też podać, jak długo trwały okresy nieskładkowe (liczba dni, w których nie były odprowadzane składki na ubezpieczenie społeczne).

Ważną informacją jest też podanie informacji o tym, czy wynagrodzenie pracownika zostało lub nie zostało zajęte przez komornika (w ramach postępowania egzekucyjnego). W bloku danych uzupełniających pracodawca powinien zawrzeć informację o ewentualnych należnościach ze stosunku pracy, których pracownik nie otrzymał z powodu braku środków finansowych na koncie pracodawcy. Jest to również miejsce, w którym, na żądanie pracownika, można umieścić informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych przez pracownika kwalifikacjach. Jeżeli rozwiązanie umowy zostało zaskarżone i zapadł wyrok w sądzie pracy, to pracownik może domagać się też umieszczenia informacji o prawomocnym orzeczeniu sądu pracy, który przywrócił go do pracy lub orzekł o przyznaniu mu odszkodowania.

Kiedy należy wystawić świadectwo pracy?

Pracodawca nie może zwlekać z wystawieniem świadectwa pracy. Ma obowiązek wydać pracownikowi dokument w dniu ustania stosunku pracy. Jedynym wyjątkiem jest sytuacja, w której kolejne nawiązanie stosunku pracy nastąpi w terminie siedmiu dni od wygaśnięcia poprzedniego. Jeżeli pracodawca nie dopełni obowiązku, może być ukarany grzywną w wysokości od 1000 do 30 000 zł. Oczywiście zdarzają się przypadki, w których – z przyczyn niezależnych od pracodawcy, np. z powodu nieobecności pracownika w pracy – wydanie dokumentu nie jest możliwe. Pracownik może otrzymać odszkodowanie z tytułu niewydania lub nieterminowego wydania świadectwa pracy, jednak musi udowodnić, że poniósł realną stratę.

Pracownik powinien dokładnie sprawdzić dane w świadectwie pracy. Jeżeli zauważy jakieś nieścisłości, ma prawo w terminie do 14 dni wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o ponowne wystawienie świadectwa pracy. Jeżeli pracodawca nie wprowadzi korekt i nie wyda dokumentu w terminie 14 dni od daty złożenia prośby o korektę, pracownikowi przysługuje prawo dochodzenia swoich praw w sądzie pracy.

Świadectwo tylko dla zatrudnionych na umowę o pracę?

Tylko osoba posiadająca umowę o pracę jest pracownikiem w rozumieniu prawa. Tego statusu nie posiadają osoby zatrudnione na podstawie umowy o dzieło czy umowy zlecenia. Dlatego po zakończeniu umowy nie otrzymują świadectwa pracy. Jednak kończąc umowę o dzieło, można zwrócić się do pracodawcy z prośbą o wystawienie zaświadczenia, w którym odnotowany zostanie czas świadczenia usługi, wysokość zarobków oraz kwoty odprowadzone na podatek dochodowy i ubezpieczenia społeczne. Takie zaświadczenie jest konieczne w przypadku, gdy zleceniobiorca zamierza starać się o zasiłek dla bezrobotnych.

Wystawianie świadectw pracy to zadanie działu lub pracownika prowadzącego kadry i płace. Jeżeli nie chcesz tworzyć dodatkowych miejsc pracy czy nawet całych zespołów, a potrzebujesz usług na wysokim poziomie, nasze biura rachunkowe w Poznaniu, Łodzi, Gdańsku i Wrocławiu chętnie podejmą się obsługi małych, średnich oraz dużych firm. Możemy zająć się także kompleksowo księgowością lub jej wybraną częścią, a także doradzać przy rozwiązywaniu problemów związanych z prowadzeniem spraw pracowniczych.