Zakupy na Kartę Dużej Rodziny a koszty działalności gospodarczej

Prowadząc biznes, można z powodzeniem robić zakupy na specjalną zniżkę uzyskiwaną w ramach Karty Dużej Rodziny. Takie kupowanie na firmę jest dozwolone i umożliwia zaliczenie zakupów do kosztów uzyskania przychodów w rozliczeniu PIT. Należy tu jednak pamiętać o tym, że zakup na firmę z tą zniżką dotyczy nabywania tych produktów, które rzeczywiście są wykorzystywane w działalności gospodarczej. Inaczej mówiąc, musi być spełniona definicja kosztów uzyskania przychodu. Na początku maja 2023 roku Ministerstwo Finansów odniosło się do tej kwestii i rozwiało wątpliwości dotyczące tego, jak rozliczać ten koszt zakupu na firmę. Tym samym fakt korzystania z Karty Dużej Rodziny nie oznacza już, że dany wydatek musi być wyłączony poza koszty firmowe.

Odliczenie VAT a zniżka na Kartę Dużej Rodziny

Co z kwestią odliczenia podatku VAT od zakupu dokonanego właśnie ze zniżką Karty Dużej Rodziny? Tu stanowisko nie jest jednoznaczne – dominują dwa podejścia.

W pierwszym Karta Dużej Rodziny jeśli jest wykorzystywana, nie może działać w charakterze przedsiębiorcy. Założeniem jest tu to, że wszelki zakup w ramach Karty Dużej Rodziny bezpośrednio wyklucza dokonywanie zakupów na cele działalności gospodarczej. Inaczej mówiąc, w tym podejściu wychodzi się z założenia, że dokonanie zakupu towarów lub usług ze zniżką KDR automatycznie oznacza dokonywanie ich na cele osobiste, nie zaś kupowanie na firmę. Tym samym, zgodnie z takim założeniem korzystanie ze zniżki KDR odbiera prawo do odliczenia podatku VAT od faktury.

Jest jednak drugie podejście prezentowane przez doradców podatkowych. Tu zauważa się, że w ustawie o Karcie Dużej Rodziny nie ma wyłączenia możliwości korzystania ze zniżki, aby zrobić zakup na firmę. To sugeruje, że w myśl zasady „co nie jest zabronione, jest dozwolone” przedsiębiorca posiadający fakturę z danymi firmowymi ma prawo do odliczenia VAT w związku z dokonaniem zakupu ze zniżką Karty Dużej Rodziny.

Problem VAT a KDR

Źródłem problemu jest postawa sprzedawców – ci często mają niechęć do tego, aby wystawić fakturę na dane firmowe, jeśli jednoczesna sprzedać ma być objęta zniżką Karty Dużej Rodziny. Przedsiębiorcy nieraz muszą wtedy zdecydować się albo na kupowanie na firmę, albo na kupowanie ze zniżką KDR bez wystawienia faktury na firmę. Tu należy jednak pamiętać o tym, że brak danych NIP na fakturze nie oznacza, że nie będzie możliwości odliczenia VAT.

Korzystasz z Karty Dużej Rodziny? Co z wystawieniem faktury?

Jak wygląda kwestia obowiązku wystawienia faktury, jeśli jest dokonany zakup na firmę z użyciem zniżki KDR?  Według Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej sprzedawca nie ma obowiązku dokumentowania zakupów za pomocą faktury zawierającej NIP przedsiębiorcy-nabywcy, jeśli wykorzystana została przy tym zakupie Karta Dużej Rodziny.

Warto jednak zauważyć, że jest to zdanie wskazane w indywidualnej interpretacji wydanej w 23 sierpnia 2018 roku. Tym samym dotyczyła ona konkretnej osoby, konkretnej spółki w konkretnym stanie prawnym. W świetle skonkretyzowanego podejścia m.in. Ministerstwa Finansów do zagadnienia Karty Dużej Rodziny i jej możliwości łączenia z działalnością gospodarczą może się okazać, że podejście urzędników w przyszłych sprawach tego typu ulegnie zmianie.

Kupowanie na firmę z Kartą Dużej Rodziny

Kupowanie na firmę przy korzystaniu ze zniżki na Kartę Dużej Rodziny z całą pewnością można ująć w kosztach PIT. Ministerstwo Finansów jasno wyraziło swoje stanowisko, wskazując, że może być to wliczone w koszt zakupu na firmę.

Sytuacja nie jest jednoznaczna, jeśli chodzi o podatek VAT i możliwość jego odliczenia. Z pewnością wiele zależy tu od postawy samych sprzedawców – o ile możliwość odliczenia VAT od zakupu towarów i usług w ramach Karty Dużej Rodziny nie jest wykluczona, o tyle nie jest też wprost powiedziane, że sprzedawca musi przystać na takie rozwiązanie. Warto jednak pamiętać o tym, że nawet przy zakupach bez podania NIP powinna istnieć możliwość odliczenia VAT-u. Ważne jest to, aby dokument stanowiący potwierdzenie dokonania transakcji przedstawiał, kto, kiedy, komu i co sprzedał – przy rozliczeniu warto wskazać, że faktycznie był to zakup na firmę.

Artykuł Karta Dużej Rodziny a koszty firmowe pochodzi z serwisu PG Partner Gospodarczy.

Wigilia firmowa a koszt podatkowy

Zgodnie z ustawą o PIT kosztami uzyskania przychodów są odpowiednio udokumentowane wydatki ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania i zabezpieczenia ich źródła. W pierwszej kolejności należy więc odpowiedzieć na pytanie, czy nakłady na spotkania pracownicze zorganizowane w ramach kolacji wigilijnej spełniają powyższą definicję kosztów podatkowych.

Faktem jest, że celem pracodawcy jest integracja wszystkich zatrudnionych osób oraz poprawa wzajemnych relacji. Tego typu inicjatywy mogą w efekcie przyczynić się do zwiększenia wydajności pracy oraz zaangażowania się w życie przedsiębiorstwa. Ponadto wydatki poniesione na firmowe spotkania wigilijne nie zostały wykazane w katalogu kosztów bezwzględnie wyłączonych z możliwości zaliczenia ich do KUP (art. 23 ust. 1).

Jednak powyższe nie wystarczy, aby rozliczyć koszt wigilii firmowej. Dlaczego? Organy skarbowe dość rygorystycznie podchodzą do spotkań pracowniczych – musi wprost wynikać z nich cel motywacyjno-integracyjny dla zatrudnionych, a nie konsumpcja lub przebywanie w swojej obecności. Taką interpretację indywidualną wydał dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w dniu 11 kwietnia 2012 r. – nr  IPPB5/423-22/12-2/JC. Na przedsiębiorcy ciąży więc obowiązek udowodnienia związku danego wydatku z prowadzoną działalnością. Dobrym rozwiązaniem jest sporządzenie planu wydarzenia lub krótkiego raportu przedstawiającego ogólny zarys i cel, np. integracja zespołu lub omówienie wyników pracy.

Podsumowując, można zaliczyć wydatek na wigilię firmową do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli zostaną spełnione podstawowe warunki:

• celem spotkania jest integracja pracowników, poprawa atmosfery pracy oraz wzrost motywacji w zakresie wykonywania obowiązków służbowych,
• impreza przyczynia się do poprawy relacji w firmie oraz między pracownikami,
• wigilia firmowa nie ma charakteru czysto konsumpcyjnego.

W przypadku trudności z interpretacją przepisów podatkowych warto skorzystać z profesjonalnej pomocy biura rachunkowego. PG Partner Gospodarczy pomoże rozliczyć koszt wigilii firmowej.

Czy wigilia firmowa jest przychodem pracownika?

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło ich finansowania. Dotyczy to w szczególności wynagrodzeń zasadniczych, za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty.

W tym miejscu warto także przypomnieć wyrok TK z dnia 08.07.2014r. o sygn. K 7/13 w którym uznano, że przychodem pracownika jest nieodpłatne świadczenie, z którego skorzystał wyłącznie z własnej woli i zostało ono udzielone w jego interesie. Świadczenie to cechuje się wymierną wartością pieniężną oraz jest skierowane do indywidualnego pracownika.

Należy zatem przyjąć, że przychodem pracownika jest świadczenia, które:

• zostało spełnione za zgodą pracownika, a ten skorzystał z niego dobrowolnie,
• zostało spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosło mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku,
• niesie wymierną korzyść, niedostępną w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów.

Z powyższych wniosków TK jasno wynika, że wigilia firmowa nie będzie skutkowała powstaniem nieodpłatnych świadczeń po stronie pracownika, czyli przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Kiedy rozliczana jest wigilia firmowa w kosztach firmy?

Jeżeli w wigilii firmowej uczestniczą zarówno pracownicy, jak i kontrahenci, nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów całości wydatku poniesionego na zorganizowanie spotkania. Podejmowanie partnerów biznesowych stanowi bowiem wydatki na reprezentację, a te z kolei nie należą do KUP (art. 23. ust. 1 pkt 23). W sytuacji, gdy przedsiębiorca jest w stanie udowodnić, że zaproszenie kontrahenta realnie przyczyni się do wzrostu uzyskiwanych przychodów, ma prawo wystąpić z wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji dotyczącej zaliczenia tego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Warto również wspomnieć o podatku od towarów i usług. Otóż, prawo do odliczenia naliczonego podatku VAT przysługuje przedsiębiorcom w takiej części, w której wydatek służył wykonywaniu czynności opodatkowanych. Wyjątek stanowi jednak podatek VAT od usług gastronomicznych, czyli podanie określonego posiłku odbywa się w miejscu jego przygotowania, np. w restauracji. Jeżeli więc wigilia firmowa ma miejsce w lokalu, który przygotowuje i podaje jedzenie, to wówczas nie ma możliwości odliczenia pełnego VAT znajdującego się na fakturze.

Rozliczanie wigilii firmowej – o czym jeszcze warto pamiętać?

W kontekście organizacji wigilii firmowej warto pamiętać, że duże znaczenie ma źródło finansowania. Z bieżących interpretacji organów skarbowych wynika, że dla uzyskania prawa do odliczenia VAT wymagane jest opłacenie spotkania ze środków obrotowych. Jeżeli wydarzenie pracownicze zostało sfinansowane ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, wówczas nie występuje związek pomiędzy określonymi wydatkami a wykonywaniem czynności opodatkowanych. W takiej sytuacji uznaje się, że pracodawca działa w charakterze administratora funduszu, a nie podatnika VAT prowadzącego opodatkowaną działalność gospodarczą.

Artykuł Jak rozliczyć wigilię firmową? pochodzi z serwisu PG Partner Gospodarczy.