Czytnik e-sprawozdań pozwala na łatwe przeglądanie plików, które zostały pobrane np. z Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) Ministerstwa Sprawiedliwości. Zapisany plik ma format XML, który jest mało przystępny, trudny do analizowania i wyszukiwania potrzebnych danych. Czytniki e-sprawozdań powstały po to, aby zaprezentować dokumenty XML w bardziej przejrzysty sposób.

Elektroniczna sprawozdawczość to element cyfryzacji systemu podatkowego i finansów państwa. Tworzenie i udostępnianie e-sprawozdań finansowych ma na celu zwiększenie transparentności działania podmiotów gospodarczych. Umożliwia łatwą weryfikację kondycji finansowej potencjalnych kontrahentów. Aby to zrobić, należy posłużyć się e-czytnikiem sprawozdań. Dzięki niemu można też sprawdzać własne sprawozdania przed wysłaniem do KRS.

Każdy ma wgląd do e-sprawozdań

Od 15 marca 2018 r. wszystkie podmioty figurujące w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) mają ustawowy obowiązek składania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej. Pliki ze sprawozdaniem JPK_SF to element większego procesu, jakim jest tworzenie i obsługa JPK (Jednolitego Pliku Kontrolnego).

KRS publikuje wszystkie sprawozdania na stronie Ministerstwa Finansów w tzw. Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF). Korzystanie z niego nie jest w żaden sposób ograniczone: nie musimy wnosić żadnych opłat ani występować o prawo dostępu. Wystarczy wpisać numer KRS odpowiedniego podmiotu, aby otrzymać plik ze sprawozdaniem w formacie XML. Szybko okazało się, że odczytanie tak zapisanego raportu jest mocno kłopotliwe.

Na czym polega problem z czytaniem sprawozdań finansowych?

Ustawa o rachunkowości nakazuje składanie sprawozdań wyłącznie w formacie XML. Jest to język uniwersalnych znaczników, które pozwalają na porządkowanie różnego typu danych. Swoją popularność zawdzięcza faktowi, że może być odczytywany na każdej platformie programowej. Jednak w pliku XML nie ma instrukcji, jak należy prezentować dane. W związku z tym większość programów, w tym przeglądarki internetowe, traktuje plik XML jako plik tekstowy (TXT). Jeżeli w ten sposób otworzymy sprawozdanie finansowe, to – co prawda – będzie ono zawierało wszystkie potrzebne dane, lecz w postaci trudnej do czytania i analizowania. Dzieje się tak dlatego, że obok linijek z danymi znajduje się duża liczba znaczników. Prezentacja raportu w pliku tekstowym ma się tak do tego samego raportu przygotowanego np. w pliku PDF jak wygląd strony internetowej do podglądu jej źródła (czyli tego, co zobaczymy po zastosowaniu skrótu Ctrl+U na dowolnej stronie w sieci).

Tłumaczenie z XML na PDF

Rozwiązaniem problemów z przeglądaniem plików XML są czytniki e-sprawozdań. Ich zadaniem jest prezentacja danych zapisanych w pliku tekstowym w postaci zrozumiałych dla analityków tabel i arkuszy. Czytnik nie tylko potrafi zinterpretować odpowiednio znaczniki języka XML, ale też ułożyć dane według udostępnionych przez Ministerstwo Finansów struktur logicznych sprawozdań finansowych.

Czytniki pozwalają nie tylko na odczytanie danych z pliku XML, ale także na ich zapis w łatwym w obsłudze formacie PDF. Oczywiście można też wydrukować wszystkie potrzebne elementy sprawozdania.

Gdzie szukać czytn14ików e-sprawozdań?

Czytniki e-sprawozdań to bardzo popularne aplikacje, które możemy znaleźć w wielu miejscach w Internecie. Jednym z najpopularniejszych i darzonych największym zaufaniem jest e-czytnik stworzony i udostępniany od 2019 r. przez Polską Izbę Biegłych Rewidentów. Aplikację znajdziemy bez trudu na stronie internetowej PIBR. Korzystanie z niej jest niezwykle proste: wystarczy za pośrednictwem strony wczytać plik e-sprawozdania w formacie XML, aby został automatycznie skonwertowany do postaci PDF. Sprawozdanie w formacie PDF można pobrać na własny komputer lub wydrukować bezpośrednio z sieci. Aplikacja jest na bieżąco aktualizowana i udoskonalana. Przesłane pliki nie są w żaden sposób archiwizowane, dzięki czemu nie istnieje ryzyko, że dostaną się w niepowołane ręce. PIBR zapewnia pełne bezpieczeństwo i całkowicie nieodpłatny dostęp do swojej aplikacji.

Wykorzystanie czytników e-sprawozdań oferuje wiele firm, które zajmują się świadczeniem usług outsourcingu księgowości oraz kadr i płac. Jeżeli potrzebujesz zaufanego partnera do prowadzenia finansów i teczek pracowniczych, skorzystaj z oferty naszych biur w Poznaniu, Łodzi, Gdańsku, Wrocławiu lub Szczecinie.

Badanie sprawozdania finansowego jest podstawowym sposobem na obiektywne potwierdzenie kondycji ekonomicznej firmy, na sprawdzenie stanu aktywów i wysokości obrotów w danym roku rozliczeniowym. Kontrolę sprawozdania może zlecić każdy przedsiębiorca, gdy chce uzyskać gwarancję poprawności prowadzenia ksiąg czy zgodność polityki rachunkowości z obowiązującymi przepisami. Jednak wybrane podmioty gospodarcze mają ustawowy obowiązek badania sprawozdań finansowych.

Wszystkie kwestie związane ze składanie badaniem, składaniem, udostępnianiem i ogłaszaniem sprawozdań finansowych zostały opisane w rozdziale 7 (od Art. 64) ustawy o rachunkowości.

Kto podlega badaniu sprawozdań finansowych?

Ustawodawca wymaga przeprowadzenia badania sprawozdań finansowych m.in. takich podmiotów jak:

• grupy kapitałowe,
• banki – dotyczy banków krajowych oraz oddziałów zagranicznych banków i instytucji kredytowych, zakładów ubezpieczeń i reasekuracji oraz oddziałów firm inwestycyjnych;
• spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe,
• podmioty obracające papierami wartościowymi – dotyczy jednostek działających na podstawie przepisów o obrocie papierami, a także na podstawie przepisów o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi,
• podmioty zarządzające funduszami emerytalnymi – jednostki działających na podstawie przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych,
• krajowe instytucje płatnicze i instytucje pieniądza elektronicznego,
• spółki akcyjne,
• jednostki osiągające odpowiednie progi dochodów lub zatrudnienia – dotyczy jednostek, które w poprzedzającym sprawozdanie roku obrotowym spełniły przynajmniej dwa z trzech warunków:
  – 50 etatów – średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło 50 lub więcej osób,
  – 2,5 mln euro – firma posiadała łącznie aktywa o równowartości w walucie polskiej 2,5 mln euro,
  – 5 mln euro – firma osiągnęła w roku obrotowym przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych w wysokości stanowiącej równowartość w walucie polskiej 5 mln euro.

To tylko najważniejsze kategorie podmiotów gospodarczych, które mają obowiązek prowadzenia kontroli sprawozdań finansowych. Szczegółowe zapisy znajdują się w ustawie.

Kto i na jakich zasadach wybiera biegłego rewidenta?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami badanie sprawozdania finansowego może przeprowadzić tylko biegły rewident. Zasada ogólna mówi, że wyboru konkretnego biegłego rewidenta nie może dokonać kierownik jednostki. Jest to kompetencja i prawo organu, który zatwierdza sprawozdanie finansowe. Wyjątkiem może być sytuacja, w której statut jednostki lub inne obowiązujące ją akty prawne stanowią inaczej.

Biegły rewident musi posiadać stosowne uprawnienia (potwierdzone wpisem do rejestru biegłych rewidentów), a jednocześnie musi spełniać wymogi rzetelności i bezstronności. Badania sprawozdania nie może dokonać osoba, która jest w jakikolwiek sposób powiązana z kontrolowaną jednostką, w tym w m.in. poprzez:

• powiązania finansowe – biegły rewident nie może posiadać udziałów, akcji i innych tytułów własności w jednostce, którą kontroluje ani w jednostce z nią powiązanej,
• powiązania zawodowe – rewident nie może być aktualnie ani na przestrzeni trzech poprzedzających kontrolę lat nie mógł być pełnomocnikiem, członkiem organów zarządzających czy nadzorczych w kontrolowanej firmie oraz jednostkach z nią powiązanych – natomiast jego przychody w żadnym roku obrotowym na przestrzeni 5 ostatnich lat nie pochodziły w 40 proc. (lub więcej) z tytułu świadczenia usług na rzecz firmy kontrolowanej lub podmiotu z nią powiązanego,
• powiązania osobiste – rewident nie może być małżonkiem, krewnym lub powinowatym jakiejkolwiek osoby będącej członkiem organów nadzorczych, zarządzających lub administracyjnych w kontrolowanej jednostce.

Jak przygotować się do kontroli sprawozdania finansowego?

Osoba kontrolująca przygląda się bacznie inwentaryzacji, ma prawo zasięgać informacji nie tylko w dziale księgowym, ale też u kierowników innych działów, prawników czy u przedstawicieli podmiotów współpracujących z kontrolowaną jednostką. Głównym celem prowadzenia badania poprawności sprawozdań finansowych nie jest, wbrew obiegowej opinii, wytknięcie niedociągnięć i ukaranie jednostki, a konkretnie jej kierownika. Celem kontroli jest doprowadzenie do tego, aby jednostka przedłożyła sprawozdanie, które w sposób najpełniejszy odzwierciedla stan finansów firmy. Biegłego rewidenta należy traktować jako doradcę i warto przygotować się do nawiązania z nim merytorycznej współpracy.

Pierwszym, co należy zrobić, jest przejrzenie dokumentacji. Jeżeli będziemy mieli komplet dokumentów i odświeżoną wiedzę o ich lokalizacji, ułatwi to bardzo ich udostępnianie biegłemu rewidentowi. Należy też sprawdzić zasady przyjętej polityki rachunkowości pod kątem jej ewentualnej aktualizacji. Trzecią ważną sprawą jest zachowanie ciągłości w prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Oznacza to w praktyce tyle, że w kolejnych okresach rozliczeniowych należy stosować taki sam sposób zapisu operacji finansowych czy dokonywania odpisów amortyzacyjnych. Jeżeli zaś nastąpiła jakaś zmiana, to powinna być opisana w sposób zrozumiały dla osoby kontrolującej. Wszystko zmierza do tego, aby uniknąć podejrzenia o próbę ukrywania operacji finansowych czy świadome utrudnianie rzeczowej oceny stanu finansów firmy. Należy też zachować zasadę, w myśl której zmiany w polityce rachunkowości wprowadzane są nie w trakcie, lecz od następnego okresu rozliczeniowego.

Jeżeli potrzebujesz szybkiego przeglądu ksiąg czy audytu polityki rachunkowości, zwróć się do PG Partner Gospodarczy. Nasze biura rachunkowe w Łodzi, Poznaniu, Wrocławiu i Gdańsku oferują audyty i doradztwo księgowe oraz usługi biegłych rewidentów. Zatrudniani przez nas specjaliści nie tylko przygotowują do kontroli same dokumenty, ale także udzielają cennych wskazówek na temat współpracy z biegłymi rewidentami. Ułożenie sobie poprawnych kontaktów i nastawienie na współpracę nie wpływa na wynik badania, lecz bez wątpienia oszczędza obu stronom niepotrzebnych stresów.