Jakie są obowiązki związane z kasą fiskalną?

Każdy, kto sprzedaje towary i usługi osobom fizycznym (które nie prowadzą działalności gospodarczej) i przekracza 20 tys. zł obrotu w skali roku, ma obowiązek używania kasy fiskalnej. Dzięki niej można zapisać wszystkie operacje oraz prowadzić ewidencję sprzedaży. Przygotowaliśmy krótkie zestawienie najważniejszych obowiązków użytkowników kas fiskalnych.

Pierwszym pytaniem, jakie zadaje sobie każdy przedsiębiorca zobowiązany do kupienia kasy fiskalnej, jest wątpliwość: jaki typ kasy powinien wybrać?

Czy można wybrać typ kasy fiskalnej?

Obecnie użytkowane są cztery typy kas fiskalnych, które różnią się przede wszystkim sposobem zapisu paragonów i raportów. Najstarsze, wycofywane właśnie z obiegu, są kasy z zapisem papierowym, czyli z rolką papieru i mikrodrukarką. Obecnie nie można już ich kupić. Te, które ciągle są w użytku, mogą być eksploatowane do wypełnienia pamięci. Tylko do 31 grudnia 2022 r. będzie można kupić kasy z zapisem elektronicznym. W ich przypadku paragony i raporty są zapisywane na kartach pamięci, lecz urządzenie nie ma łączności z Centralnym Repozytorium Kas.

Najnowszymi urządzeniami, które stopniowo wyprą wszystkie inne, są kasy fiskalne online i kasy fiskalne w formie oprogramowania. Pozostają one w stałej łączności z CRK, gdzie gromadzone są wszystkie elektroniczne paragony. Od 1 stycznia 2021 roku kasę fiskalną online muszą mieć m.in. stacjonarne placówki gastronomiczne oraz podmioty świadczące usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania (czyli zakwaterowania w innym celu niż mieszkaniowy), a także zakłady naprawy aut oraz sprzedawcy benzyny silnikowej. Taki sam obowiązek, jednak od 1 lipca 2021 r., mają przedsiębiorstwa świadczące usługi fryzjerskie, w zakresie opieki medycznej, kosmetyczne i kosmetologiczne, budowlane, prawnicze oraz kluby fitness.

Korzystanie z kas wirtualnych (w postaci oprogramowania) nie jest wymagane, ale też nie każdy może z niego skorzystać. Przed zakupem tego typu kasy należy sprawdzić, czy nasz typ działalności gospodarczej umożliwia korzystanie z kas wirtualnych. Kasy wirtualne są komfortowym i bezpiecznym rozwiązaniem: bardzo ułatwiają prowadzenie księgowości i zapobiegają kłopotom związanym z gubieniem paragonów czy awariami tradycyjnych kas fiskalnych.

Warto pamiętać, że można uzyskać refundację kosztów zakupu kasy fiskalnej. Maksymalny zwrot stanowi równowartość 90% ceny netto kasy, lecz nie może być to kwota wyższa niż 700 zł. Refundacja jest bezzwrotna, jeżeli będziemy prowadzili działalność przez 3 lata od zakupu kasy. W przypadku likwidacji działalności należy zwrócić kwotę proporcjonalną do czasu, który pozostał do pełnych 3 lat.

Co trzeba zrobić, aby móc eksploatować kasę fiskalną?

Po zakupie kasy fiskalnej, przed odnotowaniem pierwszej transakcji, należy zafiskalizować kasę i uzyskać numer ewidencyjny. Fiskalizacja polega na zapisaniu w jej pamięci danych identyfikacyjnych i zgłoszeniu do Urzędu Skarbowego (nie ma obowiązku zgłaszania kasy online). Zgłoszenia dokonuje serwisant. Potwierdzeniem dokonania fiskalizacji, w przypadku kas z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii, czyli kas starego typu, jest przygotowanie dobowego raportu. Jeżeli korzystamy z kasy online, fiskalizację potwierdza raport fiskalizacji, który automatycznie trafia do Centralnego Repozytorium Kas.

Każda kasa musi posiadać unikatowy numer ewidencyjny. W przypadku kas online numer jest przydzielany automatycznie po dokonaniu fiskalizacji. Jeżeli korzystamy z kasy z papierowym lub elektronicznym systemem zapisu, musimy zgłosić urządzenie do Urzędu Skarbowego: po rejestracji kasy otrzymamy unikatowy numer ewidencyjny.

Lista najważniejszych obowiązków posiadacza kasy fiskalnej

Obowiązki posiadaczy kas fiskalnych są częściowo uzależnione od typu kasy. Kasy online muszą być stale dostępne za pośrednictwem Internetu. Obowiązek ten nie dotyczy kas tradycyjnych. Druga generalna różnica przejawia się w sposobie archiwizacji danych. Papierowe i elektroniczne paragony należy przechowywać przez 5 lat. Kasy fiskalne online przekazują wszystkie dane na bieżąco do CRK, więc nie musimy troszczyć się o archiwizację. Kasa online zwalnia też z wystawiania raportów dziennych – obowiązek ich przygotowania mają tylko kasy wystawiające paragony na papierze i przechowujące dane w formie elektronicznej (na kartach pamięci).

Niezależnie od rodzaju posiadanej kasy, należy wykonać następujące czynności wymagane przepisami:

• wystawianie paragonów – każdy posiadacz kasy fiskalnej ma obowiązek drukowania paragonów i wręczania ich nabywcy – nawet wtedy, gdy nabywca tego nie wymaga,
• raport miesięczny – należy go przygotować i wydrukować nie później niż do 25 dnia następnego miesiąca,
• monitoring poprawności kasy – posiadacz kasy ma obowiązek kontrolować poprawność wykonywanych na niej operacji i zgłaszać serwisantowi wszystkie nieprawidłowości, w tym szczególnie niewłaściwość stawek podatkowych przy określonych grupach towarów,
• okresowe przeglądy techniczne – każda kasa musi być poddana przeglądowi technicznemu przez uprawniony serwis co 2 lata (licząc od daty fiskalizacji lub poprzedniego przeglądu) – zaniedbanie przeglądu technicznego jest zagrożone karami pieniężnymi oraz koniecznością zwrotu otrzymanego dofinansowania zakupu kasy,
• prowadzenie książki kasy – jest to dokument, w którym odnotowywane są wszystkie operacje techniczne dotyczące kasy, w tym przede wszystkim przeglądy i naprawy,
• wymiana pamięci – jeżeli dojdzie do zapełnienia lub uszkodzenia pamięci, należy ją niezwłocznie wymienić – obowiązek nie dotyczy wirtualnych kas fiskalnych,
• zgłoszenie utraty – w przypadku utraty kasy fiskalnej, należy niezwłocznie (maksymalnie w terminie 5 dni) powiadomić o tym fakcie Urząd Skarbowy i do czasu uruchomienia nowej kasy lub odzyskania utraconego urządzenia zaprzestać sprzedaży – sprzedaż jest możliwa tylko wtedy, gdy mamy zastępczą kasę fiskalną.

Jeżeli masz wątpliwości związane z rodzajem kasy lub zasadami jej obsługi, zapraszamy do biur PG Partner Gospodarczy w Gdańsku, Łodzi, Poznaniu, Wrocławiu i Szczecinie. Nasi specjaliści rozwieją wszelkie wątpliwości związane z zakupem i eksploatacja kas fiskalnych.