Czy wydatki na wigilię można wliczyć w koszty?

Wydatki na wigilię firmową możesz zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Ważne jednak, aby udokumentować ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Wigilia firmowa to inwestycja w relacje z pracownikami, które mogą pozytywnie wpłynąć na efektywność pracy i atmosferę w zespole na co dzień.

O czym warto pamiętać?

• Wydatki musisz odpowiednio udokumentować fakturami lub rachunkami.
• Celem organizacji wigilii powinna być integracja i poprawa relacji zawodowych.
• Poniesie koszty muszą być racjonalne i adekwatne do skali działalności.

Jakie wydatki można zaliczyć do kosztów?

• Catering – zakup jedzenia i napojó
• Dekoracje – świąteczne ozdoby, choinka.
• Wynajem sali – jeśli wigilia odbywa się poza siedzibą firmy.
• Usługi dodatkowe – przykładowo wynagrodzenie dla animatorów lub wynajem sprzętu muzycznego.

Rozliczenie VAT od wigilii firmowej

Z perspektywy VAT-u sprawa okazuje się bardziej złożona. Wszystko zależy od tego, kto dokładnie korzysta z organizacji wigilii i jakie są zasady rozliczania.

Kiedy odliczysz VAT?

• Jeśli wigilię organizujesz wyłącznie dla swoich pracowników; oraz
• Poniesione przez Ciebie wydatki mają charakter integracyjny i służą celom Twojej firmy.

Kiedy nie odliczysz VAT?

• Jeśli w wydarzeniu uczestniczą osoby zewnętrzne, np. kontrahenci czy nawet rodziny Twoich pracowników; oraz
• Gdy zakupione usługi lub produkty są uznawane za reprezentacyjne (w ten sposób traktowane są przykładowo drogie alkohole czy wystawne menu).

Dokumentacja to podstawa poprawnego rozliczenia

Pamiętaj, że urzędy skarbowe bacznie analizują tego rodzaju wydatki. Aby uniknąć problemów, przygotuj kompletną dokumentację, która potwierdzi wszystkie poniesione wydatki i utwierdzi w przekonaniu, że wigilia była organizowana w celach firmowych i pracowniczych.

Pożądane dokumenty to:

1. Faktury i rachunki – wszystkie wydatki muszą być potwierdzone, warto więc przechować rachunki za przyjęcie.
2. Lista uczestników – warto sporządzić dokument wskazujący osoby, które brały udział.
3. Opis wydarzenia – np. w formie notatki o celu integracyjnym.

Przykład księgowania wydatków

Koszty związane z wigilią firmową mogą być zapisane jako:

• Koszty działalności operacyjnej – jest to przykładowo catering czy wynajem sali.
• Koszty reprezentacyjne – jeśli wydarzenie miało bardziej wystawny charakter.

Podział kosztów w praktyce:

• Catering dla pracowników – jako koszt uzyskania przychodu.
• Prezenty świąteczne – dla pracowników są kosztem uzyskania przychodu, ale VAT nie podlega odliczeniu.
• Alkohol – nie jest kosztem uzyskania przychodu ani podstawą do odliczenia VAT.

Przykład odliczenia VAT-u

Organizujesz wigilię dla pracowników w wynajętej sali. Na wydarzenie poniosłeś następująco wydatki:

• Jedzenie – 5000 zł netto (VAT 1150 zł).
• Wynajem sali – 3000 zł netto (VAT 690 zł).
• Dekoracja sali – 500 zł netto (VAT 115 zł).

Jako koszty uzyskania przychodu można uznać 8500 zł (catering, wynajem sali i dekoracje). Możesz odliczyć 1955 zł VAT, jeśli wydarzenie jest tylko dla pracowników ima charakter integracyjny,

Jeśli na wigilię były zaproszone również inne osoby, choćby bliscy pracowników, nie możesz odliczyć VAT-.u W takim przypadku ponosisz tylko koszty uzyskania przychodu.

Wigilia firmowa a podatek dochodowy

Jeśli wigilię firmową organizujesz wyłącznie dla swoich pracowników, wydarzenie takie nie generuje dodatkowych obciążeń podatkowych po ich stronie. Koszty pokrywa firma, a więc wigilia jest uznawana jako część świadczeń pracowniczych.

Organizacja wigilii firmowej to doskonała okazja do integracji, ale jednak nie jest pozbawiona wyzwań, zwłaszcza związanych z księgowością. Najważniejsze jest tutaj prawidłowe dokumentowanie wszystkich wydatków, ale też ich odpowiednie zakwalifikowanie. Pamiętaj, że odliczyć VAT możesz wyłącznie w określonych sytuacjach. Jeśli nadasz masz wątpliwości, skonsultuj się z księgową, aby mieć pewność, że wszystko zostanie rozliczone zgodnie z przepisami.

Jeśli planujesz wigilię firmową – niech będzie to czas świętowania, ale też spokojnych rozliczeń.

Artykuł Wigilia firmowa – jak ująć w kosztach oraz rozliczyć VAT? pochodzi z serwisu PG Partner Gospodarczy.

Wigilia firmowa a koszt podatkowy

Zgodnie z ustawą o PIT kosztami uzyskania przychodów są odpowiednio udokumentowane wydatki ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania i zabezpieczenia ich źródła. W pierwszej kolejności należy więc odpowiedzieć na pytanie, czy nakłady na spotkania pracownicze zorganizowane w ramach kolacji wigilijnej spełniają powyższą definicję kosztów podatkowych.

Faktem jest, że celem pracodawcy jest integracja wszystkich zatrudnionych osób oraz poprawa wzajemnych relacji. Tego typu inicjatywy mogą w efekcie przyczynić się do zwiększenia wydajności pracy oraz zaangażowania się w życie przedsiębiorstwa. Ponadto wydatki poniesione na firmowe spotkania wigilijne nie zostały wykazane w katalogu kosztów bezwzględnie wyłączonych z możliwości zaliczenia ich do KUP (art. 23 ust. 1).

Jednak powyższe nie wystarczy, aby rozliczyć koszt wigilii firmowej. Dlaczego? Organy skarbowe dość rygorystycznie podchodzą do spotkań pracowniczych – musi wprost wynikać z nich cel motywacyjno-integracyjny dla zatrudnionych, a nie konsumpcja lub przebywanie w swojej obecności. Taką interpretację indywidualną wydał dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w dniu 11 kwietnia 2012 r. – nr  IPPB5/423-22/12-2/JC. Na przedsiębiorcy ciąży więc obowiązek udowodnienia związku danego wydatku z prowadzoną działalnością. Dobrym rozwiązaniem jest sporządzenie planu wydarzenia lub krótkiego raportu przedstawiającego ogólny zarys i cel, np. integracja zespołu lub omówienie wyników pracy.

Podsumowując, można zaliczyć wydatek na wigilię firmową do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli zostaną spełnione podstawowe warunki:

• celem spotkania jest integracja pracowników, poprawa atmosfery pracy oraz wzrost motywacji w zakresie wykonywania obowiązków służbowych,
• impreza przyczynia się do poprawy relacji w firmie oraz między pracownikami,
• wigilia firmowa nie ma charakteru czysto konsumpcyjnego.

W przypadku trudności z interpretacją przepisów podatkowych warto skorzystać z profesjonalnej pomocy biura rachunkowego. PG Partner Gospodarczy pomoże rozliczyć koszt wigilii firmowej.

Czy wigilia firmowa jest przychodem pracownika?

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło ich finansowania. Dotyczy to w szczególności wynagrodzeń zasadniczych, za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty.

W tym miejscu warto także przypomnieć wyrok TK z dnia 08.07.2014r. o sygn. K 7/13 w którym uznano, że przychodem pracownika jest nieodpłatne świadczenie, z którego skorzystał wyłącznie z własnej woli i zostało ono udzielone w jego interesie. Świadczenie to cechuje się wymierną wartością pieniężną oraz jest skierowane do indywidualnego pracownika.

Należy zatem przyjąć, że przychodem pracownika jest świadczenia, które:

• zostało spełnione za zgodą pracownika, a ten skorzystał z niego dobrowolnie,
• zostało spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosło mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku,
• niesie wymierną korzyść, niedostępną w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów.

Z powyższych wniosków TK jasno wynika, że wigilia firmowa nie będzie skutkowała powstaniem nieodpłatnych świadczeń po stronie pracownika, czyli przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Kiedy rozliczana jest wigilia firmowa w kosztach firmy?

Jeżeli w wigilii firmowej uczestniczą zarówno pracownicy, jak i kontrahenci, nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów całości wydatku poniesionego na zorganizowanie spotkania. Podejmowanie partnerów biznesowych stanowi bowiem wydatki na reprezentację, a te z kolei nie należą do KUP (art. 23. ust. 1 pkt 23). W sytuacji, gdy przedsiębiorca jest w stanie udowodnić, że zaproszenie kontrahenta realnie przyczyni się do wzrostu uzyskiwanych przychodów, ma prawo wystąpić z wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji dotyczącej zaliczenia tego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Warto również wspomnieć o podatku od towarów i usług. Otóż, prawo do odliczenia naliczonego podatku VAT przysługuje przedsiębiorcom w takiej części, w której wydatek służył wykonywaniu czynności opodatkowanych. Wyjątek stanowi jednak podatek VAT od usług gastronomicznych, czyli podanie określonego posiłku odbywa się w miejscu jego przygotowania, np. w restauracji. Jeżeli więc wigilia firmowa ma miejsce w lokalu, który przygotowuje i podaje jedzenie, to wówczas nie ma możliwości odliczenia pełnego VAT znajdującego się na fakturze.

Rozliczanie wigilii firmowej – o czym jeszcze warto pamiętać?

W kontekście organizacji wigilii firmowej warto pamiętać, że duże znaczenie ma źródło finansowania. Z bieżących interpretacji organów skarbowych wynika, że dla uzyskania prawa do odliczenia VAT wymagane jest opłacenie spotkania ze środków obrotowych. Jeżeli wydarzenie pracownicze zostało sfinansowane ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, wówczas nie występuje związek pomiędzy określonymi wydatkami a wykonywaniem czynności opodatkowanych. W takiej sytuacji uznaje się, że pracodawca działa w charakterze administratora funduszu, a nie podatnika VAT prowadzącego opodatkowaną działalność gospodarczą.

Artykuł Jak rozliczyć wigilię firmową? pochodzi z serwisu PG Partner Gospodarczy.

Podstawę prawną do rozstrzygania o tym, co jest, a co nie jest kosztem uzyskania przychodów, stanowi Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych. Zanim zajmiemy się rozliczeniem firmowej Wigilii, przypomnimy, jakie warunki należy spełnić, aby w świetle ustawy uznać jakiś wydatek za koszt uzyskania przychodu.

Co można wrzucić w koszty?

Najogólniej mówiąc, każdy wydatek, który służy prowadzeniu i rozwojowi działalności przedsiębiorstwa, w tym także promocji i reklamie, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Należy jednak pamiętać o tym, że nie mamy w tym względzie całkowitej swobody interpretacji. Podarowania kontrahentowi koniaku za kilka tysięcy złotych, opłacenia mandatu karnego wystawionego pracownikowi czy opłacenia wakacji w egzotycznym kurorcie (po uznaniu go za podróż służbową) nie warto nawet próbować zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Alkohol i mandaty karne (i inne kary nakładane przez organy administracji państwowej czy kary umowne) ogólnie należą do kategorii nierozliczalnych. Organy kontrolne z dużą rezerwą odnoszą się wydatków na napoje wyskokowe, dzieła sztuki czy biżuterię. Jeżeli jednak udowodnimy, że np. wylegiwanie się na plaży miało istotny związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, możemy opłacenie hotelu i przejazdów uznać za koszt uzyskania przychodu.

Poniesione koszty, które chcemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, powinniśmy opisać w taki sposób, aby uzasadnić, że celem było uzyskanie przychodów lub zachowanie, a ewentualnie także zabezpieczenie źródła przychodów. Oczywiście każdy tego typu wydatek należy pieczołowicie udokumentować. Podstawową kwestią jest sprawdzenie, czy interesujący nas wydatek nie znajduje się na liście kosztów, których nie można uznać za koszty uzyskania przychodu.

Wigilia jako spotkanie integracyjno-motywacyjne

Wydatki, które można i te, których nie można wrzucić w koszty, określają przepisy z art. 15 i 16 cytowanej wyżej Ustawy. Pierwszą wskazówką odnośnie do tego, jaka powinna być kwalifikacja wydatków na Wigilię firmową, jest jej brak na liście z art. 16, czyli w wyszczególnieniu wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów. Nie oznacza to, że automatycznie można zaliczyć wszystkie koszty organizacji firmowej Wigilii do kosztów uzyskania przychodów.

Jeżeli firmowe spotkanie opłatkowe sprowadzi się tylko i wyłącznie do konsumpcji, to w świetle ustawy opłacenie 12 potraw i wynajęcia sali nie będzie kosztem uzyskania przychodu. Nie zmienia to faktu, że wystarczy zmienić nastawienia do świątecznego spotkania, aby można było Wigilię zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów bez naruszania żadnych zasad prowadzenia księgowości. W tym celu, jakkolwiek dziwnie to brzmi, pracodawca powinien potraktować Wigilię jako okazję do zintegrowania zespołu i motywowania podwładnych do wydajniejszej pracy. A przynajmniej tak powinny zostać opisane faktury za catering, wynajem sali oraz za wszystkie inne usługi i towary związane z organizacją imprezy. Na szczęście nie trzeba wykazywać, że integracja udała się i miała pozytywne odbicie w wynikach finansowych firmy.

Można nawet uzasadnić obecność na spotkaniu opłatkowym współpracowników związanych tylko umowami cywilno-prawnymi. Wystarczy wykazać, że ich zaproszenie do dzielenia się opłatkiem poprawia relacje z resztą zespołu, a w efekcie przekłada się na lepszą pracę i lepsze wyniki finansowe całego przedsiębiorstwa. Podobnej interpretacji nie da się zastosować wobec członków rodzin pracowników. Jeżeli pracodawca chce ich zaprosić, to oczywiście może to zrobić, ale w rozliczeniu będzie musiał pomniejszyć koszty uzyskania przychodu proporcjonalnie do liczby osób spoza firmy, które były obecne na spotkaniu opłatkowym.

Czy wydatki na prezenty gwiazdkowe są kosztem uzyskania przychodu?

Wigilia firmowa jest dobrą okazją do wręczenia pracownikom prezentów. Powstaje pytanie, czy można je rozliczyć tak, jak koszty samej kolacji wigilijnej? Okazuje się, że tak. Jednak pod dwoma warunkami. Pierwszym jest właściwe źródło finansowania: koszt prezentów musi zostać pokryty ze środków obrotowych. Jeżeli użyjemy do tego celu środków zgromadzonych w Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych, to nie będziemy mogli uznać zakupu za wydatek kosztowy.

Drugim warunkiem wrzucenia w koszty wydatków na prezenty i upominki jest obdarowanie własnych pracowników. Wydatki na prezenty przekazane kontrahentom nie są wydatkiem kosztowym. Jedynym odstępstwem od tej zasady może mieć miejsce wtedy, gdy przekażemy kontrahentom prezenty w postaci materiałów reklamowych, np. wydawnictw, drobnych gadżetów biurowych czy własnych produktów. Należy przy tym zachować zdrowy rozsądek: zakup drogiego prezentu i dołączenie do niego plakietki z logo naszej firmy, to nie jest promocja firmy i jej wyrobów. Szczególnie wtedy, gdy podarowany przedmiot nie ma żadnego związku z naszą podstawową działalnością. Wydatki na tego typu prezenty są klasyfikowane jako koszty reprezentacji firmy i nie mogą być ujęte jako koszty uzyskania przychodu. Na kwalifikację wydatków żadnego wpływu nie ma okazja, z której prezenty zostały wręczone. Dlatego dowodzenie wybitnie duchowego i wzniosłego charakteru Wigilii, choć nie mija się z prawdą, to nie będzie dobrym uzasadnieniem do zaliczenia wydatków na zorganizowanie spotkania załogi przy wspólnym stole.

Artykuł Jak rozliczyć firmową wigilię? pochodzi z serwisu PG Partner Gospodarczy.

Artykuł PREZENTY ŚWIĄTECZNE DLA PRACOWNIKÓW – KONSEKWENCJE PODATKOWE pochodzi z serwisu PG Partner Gospodarczy.