E-paragon – elektroniczna wersja paragonu

Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności wiąże się z koniecznością ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych na kasie fiskalnej. Wraz z rozwojem technologii coraz więcej przedsiębiorstw rezygnuje jednak z wystawiania dokumentów w tradycyjnej formie papierowej. Zamiast tego klienci otrzymują je w wersji elektronicznej, przesyłanej na adres e-mail lub do określonej aplikacji. Kwestią e-paragonów od strony prawnej zajęło się także Ministerstwo Finansów.

Paragon w formie elektronicznej – czym jest?

To nic innego, jak elektroniczny dokument fiskalny, który zastępuje tradycyjny paragon papierowy. Cechuje się taką samą mocą dowodową i jest w pełni uznawany przez organy podatkowe. W tym przypadku nie zachodzi jednak konieczność dokonywania wydruku. Wystawiany jest bowiem za pomocą kasy fiskalnej online, a następnie przesyłany do Centralnego Repozytorium Kas (CRK).

Zgodnie z § 25. ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących e-paragon powinien zawierać następujące informacje:

• imię i nazwisko lub nazwę podatnika oraz adres punktu sprzedaży,
• datę oraz godzinę i minutę sprzedaży,
• numer identyfikacji podatkowej (NIP),
• numer kolejny wydruku oraz oznaczenie “paragon fiskalny”,
• nazwę towaru lub usługi umożliwiającą jednoznaczną identyfikację,
• cenę jednostkową towaru lub usługi,
• wartość ewentualnych upustów, obniżek lub narzutów,
• wartość sprzedaży zwolnionej od podatku z oznaczeniem literowym,
• łączną wysokość podatku i inne.

Podatnicy, którzy prowadzą ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, mają obowiązek wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży w postaci papierowej lub elektronicznej za zgodą nabywcy. W drugim przypadku należy skorzystać z systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu e-paragonów, bez konieczności podawania jego danych osobowych.

E-paragon – jak wystawić?

Wystawienie paragonu w formie elektronicznej może nastąpić wyłącznie w sytuacji, gdy przedsiębiorca posiada kasę fiskalną online lub kasę wirtualną, która jest podłączona do Internetu. Musi również uzyskać zgodę nabywcy na wydanie tego rodzaju dokumentu. Nie istnieją jednak szczegółowe informacje na temat tego, jaka powinna być forma przesyłania e-paragonu. Do najbardziej popularnych praktyk należy SMS, e-mail bądź aplikacja mobilna z odpowiednią funkcją.Należy zadbać o to, aby paragon został przekazany w wersji nieedytowalnej, bez możliwości dokonywania jakichkolwiek zmian czy poprawek przez nabywcę.

Warto zwrócić uwagę na definicję dokumentu w postaci elektronicznej, która znalazła się w rozporządzeniu w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących. Pod tym pojęciem kryje się utworzony przez kasę zbiór ustrukturyzowanych i uporządkowanych danych z dokumentów fiskalnych i niefiskalnych, które zostały zapisane w formacie określonym w protokole komunikacyjnym przesyłania danych.

Jak widać, pomiędzy e-paragonem a dokumentem w postaci elektronicznej jest zasadnicza różnica. Przywołana definicja obejmuje znacznie więcej pojęć czysto technicznych. Nic więc dziwnego, że przedsiębiorcy mają wątpliwości, jakie wymagania trzeba spełnić, aby przesłać paragon w wersji elektronicznej zgodnie z prawem. Z pomocą przychodzi jednak PG Partner Gospodarczy, który oferuje wsparcie merytoryczne dla osób prowadzących działalność gospodarczą. 

Kto może wystawiać paragony elektroniczne?

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 roku w sprawie grup podatników lub rodzajów czynności, w odniesieniu do których możliwe jest używanie kas rejestrujących mających postać oprogramowania, wskazuje grupę podmiotów, które mogą korzystać z wirtualnych kas. Są to podatnicy prowadzący działalność w zakresie:

• przewozu osób samochodem osobowym, w tym taksówką,
• usług związanych z przeprowadzkami świadczonych na rzecz gospodarstw domowych,
• usług hotelarskich, obiektów noclegowych i miejsc krótkotrwałego zakwaterowania,
• sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla,
• usług mycia samochodów,
• dostaw towarów i świadczenia usług przez ochotnicze straże pożarne w rozumieniu ustawy o ochotniczych strażach pożarnych lub koła gospodyń wiejskich w rozumieniu ustawy o kołach gospodyń wiejskich.

Wyżej wymieniony katalog wskazuje zatem podatników, którzy mogą skorzystać z kas wirtualnych dających prawo do wystawiania e-paragonów.

Ponadto od 29 września 2021 roku istnieje możliwość wystawiania e-paragonów poprzez kasy on-line, co wynika z treści § 22 rozporządzenia w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących. Przepis ten stanowi, że kasa wystawia paragony fiskalne w postaci papierowej i w postaci elektronicznej bądź zgodnie z wyborem użytkownika tylko w postaci elektronicznej.

Paragon w formie elektronicznej – jakie ma zalety?

Możliwość otrzymania e-paragonu to dla nabywcy oszczędność czasu i papieru. Tego typu dokumenty fiskalne można łatwo pobrać, przeglądać w dowolnym momencie i przechowywać w chmurze. Wykorzystywane są również do zwrotów oraz reklamacji towarów i usług. Z kolei dla sprzedawcy paragony elektroniczne zapewniają oszczędność kosztów, możliwość zintegrowania z systemami księgowymi oraz przejrzystą analizę danych finansowych, co pomaga w podejmowaniu decyzji biznesowych.

Jak długo przechowywać paragony elektroniczne?

Przepisy prawa nakazują przedsiębiorcom przechowywanie dokumentów księgowych (w tym paragonów) przez okres co do zasady 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin zapłaty podatku. Obowiązek ten nie obejmuje jednak podmiotów gospodarczych, którzy korzystają z wirtualnych kas lub kas online. Dlaczego? Wszystkie dane dotyczące zaewidencjonowanej sprzedaży są bowiem przesyłane bezpośrednio do KAS i dostępne dla organów kontroli w Centralnym Repozytorium Kas.

Dzięki temu, że e-paragony przechowywane są w CRK na przedsiębiorcę nakładane są znacznie mniejsze obciążenia regulacyjne. Przykładowo, nie musi zabezpieczać dokumentów fiskalnych ani umieszczać ich na nośniku danych.