Jak rozliczyć firmową wigilię?
Czy wspólne jedzenie barszczu z uszkami można uznać za imprezę integracyjną? Czy zakup opłatków da się opisać jako wydatek poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów? Pytania są tylko pozornie absurdalne. Od tego, jakiej udzielimy odpowiedzi i jak ją uzasadnimy, zależy możliwość lub brak możliwości wrzucenia w koszty wydatków związanych z organizacją firmowej Wigilii.
Podstawę prawną do rozstrzygania o tym, co jest, a co nie jest kosztem uzyskania przychodów, stanowi Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych. Zanim zajmiemy się rozliczeniem firmowej Wigilii, przypomnimy, jakie warunki należy spełnić, aby w świetle ustawy uznać jakiś wydatek za koszt uzyskania przychodu.
Co można wrzucić w koszty?
Najogólniej mówiąc, każdy wydatek, który służy prowadzeniu i rozwojowi działalności przedsiębiorstwa, w tym także promocji i reklamie, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Należy jednak pamiętać o tym, że nie mamy w tym względzie całkowitej swobody interpretacji. Podarowania kontrahentowi koniaku za kilka tysięcy złotych, opłacenia mandatu karnego wystawionego pracownikowi czy opłacenia wakacji w egzotycznym kurorcie (po uznaniu go za podróż służbową) nie warto nawet próbować zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Alkohol i mandaty karne (i inne kary nakładane przez organy administracji państwowej czy kary umowne) ogólnie należą do kategorii nierozliczalnych. Organy kontrolne z dużą rezerwą odnoszą się wydatków na napoje wyskokowe, dzieła sztuki czy biżuterię. Jeżeli jednak udowodnimy, że np. wylegiwanie się na plaży miało istotny związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, możemy opłacenie hotelu i przejazdów uznać za koszt uzyskania przychodu.
Poniesione koszty, które chcemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, powinniśmy opisać w taki sposób, aby uzasadnić, że celem było uzyskanie przychodów lub zachowanie, a ewentualnie także zabezpieczenie źródła przychodów. Oczywiście każdy tego typu wydatek należy pieczołowicie udokumentować. Podstawową kwestią jest sprawdzenie, czy interesujący nas wydatek nie znajduje się na liście kosztów, których nie można uznać za koszty uzyskania przychodu.
Wigilia jako spotkanie integracyjno-motywacyjne
Wydatki, które można i te, których nie można wrzucić w koszty, określają przepisy z art. 15 i 16 cytowanej wyżej Ustawy. Pierwszą wskazówką odnośnie do tego, jaka powinna być kwalifikacja wydatków na Wigilię firmową, jest jej brak na liście z art. 16, czyli w wyszczególnieniu wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów. Nie oznacza to, że automatycznie można zaliczyć wszystkie koszty organizacji firmowej Wigilii do kosztów uzyskania przychodów.
Jeżeli firmowe spotkanie opłatkowe sprowadzi się tylko i wyłącznie do konsumpcji, to w świetle ustawy opłacenie 12 potraw i wynajęcia sali nie będzie kosztem uzyskania przychodu. Nie zmienia to faktu, że wystarczy zmienić nastawienia do świątecznego spotkania, aby można było Wigilię zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów bez naruszania żadnych zasad prowadzenia księgowości. W tym celu, jakkolwiek dziwnie to brzmi, pracodawca powinien potraktować Wigilię jako okazję do zintegrowania zespołu i motywowania podwładnych do wydajniejszej pracy. A przynajmniej tak powinny zostać opisane faktury za catering, wynajem sali oraz za wszystkie inne usługi i towary związane z organizacją imprezy. Na szczęście nie trzeba wykazywać, że integracja udała się i miała pozytywne odbicie w wynikach finansowych firmy.
Można nawet uzasadnić obecność na spotkaniu opłatkowym współpracowników związanych tylko umowami cywilno-prawnymi. Wystarczy wykazać, że ich zaproszenie do dzielenia się opłatkiem poprawia relacje z resztą zespołu, a w efekcie przekłada się na lepszą pracę i lepsze wyniki finansowe całego przedsiębiorstwa. Podobnej interpretacji nie da się zastosować wobec członków rodzin pracowników. Jeżeli pracodawca chce ich zaprosić, to oczywiście może to zrobić, ale w rozliczeniu będzie musiał pomniejszyć koszty uzyskania przychodu proporcjonalnie do liczby osób spoza firmy, które były obecne na spotkaniu opłatkowym.
Czy wydatki na prezenty gwiazdkowe są kosztem uzyskania przychodu?
Wigilia firmowa jest dobrą okazją do wręczenia pracownikom prezentów. Powstaje pytanie, czy można je rozliczyć tak, jak koszty samej kolacji wigilijnej? Okazuje się, że tak. Jednak pod dwoma warunkami. Pierwszym jest właściwe źródło finansowania: koszt prezentów musi zostać pokryty ze środków obrotowych. Jeżeli użyjemy do tego celu środków zgromadzonych w Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych, to nie będziemy mogli uznać zakupu za wydatek kosztowy.
Drugim warunkiem wrzucenia w koszty wydatków na prezenty i upominki jest obdarowanie własnych pracowników. Wydatki na prezenty przekazane kontrahentom nie są wydatkiem kosztowym. Jedynym odstępstwem od tej zasady może mieć miejsce wtedy, gdy przekażemy kontrahentom prezenty w postaci materiałów reklamowych, np. wydawnictw, drobnych gadżetów biurowych czy własnych produktów. Należy przy tym zachować zdrowy rozsądek: zakup drogiego prezentu i dołączenie do niego plakietki z logo naszej firmy, to nie jest promocja firmy i jej wyrobów. Szczególnie wtedy, gdy podarowany przedmiot nie ma żadnego związku z naszą podstawową działalnością. Wydatki na tego typu prezenty są klasyfikowane jako koszty reprezentacji firmy i nie mogą być ujęte jako koszty uzyskania przychodu. Na kwalifikację wydatków żadnego wpływu nie ma okazja, z której prezenty zostały wręczone. Dlatego dowodzenie wybitnie duchowego i wzniosłego charakteru Wigilii, choć nie mija się z prawdą, to nie będzie dobrym uzasadnieniem do zaliczenia wydatków na zorganizowanie spotkania załogi przy wspólnym stole.
