Archiwa kasa fiskalna - PG Partner Gospodarczy

E-paragon – elektroniczna wersja paragonu

Wed, 13 Dec 2023 11:26:34 +0000

Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności wiąże się z koniecznością ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych na kasie fiskalnej. Wraz z rozwojem technologii coraz więcej przedsiębiorstw rezygnuje jednak z wystawiania dokumentów w tradycyjnej formie papierowej. Zamiast tego klienci otrzymują je w wersji elektronicznej, przesyłanej na adres e-mail lub do określonej aplikacji. Kwestią e-paragonów od strony prawnej zajęło się także Ministerstwo Finansów.

Paragon w formie elektronicznej – czym jest?

To nic innego, jak elektroniczny dokument fiskalny, który zastępuje tradycyjny paragon papierowy. Cechuje się taką samą mocą dowodową i jest w pełni uznawany przez organy podatkowe. W tym przypadku nie zachodzi jednak konieczność dokonywania wydruku. Wystawiany jest bowiem za pomocą kasy fiskalnej online, a następnie przesyłany do Centralnego Repozytorium Kas (CRK).

Zgodnie z § 25. ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących e-paragon powinien zawierać następujące informacje:

imię i nazwisko lub nazwę podatnika oraz adres punktu sprzedaży,
datę oraz godzinę i minutę sprzedaży,
numer identyfikacji podatkowej (NIP),
numer kolejny wydruku oraz oznaczenie “paragon fiskalny”,
nazwę towaru lub usługi umożliwiającą jednoznaczną identyfikację,
cenę jednostkową towaru lub usługi,
wartość ewentualnych upustów, obniżek lub narzutów,
wartość sprzedaży zwolnionej od podatku z oznaczeniem literowym,
łączną wysokość podatku i inne.

Podatnicy, którzy prowadzą ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, mają obowiązek wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży w postaci papierowej lub elektronicznej za zgodą nabywcy. W drugim przypadku należy skorzystać z systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu e-paragonów, bez konieczności podawania jego danych osobowych.

E-paragon – jak wystawić?

Wystawienie paragonu w formie elektronicznej może nastąpić wyłącznie w sytuacji, gdy przedsiębiorca posiada kasę fiskalną online lub kasę wirtualną, która jest podłączona do Internetu. Musi również uzyskać zgodę nabywcy na wydanie tego rodzaju dokumentu. Nie istnieją jednak szczegółowe informacje na temat tego, jaka powinna być forma przesyłania e-paragonu. Do najbardziej popularnych praktyk należy SMS, e-mail bądź aplikacja mobilna z odpowiednią funkcją.Należy zadbać o to, aby paragon został przekazany w wersji nieedytowalnej, bez możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian czy poprawek przez nabywcę.

Warto zwrócić uwagę na definicję dokumentu w postaci elektronicznej, która znalazła się w rozporządzeniu w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących. Pod tym pojęciem kryje się utworzony przez kasę zbiór ustrukturyzowanych i uporządkowanych danych z dokumentów fiskalnych i niefiskalnych, które zostały zapisane w formacie określonym w protokole komunikacyjnym przesyłania danych.

Jak widać, pomiędzy e-paragonem a dokumentem w postaci elektronicznej jest zasadnicza różnica. Przywołana definicja obejmuje znacznie więcej pojęć czysto technicznych. Nic więc dziwnego, że przedsiębiorcy mają wątpliwości, jakie wymagania trzeba spełnić, aby przesłać paragon w wersji elektronicznej zgodnie z prawem. Z pomocą przychodzi jednak PG Partner Gospodarczy, który oferuje wsparcie merytoryczne dla osób prowadzących działalność gospodarczą.

Kto może wystawiać paragony elektroniczne?

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 roku w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania, wskazuje grupę podmiotów, które mogą korzystać z wirtualnych kas. Są to podatnicy prowadzący działalność w zakresie:

przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką,
usług związanych z przeprowadzkami świadczonych na rzecz gospodarstw domowych,
usług hotelarskich, obiektów noclegowych i miejsc krótkotrwałego zakwaterowania,
sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla,
usług mycia samochodów,
dostaw towarów i świadczenia usług przez ochotnicze straże pożarne w rozumieniu ustawy o ochotniczych strażach pożarnych lub koła gospodyń wiejskich w rozumieniu ustawy o kołach gospodyń wiejskich.

Wyżej wymieniony katalog wskazuje zatem podatników, którzy mogą skorzystać z kas wirtualnych dających prawo do wystawiania e-paragonów.

Ponadto od 29 września 2021 roku istnieje możliwość wystawiania e-paragonów poprzez kasy on-line, co wynika z treści § 22 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących. Przepis ten stanowi, że kasa wystawia paragony fiskalne w postaci papierowej i w postaci elektronicznej bądź zgodnie z wyborem użytkownika tylko w postaci elektronicznej.

Paragon w formie elektronicznej – jakie ma zalety?

Możliwość otrzymania e-paragonu to dla nabywcy oszczędność czasu i papieru. Tego typu dokumenty fiskalne można łatwo pobrać, przeglądać w dowolnym momencie i przechowywać w chmurze. Wykorzystywane są również do zwrotów oraz reklamacji towarów i usług. Z kolei dla sprzedawcy paragony elektroniczne zapewniają oszczędność kosztów, możliwość zintegrowania z systemami księgowymi oraz przejrzystą analizę danych finansowych, co pomaga w podejmowaniu decyzji biznesowych.

Jak długo przechowywać paragony elektroniczne?

Przepisy prawa nakazują przedsiębiorcom przechowywanie dokumentów księgowych (w tym paragonów) przez okres co do zasady 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin zapłaty podatku. Obowiązek ten nie obejmuje jednak podmiotów gospodarczych, którzy korzystają z wirtualnych kas lub kas online. Dlaczego? Wszystkie dane dotyczące zaewidencjonowanej sprzedaży są bowiem przesyłane bezpośrednio do KAS i dostępne dla organów kontroli w Centralnym Repozytorium Kas.

Dzięki temu, że e-paragony przechowywane są w CRK na przedsiębiorcę nakładane są znacznie mniejsze obciążenia regulacyjne. Przykładowo, nie musi zabezpieczać dokumentów fiskalnych ani umieszczać ich na nośniku danych.

Artykuł E-paragon – elektroniczna wersja paragonu pochodzi z serwisu PG Partner Gospodarczy.

Jakie są obowiązki związane z kasą fiskalną?

Sat, 17 Apr 2021 10:42:51 +0000

Każdy, kto sprzedaje towary i usługi osobom fizycznym (które nie prowadzą działalności gospodarczej) i przekracza 20 tys. zł obrotu w skali roku, ma obowiązek używania kasy fiskalnej. Dzięki niej można zapisać wszystkie operacje oraz prowadzić ewidencję sprzedaży. Przygotowaliśmy krótkie zestawienie najważniejszych obowiązków użytkowników kas fiskalnych.

Pierwszym pytaniem, jakie zadaje sobie każdy przedsiębiorca zobowiązany do kupienia kasy fiskalnej, jest wątpliwość: jaki typ kasy powinien wybrać?

Czy można wybrać typ kasy fiskalnej?

Obecnie użytkowane są cztery typy kas fiskalnych, które różnią się przede wszystkim sposobem zapisu paragonów i raportów. Najstarsze, wycofywane właśnie z obiegu, są kasy z zapisem papierowym, czyli z rolką papieru i mikrodrukarką. Obecnie nie można już ich kupić. Te, które ciągle są w użytku, mogą być eksploatowane do wypełnienia pamięci. Tylko do 31 grudnia 2022 r. będzie można kupić kasy z zapisem elektronicznym. W ich przypadku paragony i raporty są zapisywane na kartach pamięci, lecz urządzenie nie ma łączności z Centralnym Repozytorium Kas.

Najnowszymi urządzeniami, które stopniowo wyprą wszystkie inne, są kasy fiskalne online i kasy fiskalne w formie oprogramowania. Pozostają one w stałej łączności z CRK, gdzie gromadzone są wszystkie elektroniczne paragony. Od 1 stycznia 2021 roku kasę fiskalną online muszą mieć m.in. stacjonarne placówki gastronomiczne oraz podmioty świadczące usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania (czyli zakwaterowania w innym celu niż mieszkaniowy), a także zakłady naprawy aut oraz sprzedawcy benzyny silnikowej. Taki sam obowiązek, jednak od 1 lipca 2021 r., mają przedsiębiorstwa świadczące usługi fryzjerskie, w zakresie opieki medycznej, kosmetyczne i kosmetologiczne, budowlane, prawnicze oraz kluby fitness.

Korzystanie z kas wirtualnych (w postaci oprogramowania) nie jest wymagane, ale też nie każdy może z niego skorzystać. Przed zakupem tego typu kasy należy sprawdzić, czy nasz typ działalności gospodarczej umożliwia korzystanie z kas wirtualnych. Kasy wirtualne są komfortowym i bezpiecznym rozwiązaniem: bardzo ułatwiają prowadzenie księgowości i zapobiegają kłopotom związanym z gubieniem paragonów czy awariami tradycyjnych kas fiskalnych.

Warto pamiętać, że można uzyskać refundację kosztów zakupu kasy fiskalnej. Maksymalny zwrot stanowi równowartość 90% ceny netto kasy, lecz nie może być to kwota wyższa niż 700 zł. Refundacja jest bezzwrotna, jeżeli będziemy prowadzili działalność przez 3 lata od zakupu kasy. W przypadku likwidacji działalności należy zwrócić kwotę proporcjonalną do czasu, który pozostał do pełnych 3 lat.

Co trzeba zrobić, aby móc eksploatować kasę fiskalną?

Po zakupie kasy fiskalnej, przed odnotowaniem pierwszej transakcji, należy zafiskalizować kasę i uzyskać numer ewidencyjny. Fiskalizacja polega na zapisaniu w jej pamięci danych identyfikacyjnych i zgłoszeniu do Urzędu Skarbowego (nie ma obowiązku zgłaszania kasy online). Zgłoszenia dokonuje serwisant. Potwierdzeniem dokonania fiskalizacji, w przypadku kas z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii, czyli kas starego typu, jest przygotowanie dobowego raportu. Jeżeli korzystamy z kasy online, fiskalizację potwierdza raport fiskalizacji, który automatycznie trafia do Centralnego Repozytorium Kas.

Każda kasa musi posiadać unikatowy numer ewidencyjny. W przypadku kas online numer jest przydzielany automatycznie po dokonaniu fiskalizacji. Jeżeli korzystamy z kasy z papierowym lub elektronicznym systemem zapisu, musimy zgłosić urządzenie do Urzędu Skarbowego: po rejestracji kasy otrzymamy unikatowy numer ewidencyjny.

Lista najważniejszych obowiązków posiadacza kasy fiskalnej

Obowiązki posiadaczy kas fiskalnych są częściowo uzależnione od typu kasy. Kasy online muszą być stale dostępne za pośrednictwem Internetu. Obowiązek ten nie dotyczy kas tradycyjnych. Druga generalna różnica przejawia się w sposobie archiwizacji danych. Papierowe i elektroniczne paragony należy przechowywać przez 5 lat. Kasy fiskalne online przekazują wszystkie dane na bieżąco do CRK, więc nie musimy troszczyć się o archiwizację. Kasa online zwalnia też z wystawiania raportów dziennych – obowiązek ich przygotowania mają tylko kasy wystawiające paragony na papierze i przechowujące dane w formie elektronicznej (na kartach pamięci).

Niezależnie od rodzaju posiadanej kasy, należy wykonać następujące czynności wymagane przepisami:

wystawianie paragonów – każdy posiadacz kasy fiskalnej ma obowiązek drukowania paragonów i wręczania ich nabywcy – nawet wtedy, gdy nabywca tego nie wymaga,
raport miesięczny – należy go przygotować i wydrukować nie później niż do 25 dnia następnego miesiąca,
monitoring poprawności kasy – posiadacz kasy ma obowiązek kontrolować poprawność wykonywanych na niej operacji i zgłaszać serwisantowi wszystkie nieprawidłowości, w tym szczególnie niewłaściwość stawek podatkowych przy określonych grupach towarów,
okresowe przeglądy techniczne – każda kasa musi być poddana przeglądowi technicznemu przez uprawniony serwis co 2 lata (licząc od daty fiskalizacji lub poprzedniego przeglądu) – zaniedbanie przeglądu technicznego jest zagrożone karami pieniężnymi oraz koniecznością zwrotu otrzymanego dofinansowania zakupu kasy,
prowadzenie książki kasy – jest to dokument, w którym odnotowywane są wszystkie operacje techniczne dotyczące kasy, w tym przede wszystkim przeglądy i naprawy,
wymiana pamięci – jeżeli dojdzie do zapełnienia lub uszkodzenia pamięci, należy ją niezwłocznie wymienić – obowiązek nie dotyczy wirtualnych kas fiskalnych,
zgłoszenie utraty – w przypadku utraty kasy fiskalnej, należy niezwłocznie (maksymalnie w terminie 5 dni) powiadomić o tym fakcie Urząd Skarbowy i do czasu uruchomienia nowej kasy lub odzyskania utraconego urządzenia zaprzestać sprzedaży – sprzedaż jest możliwa tylko wtedy, gdy mamy zastępczą kasę fiskalną.

Jeżeli masz wątpliwości związane z rodzajem kasy lub zasadami jej obsługi, zapraszamy do biur PG Partner Gospodarczy w Gdańsku, Łodzi, Poznaniu, Wrocławiu i Szczecinie. Nasi specjaliści rozwieją wszelkie wątpliwości związane z zakupem i eksploatacja kas fiskalnych.

Artykuł Jakie są obowiązki związane z kasą fiskalną? pochodzi z serwisu PG Partner Gospodarczy.

JPK PARAGON A WYMIANA KASY FISKALNEJ W 2018

Sat, 09 Sep 2017 20:22:13 +0000

JPK Paragon a wymiana kasy fiskalnej w 2018

Jednolity plik kontrolny (JPK) to zestaw informacji o finansach podatnika, w tym o jego transakcjach. Obecnie co miesiąc w trybie JPK duże i średnie firmy przesyłają dane na temat swojego VAT. Od nowego 2018 roku JPK będzie już powszechny i obowiązek ten obejmie mikro oraz małe firmy oraz informacji o transakcjach w sprzedaży detalicznej zawartych w zwykłych paragonach wydawanych klientom.

Jakie korzyści da JPK Paragon fiskusowi?

JPK Paragon pozwoli porównać fiskusowi firmę z jej konkurencją działającą w tej samej branży na tym samym terenie. Jeśli obroty po wprowadzeniu monitoringu paragonów nie wzrosną, lecz okażą się rażąco niskie w porównaniu z innymi w okolicy, to może to zrodzić podejrzenie o zaniżanie utargu.
Jeśli podczas analizy paragonów okaże się, że w porównaniu z poprzednimi miesiącami lub latami obroty wzrosły o kilkadziesiąt czy kilkaset procent, to fiskusowi zapali się lampka ostrzegawcza i nasunie pytanie: czy firma wcześniej celowo zaniżała przychody, czy też biznes zaczął się dynamicznie rozwijać?

Kasa Fiskalna on-line

Od 1 stycznia 2018 r. nie będzie obowiązkowej wymiany kas fiskalnych na działające online. Kto jednak takiej nie kupi, będzie przesyłał fiskusowi pliki z paragonami

Projekt rozporządzenia przewidujący wprowadzenie od 2018 r. kas fiskalnych online ma umożliwić wysyłkę e-paragonów z kasy bezpośrednio do fiskusa, a także do klienta, który kupuje towar w sklepie.

Jedną z najbardziej drażliwych kwestii z punktu widzenia firm byłaby konieczność wymiany kasy na nową. Resort rozwoju wyjaśnił, że nie będzie jednorazowej wymiany urządzeń. Proces ten zostanie rozciągnięty w czasie. Wymiana kas będzie wynikała z naturalnego cyklu życia tych urządzeń, to znaczy, że wymianie będą podlegały urządzenia technicznie zużyte oraz takie, którym zapełni się pamięć fiskalna

Gruza poinformował, że obecnie procedowany jest projekt rozporządzenia autorstwa resortu rozwoju, który określa wymagania dla tzw. kas rejestrujących on-line. Chodzi m.in. o to, by możliwe było raportowanie transakcji zarejestrowanych na tych urządzeniach do centralnego systemu informatycznego Ministerstwa Finansów.

Zgodnie z zapisami przedmiotowego rozporządzenia kasy on-line będą przekazywały automatycznie dane dotyczące raportów fiskalnych dobowych, paragonów fiskalnych, paragonów fiskalnych anulowanych oraz faktur i faktur anulowanych zarejestrowanych od czasu poprzedniego przekazu danych, według ustalonego harmonogramu przekazu danych (…). Kasy te będą używały domyślnego przekazu danych, podejmując próby kolejnego ich przekazu nie rzadziej niż co dwie godziny – wyjaśnił wiceminister.

Poinformował, że planowany termin wejścia w życie rozporządzenia to 1 stycznia 2018 r. – Po wejściu w życie (…) przedsiębiorcy, co do zasady, nie będą musieli wymieniać kas. Podatnik będzie mógł stosować do prowadzenia ewidencji nowe kasy on-line, a także kasy z elektronicznym zapisem kopii. Stopniowo z rynku będą wycofywane kasy z kopią papierową – napisał Gruza.

Planowane jest wprowadzenie obligatoryjnego obowiązku stosowania kas on-line w branżach szczególnie narażonych na ryzyko nadużyć podatkowych. Wymiana kas nastąpi stopniowo. Prace analityczne w tym zakresie nadal trwają – wskazał.

Jego zdaniem, zmiany dotyczące kas fiskalnych są kolejnym elementem w procesie uszczelniania systemu podatku od towarów i usług oraz w walce z szarą strefą poprzez skuteczniejszą kontrolę sprzedaży detalicznej.

Artykuł JPK PARAGON A WYMIANA KASY FISKALNEJ W 2018 pochodzi z serwisu PG Partner Gospodarczy.