Jakie są założenia dyrektywy UE?

Dyrektywa 2023/970 wprowadza szereg nowych obowiązków dla pracodawców celem zwiększenia przejrzystości wynagrodzeń i ograniczenia nierówności płacowych wynikających z płci. Jeśli jesteś pracodawcą, warto abyś poznał wszystkie jej założenia.

1. Prawo do informacji o wynagrodzeniach.

Pracownicy uzyskują prawo do żądania danych dotyczących poziomu wynagrodzeń, z podziałem na płeć, w ramach określonych kategorii stanowisk, które obejmują prace o takiej samej wartości. Celem przepisu jest zwiększenie świadomości pracowników na temat możliwych nierówności płacowych w organizacjach.

2. Obowiązek informowania kandydatów o wynagrodzeniu.

Pracodawcy zostają zobowiązani do przedstawiania informacji o proponowanym wynagrodzeniu lub jego przedziale w ogłoszeniach o pracę albo przed rozpoczęciem rozmów kwalifikacyjnych. Ma to zapewnić przejrzystość w procesie rekrutacji i zapobiegać nierównościom na etapie negocjacji płacy.

3. Zakaz pytania o historię wynagrodzeń.

W trakcie procesów rekrutacyjnych pracodawcy nie mogą podejmować prób uzyskania informacji o wcześniejszych wynagrodzeniach kandydatów. Działanie to ma na celu eliminację utrwalonych dysproporcji płacowych.

4. Raportowanie różnic płacowych.

Pracodawcy zatrudniający co najmniej 100 pracowników zostają zobowiązani do okresowego raportowania danych na temat różnic w wynagrodzeniach między płciami. W przypadku wystąpienia znaczących rozbieżności, przepisy nakładają na pracodawców obowiązek przeprowadzenia audytu wynagrodzeń we współpracy z przedstawicielami pracowników.

5. Rekompensaty dla osób poszkodowanych.

Nowe przepisy gwarantują osobom dotkniętym nierównościami płacowymi prawo do pełnej rekompensaty, obejmującej wyrównanie zaległych wynagrodzeń i innych należnych świadczeń, dokładniej premii i dodatków.

6. Jawność systemów wynagradzania.

Pracodawcy zostają zobowiązani do wprowadzenia jednoznacznych i neutralnych pod względem płci kryteriów oceny pracy oraz ustalania wynagrodzeń. Wprowadzenie nowych standardów ma na celu ograniczenie ryzyka stosowania dyskryminujących praktyk w polityce płacowej.

Co to jest luka płacowa?

Zgodnie z postanowieniami Dyrektywy 2023/970 pracodawcy są zobowiązani do dostarczania szczegółowych raportów dotyczących warunków wynagradzania do organu monitorującego, wyznaczonego przez państwo członkowskie.

Raporty powinny zawierać następujące dane:

• Kwartyle wynagrodzenia – statystyczne dane umożliwiające określenie rozkładu rzeczywistych wynagrodzeń.
• Wielkość luki płacowej i mediana luki płacowej ze względu na płeć – wskaźniki pokazujące różnice w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn.
• Wielkość luki płacowej w podziale na kategorie pracowników – informacje uwzględniające różnice płacowe w ramach poszczególnych grup zawodowych przy stawkach godzinowych, miesięcznych i zmiennych składnikach wynagrodzenia, np. premiach.
• Odsetek pracowników płci żeńskiej i męskiej otrzymujących zmienne składniki wynagrodzenia – wskaźnik wykazujący różnice w premiach i dodatkach w zależności od płci.

Uwaga! Jeśli różnica wynagrodzeń między kobietami a mężczyznami wyniesie co najmniej 5%, można mówić o luce płacowej. W przypadku jej wystąpienia pracodawca będzie zobowiązany do podjęcia działań korygujących.

Jakie są sankcje za nieprzestrzeganie przepisów?

Dyrektywa przewiduje zastosowanie kar finansowych lub innych środków wobec pracodawców naruszających nowe regulacje wynikające z dyrektywy UE. Szczegóły dotyczące wysokości sankcji pozostawiono w gestii państw członkowskich, które muszą zapewnić skuteczność i proporcjonalność przewidzianych konsekwencji.

Jawność wynagrodzeń – kroki przygotowawcze dla pracodawców

Aby uniknąć potencjalnych sankcji, pracodawcy w Polsce powinni już teraz rozpocząć działania dostosowawcze. Obejmują one m.in przeprowadzenie analizy istniejących struktur wynagrodzeń i  identyfikację potencjalnych nierówności płacowych. Nie bez znaczenia jest również weryfikacja stosowanych procedur rekrutacyjnych czy opracowanie klarownych zasad oceny pracy i wynagradzania pracowników.

Artykuł Jawność wynagrodzeń – nowa dyrektywa UE pochodzi z serwisu PG Partner Gospodarczy.

Co to jest pasek wynagrodzenia?

Pasek wynagrodzenia zawiera informacje o składnikach miesięcznej wypłaty pracownika. Zawiera on różne dane np. wynagrodzenie zasadnicze, premie, prowizje, dodatki za pracę w nocy, w niedzielę, święta czy za nadgodziny. Dodatkowo na pasku znajdują się informacje o zaliczkach na podatek dochodowy, składkach na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Jak czytać pasek wynagrodzenia?

Aby prawidłowo odczytać pasek wynagrodzenia, należy zwrócić uwagę na poszczególne elementy:

1. Dane firmy i pracownika – Sprawdź, czy znajdują się na nim wszystkie niezbędne dane, czyli NIP, REGON firmy, dane pracownika i data sporządzenia dokumentu.
2. Składniki wynagrodzenia – Zwróć uwagę na poszczególne elementy składające się na wynagrodzenie brutto, czyli wynagrodzenie zasadnicze, premie, prowizje, dodatki.
3. Potrącenia – Sprawdź wysokość zaliczki na podatek dochodowy, składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne czy innych potrąceń.
4. Kwota netto – To kwota, którą otrzymujesz na rachunek bankowy. Porównaj ją z wysokością wynagrodzenia brutto i sprawdź, czy zgadza się z naliczeniami i potrąceniami.

Pasek płacowy określa różne składniki wynagrodzenia. Szczegółowo są to:

• wynagrodzenie zasadnicze,
• premia uznaniowa,
• premia regulaminowa,
• dodatki za pracę nocną i świąteczną,
• dodatki za nadgodziny,
• prowizje,
• informacje o zaliczkach na podatek dochodowy,
• składki na ubezpieczenia,
• wpłaty na PPK,
• okazjonalne potrącenia np. na rzecz egzekucji komorniczej.

Czy pasek płacowy jest obowiązkowy?

W Polsce wystawienie paska płacowego nie jest obowiązkowe. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy zostało to uregulowane przez wewnątrzzakładowe przepisy np. układ zbiorowy czy regulamin pracy.

Co ważne,  każdy pracownik ma prawo poprosić o udostępnienie tych dokumentów, które stanowią podstawę do naliczania jego wynagrodzenia. Można powoływać się na art. 85 $ 5 Kodeksu pracy, aby sprawdzić, na jakiej podstawie została obliczona wypłata. Wówczas pracodawca jest zobowiązany, aby udostępnić nie tylko pasek płacowy, ale również inne dokumenty niezbędne do wyliczenia wynagrodzenia, czyli:

• wyciąg z imiennej listy płac,
• regulamin pracy, wynagrodzenia, premiowania czy układ zbiorowy,
• listę obecności,
• kartę ewidencji czasu pracy z wnioskami o udzielenie czasu wolnego w zamian za pracę w nadgodzinach.

Coraz więcej firm decyduje się na  elektroniczne paski płacowe. Są one wygodne, szybkie w dystrybucji, bezpieczne dzięki szyfrowaniu danych i ekologiczne. Pracownik ma do nich łatwy dostęp, np. poprzez platformę. Dzięki temu może wyświetlić ją w dowolnie wybranym momencie bez uprzedniej prośby. Celem e-pasków jest też zmniejszenie liczby pośredników i ułatwienie archiwizacji dokumentów z systemu kadrowo płacowego.

Jakie są zalety paska płacowego?

Pasek płacowy jest korzystny zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Ma wiele plusów, z czego szczególnie warto wyróżnić umożliwienie pracownikom samodzielnego sprawdzenia, czy ich wynagrodzenie jest obliczane prawidłowo. Daje także możliwość systematycznej weryfikacji wyliczeń przez pracodawców.

Czy pasek wynagrodzenia zastępuje druk ZUS IMIR (dawniej RMUA)?

Chociaż pasek płac i ZUS IMIR (dawniej RMUA) zawierają podobne informacje związane z wynagrodzeniem, są to dwa różne dokumenty. Pasek wynagrodzenia podaje dane dotyczące składników wynagrodzenia brutto i netto, potrąceń podatkowych, składek na ubezpieczenie zdrowotne czy innych potrąceń oraz dodatków. ZUS IMIR z kolei koncentruje się wyłącznie na składkach na ubezpieczenia społeczne, które odprowadzane są przez pracodawcę do ZUS-u. Dokument ten ma informować pracownika o odprowadzanych kwotach na jego indywidualne konto ubezpieczeniowe.

W związku z tym pasek wynagrodzenia raczej nie zastępuje comiesięcznego druku ZUS IMIR. Może to nastąpić, ale wyłącznie wtedy, gdy zawiera dane określone w art. 41 ust. 3-5 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Z kolei druk ZUS IMIR nie może zastąpić paska wynagrodzeń, bo zawiera mniej informacji.

Artykuł Jak czytać pasek wynagrodzenia? pochodzi z serwisu PG Partner Gospodarczy.

Czym jest praca w godzinach nadliczbowych?

Pracownika zatrudnionego na etacie obowiązuje norma dobowa wynosząca 8 h oraz tygodniowa – 40 h. Nadgodziny to zatem praca świadczona ponad obowiązujący wymiar czasu pracy lub ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy (art. 151. § 1 kp). Przepisy dopuszczają wydłużenie tego czasu do 12 godzin na dobę (tzw. równoważny system pracy), jeżeli jednocześnie nie zostaną przekroczone normy w okresie rozliczeniowym.

Pracę w godzinach nadliczbowych dzieli się na:

• nadgodziny dobowe,
• nadgodziny średniotygodniowe.

Jak już wspomniano, praca w godzinach nadliczbowych zawsze musi być w odpowiedni sposób zrekompensowana – wynagrodzeniem wraz z dodatkiem za każdą przepracowaną godzinę lub czasem wolnym.

Udzielenie czasu wolnego przez pracodawcę

W tym miejscu warto przypomnieć, czym jest okres rozliczeniowy czasu pracy. To nic innego, jak określony w zależności od stosowanego systemu czasu pracy, przedział, w którym mają się „zamknąć” wszystkie rozliczenia związane z czasem pracy tj. przeciętnie 40-godzinny tydzień czasu pracy, przeciętnie 5-dniowy tydzień pracy, przeciętnie 8 godzin nadliczbowych na tydzień, oddanie dnia wolnego za pracę w niedzielę lub święto.

Jeżeli pracownik wystąpi z pisemnym wnioskiem o taką rekompensatę, czas wolny zostanie mu udzielony w wymiarze 1:1. W przypadku, gdy to pracodawca narzuca rozliczenie czasem wolnym, wówczas przyznaje 1,5 godziny wolnego za każdą przepracowaną godzinę nadliczbową. Należy pamiętać, że dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych nie przysługuje w sytuacji, kiedy udzielono na pisemny wniosek pracownika czas wolny od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych (art. 151² § 3 Kodeksu pracy). Oznacza to, że pracownik zachowuje prawo do normalnego wynagrodzenia za pracę wykonaną w godzinach nadliczbowych w wysokości określonej w art. 151¹ § 1 k.p. Wszystkie wnioski składane na ręce pracodawcy dołącza się do karty ewidencji czasu pracy pracownika.

W przypadku, gdy pracodawca jednostronnie narzuca udzielenie czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych, Kodeks Pracy jasno wyznacza granicę czasową oddawania wolnych godzin bez wniosku pracownika. Zgodnie z art. 151² § 2 k.p. przyznaje rekompensatę najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego, w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych, przy czym nie może to spowodować obniżenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy. Jeżeli pracodawca nie wywiąże się z obowiązku, to jest zobligowany do zapłaty wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych.

Na czym polega odbiór nadgodzin?

Zasady udzielania czasu wolnego za nadgodziny zależą od tego, która strona inicjuje przyznanie rekompensaty. Jeżeli jest to pracodawca, godziny dobowe może oddać do końca miesiąca, w którym wystąpiły, a tygodniowe – do końca okresu rozliczeniowego. Za każdą przepracowaną nadgodzinę pracownikowi przysługuje 1,5 h wolnego. W przeciwnym razie pracodawca zobowiązany jest wypłacić dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych.

W przypadku, gdy pracownik składa wniosek o odbiór czasu wolnego przed wypłatą wynagrodzenia za miesiąc, w którym pracował nadliczbowo, za każdą godzinę przepracowaną ponad obowiązujący wymiar czasu pracy przysługuje godzina wolnego. We wniosku pracownik może zawrzeć bardziej odległą datę odbioru – wolne powinno nastąpić w ciągu roku od przekroczenia czasu pracy.

Jeżeli formalności związane z rozliczeniem nadgodzin budzą wątpliwości i nastręczają problemów natury prawnej, warto skorzystać z pomocy profesjonalnego biura rachunkowego, który pomoże wskazać właściwe rozwiązanie zgodne z zapisami Kodeksu Pracy.

Jakie są dodatki do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych?

Zgodnie z art. 1511 § 1 kp za pracę w wymiarze przekraczającym obowiązujące normy, oprócz normalnego wynagrodzenia, przysługuje także dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych w wysokości:

• 100% wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach przypadających: w nocy; w niedzielę i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy; a także w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,
• 50% wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach przypadających w każdym innym dniu niż ujęty przy dodatku 100%.

Należy pamiętać, że za pracę w sobotę lub w inny wolny dzień z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie, ale konieczne jest udzielenie mu dnia wolnego. Co do zasady, osoba zatrudniona może pracować przeciętnie przez pięć dni w tygodniu, a więc nieudzielenie dnia wolnego za pracę w sobotę będzie stanowiło wykroczenie przeciwko jego prawom.

Wolne za nadgodziny na wniosek pracownika

Na koniec warto przytoczyć stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy dotyczące zagadnienia terminu odbioru czasu wolnego. Instytucja jasno wskazuje, że złożenie wniosku przez pracownika powinno nastąpić przed terminem wypłaty wynagrodzenia za miesiąc, w którym nadgodziny wystąpiły. Jednocześnie w podaniu osoba zatrudniona może wskazać datę odbioru wykraczającą poza bieżący miesiąc, a nawet poza okres rozliczeniowy.

Należy również wiedzieć, że pracodawca może zmusić pracownika do odbioru nadgodzin, choć Kodeks Pracy nie wspomina o uzgodnieniu terminu z pracownikiem. Zatrudniony zyskuje wówczas o 50% więcej czasu wolnego w porównaniu z odbiorem nadgodzin na własny wniosek. Ponadto pracodawca nie obniży wynagrodzenia w miesiącu, w którym pracownik wykorzysta czas wolny za godziny nadliczbowe z inicjatywy przełożonego.

Artykuł Odebranie czasu wolnego lub dodatek za nadgodziny – zasady udzielania pochodzi z serwisu PG Partner Gospodarczy.

Na czym polega outsourcing kadr i płac?

Zatrudnienie zewnętrznego podmiotu w celu zarządzania funkcjami związanymi z zasobami ludzkimi jest popularną praktyką wśród przedsiębiorców. Pozwala w pełni skoncentrować się na kluczowych kompetencjach i rozwoju działalności poprzez oddanie w ręce profesjonalistów kwestii formalno-prawnych. Outsourcing kadrowo-płacowy polega na oddelegowaniu całości lub części zadań związanych z:

• przygotowaniem listy płac (obliczanie pensji, dodatków i potrąceń, wykonywanie przelewów bankowych),
• zarządzaniem zasobami ludzkimi (rekrutacja, szkolenia, ocena wydajności, rozwój kariery),
• compliance, czyli zapewnieniem zgodności z prawem (monitorowanie i utrzymywanie zgodności z przepisami prawa pracy i podatkowego),
• zarządzaniem świadczeniami pracowniczymi (np. ubezpieczenia, plany opieki zdrowotnej, fundusze emerytalne),
• raportowaniem (analiza dotycząca płac, świadczeń pracowniczych, zasobów ludzkich),
• obsługą kadrowa (prowadzenie akt osobowych, przygotowywanie umów o pracę, świadectw pracy i innych zaświadczeń).

Firmy outsourcingowe, które zajmują się pełną obsługą kadrowo-płacową, oferują także wsparcie strategiczne. Korzystanie z fachowego doradztwa pomaga przedsiębiorcom w podejmowaniu optymalnych decyzji oraz stosowaniu efektywnych i zgodnych z prawem praktyk.

Dla kogo outsourcing kadr i płac?

Na to rozwiązanie najczęściej decydują się małe i średnie przedsiębiorstwa, które nie posiadają wystarczających zasobów lub nie dysponują specjalistyczną wiedzą do prowadzenia wewnętrznego działu kadr i płac. Outsourcing usług związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi stanowi ciekawą opcję także dla firm, które szukają sposobów na redukcję kosztów. Stworzenie kilkuosobowego zespołu nie zawsze jest opłacalne. Należy bowiem mieć na uwadze czasochłonny proces rekrutacji, ewentualne zwolnienia lekarskie i urlopy, szkolenia pracownicze czy zakup niezbędnego sprzętu.

Oddelegowanie zadań z zakresu kadr i płac jest decyzją często podejmowaną przez duże firmy produkcyjne lub handlowe, które nie mogą sobie pozwolić na nieprawidłowości w naliczaniu wynagrodzeń, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, urlopów itp. Z kolei średnie przedsiębiorstwa usługowe korzystają ze wsparcia doświadczonych ekspertów w celu zyskania przewagi konkurencyjnej na rynku.

Outsourcing usług obejmujących księgowość oraz kadry i płace zwalnia przedsiębiorców z obowiązku nieustannego śledzenia przepisów. Współpraca w tym zakresie z PG Partnerem Gospodarczym to bezpieczne rozwiązanie, które pozwala zaoszczędzić czas oraz zapobiec kosztownym błędom. Zewnętrzny podmiot odpowiednio reaguje na zmiany w prawie, informuje kadrę zarządzającą o konieczności przeprowadzenia właściwych szkoleń oraz bierze odpowiedzialność za kwestię zarządzania zasobami ludzkimi.

Zalety outsourcingu usług kadrowo-płacowych

• Pełna obsługa kadrowo-płacowa przez specjalistów

Firmy świadczące outsourcing usług księgowych doskonale zdają sobie sprawę z tego, że poważne błędy lub niedopełnienie obowiązków grozi utratą zaufania zleceniodawcy. Dlatego dokładają wszelkich starań, aby oferować profesjonalną pomoc na najwyższym poziomie.

• Redukcja kosztów w przedsiębiorstwie

Jak już wspomniano, samodzielne skompletowanie wykwalifikowanego zespołu to nie lada wydatek. Oprócz kosztów samego zatrudnienia pracowników, konieczny jest również zakup licencji na oprogramowanie kadrowo-płacowe, komputerów oraz artykułów biurowych. Budżet firmowy obciążają także szkolenia branżowe, zwolnienia lekarskie i urlopy.

• Zwolnienie pracowników z rutynowych obowiązków

Outsourcing usług kadrowo-płacowych odciąża tzw. pion administracyjny od żmudnych procesów, które pochłaniają wiele czasu i energii. Zamiast tego pracownicy mogą skupić się na sprawach związanych z rozwojem firmy, powierzając zarządzanie zasobami ludzkimi w ręce specjalistów.

• Brak konieczności śledzenia zmieniającego się prawa

Oczywiście, właściciele firm powinni trzymać rękę na pulsie w kwestii zmian w przepisach, ale nie może to się odbywać kosztem prowadzonej działalności. Dla firm oferujących outsourcing kadr i płac jest to nieodłączna część obowiązków. Dlatego można mieć pewność, że rozliczenia prowadzone są zgodnie z aktualnym prawem.

• Inne

Brak konieczności przeprowadzania rekrutacji specjalistów z zakresu kadr i płac. Przeniesienie odpowiedzialności na podmiot, któremu zostały zlecone usługi. Zapewnienie poufności danych oraz dostępu do szczegółowych raportów z prowadzonych działań. Ponoszenie stałych i przewidywalnych kosztów związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi.

Jak przejść na outsourcing kadr i płac?

Wybór firmy świadczącej usługi w zakresie kadr i płac wymaga starannego przygotowania. W pierwszej kolejności należy określić swoje potrzeby, czyli wskazać, jakie funkcje mają zostać oddelegowane zewnętrznemu partnerowi. Najczęściej przedsiębiorcy zlecają obliczanie płac, administrację kadrową (np. badania lekarskie dla zatrudnionych), zarządzanie rozwojem pracowników (np. polityka szkoleniowa) itp.

Pełną obsługę kadrowo-płacową warto przekazać firmom mających doświadczenie w pracy z organizacjami o określonym profilu działalności np. przedsiębiorstwami handlowymi, posiadającymi wiele oddziałów lub oferującymi pracę zdalną. Można także sprawdzić referencje oraz opinie od obecnych i byłych klientów podmiotu outsourcingowego, jak również poprosić o udokumentowanie zdobytych kwalifikacji i doświadczenia. Konieczne będzie też przeanalizowanie kosztów i poznanie warunków umowy.

Artykuł Kiedy warto korzystać z outsourcingu usług kadrowo-płacowych? pochodzi z serwisu PG Partner Gospodarczy.

Artykuł JAKIE ELEMENTY MUSI ZAWIERAĆ ŚWIADECTWO PRACY? pochodzi z serwisu PG Partner Gospodarczy.

Artykuł OCHRONA ROSZCZEŃ PRACOWNICZYCH pochodzi z serwisu PG Partner Gospodarczy.

Artykuł CZY WYDATEK NA SZKOLENIE PRACODAWCY JEST KOSZTEM PODATKOWYM? pochodzi z serwisu PG Partner Gospodarczy.