Co to jest dieta służbowa?
Dieta służbowa jest ryczałtowym ekwiwalentem za zwiększone koszty wyżywienia podczas delegacji. Dieta nie podlega opodatkowaniu do określonych limitów. Może być wypłacana zarówno pracownikowi, jak i przedsiębiorcy prowadzącemu jednoosobową działalność.
Wysokość diety służbowej zależy od:
- długości wyjazdu,
- kraju delegacji,
- ewentualnego zapewnienia posiłków (np. przez pracodawcę lub hotel).
Jak działa kalkulator podróży służbowej?
Kalkulator podróży służbowej wylicza wysokość przysługującej diety podczas delegacji. Narzędzie uwzględnia:
- rodzaj podróży (krajowa lub zagraniczna),
- czas trwania delegacji z dokładnością do minut,
- aktualne stawki diet określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej.
W przypadku delegacji krajowych podstawowa stawka wynosi 45 zł za każdą pełną dobę. Przy krótszych wyjazdach dietę stanowi tylko część tej kwoty.
Jeśli wybierasz się w podróż zagraniczną, kalkulator dopasuje stawkę do kraju docelowego i wyliczy przysługującą kwotę diety, nawet jeśli delegacja trwa tylko kilka godzin.
Przykładowo:
Załóżmy, że Twój pracownik był w delegacji przez jeden pełny dzień – od rana 1 kwietnia do rana 2 kwietnia:
- Rodzaj podróży: krajowa.
- Czas trwania: 1 dzień.
- Dieta za podróż: 45,00 zł
- Stawka diety: 45 zł / doba
Jeśli delegacja trwałaby krócej niż dobę, stawka byłaby niższa, np. 50% lub 25% diety. Kalkulator podróży służbowej sam przeanalizuje faktyczny czas wyjazdu i dopasuje odpowiednią wysokość przysługującego świadczenia.
Dieta w delegacji zagranicznej
W przypadku delegacji poza granice Polski kalkulator podróży służbowej rozpozna kraj wyjazdu, przypisze odpowiednią stawkę diety i wyliczy należną kwotę na podstawie długości podróży oraz kursu waluty.
Uwaga! Jeśli podróż obejmuje kilka krajów, musisz rozliczyć każdy odcinek osobno. Nasz kalkulator wspiera wyjazdy jednokierunkowe, czyli z jednym krajem docelowym.
Limity diet za delegacje krajowe i zagraniczne
Wysokość diet za podróże służbowe ustalana jest na podstawie rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej. Pracodawca nie może wypłacić mniej niż ustawowe minimum, ale może wypłacić więcej, z tym że nadwyżka może podlegać opodatkowaniu.
Delegacje krajowe:
- Pełna dieta wynosi 45 zł za dobę.
- Gdy delegacja od 8 do 12 godzin, dieta to 22,50 zł (przysługuje 50% pełnej diety).
- Jeśli delegacja trwa poniżej 8 godzin, dieta służbową nie przysługuje.
Jeśli podróż służbowa trwa dłużej:
- Za każdą kolejną dobę przysługuje pełna wysokość diety.
- Jeśli kolejna doba trwa do 8 godzin, przysługuje połowa diety.
- Dla każdej doby powyżej 8 godzin, przysługuje dieta pełna.
Delegacje zagraniczne:
Stawki zależą od kraju docelowego i są wyrażone w walutach obcych, np.:
- Dieta przy delegacji do Niemiec w pełnej wysokości wynosi 49 euro za dobę.
- Przy delegacji do Francji jest to 50 euro za dobę.
- Podróż do Czech daje możliwość diety w wysokości 41 euro za dobę.
- Jeśli wybierasz się w delegację do USA, pełna dieta wynosi 59 USD za dobę.
- Delegacja do Wielkiej Brytanii daje możliwość diety w wysokości 45 GBP za dobę.
Gdy podróż trwa niepełną dobę:
- Do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety.
- Od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety.
- Ponad 12 godzin – dieta pełna.
