Kiedy warto korzystać z outsourcingu usług kadrowo-płacowych?

Kontrola firmowych dokumentów, nieustanne śledzenie zmieniających się przepisów, czuwanie nad porządkiem w rachunkach – na barkach przedsiębiorców spoczywa ogromna odpowiedzialność. W dodatku istnieje ryzyko utraty płynności w przepływie informacji oraz popełnienia mniej lub bardziej poważnych pomyłek, mających konsekwencje dla funkcjonowania firmy. W takiej sytuacji dobrym rozwiązaniem będzie outsourcing kadr i płac.

Na czym polega outsourcing kadr i płac?

Zatrudnienie zewnętrznego podmiotu w celu zarządzania funkcjami związanymi z zasobami ludzkimi jest popularną praktyką wśród przedsiębiorców. Pozwala w pełni skoncentrować się na kluczowych kompetencjach i rozwoju działalności poprzez oddanie w ręce profesjonalistów kwestii formalno-prawnych. Outsourcing kadrowo-płacowy polega na oddelegowaniu całości lub części zadań związanych z:

• przygotowaniem listy płac (obliczanie pensji, dodatków i potrąceń, wykonywanie przelewów bankowych),
• zarządzaniem zasobami ludzkimi (rekrutacja, szkolenia, ocena wydajności, rozwój kariery),
• compliance, czyli zapewnieniem zgodności z prawem (monitorowanie i utrzymywanie zgodności z przepisami prawa pracy i podatkowego),
• zarządzaniem świadczeniami pracowniczymi (np. ubezpieczenia, plany opieki zdrowotnej, fundusze emerytalne),
• raportowaniem (analiza dotycząca płac, świadczeń pracowniczych, zasobów ludzkich),
• obsługą kadrowa (prowadzenie akt osobowych, przygotowywanie umów o pracę, świadectw pracy i innych zaświadczeń).

Firmy outsourcingowe, które zajmują się pełną obsługą kadrowo-płacową, oferują także wsparcie strategiczne. Korzystanie z fachowego doradztwa pomaga przedsiębiorcom w podejmowaniu optymalnych decyzji oraz stosowaniu efektywnych i zgodnych z prawem praktyk.

Dla kogo outsourcing kadr i płac?

Na to rozwiązanie najczęściej decydują się małe i średnie przedsiębiorstwa, które nie posiadają wystarczających zasobów lub nie dysponują specjalistyczną wiedzą do prowadzenia wewnętrznego działu kadr i płac. Outsourcing usług związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi stanowi ciekawą opcję także dla firm, które szukają sposobów na redukcję kosztów. Stworzenie kilkuosobowego zespołu nie zawsze jest opłacalne. Należy bowiem mieć na uwadze czasochłonny proces rekrutacji, ewentualne zwolnienia lekarskie i urlopy, szkolenia pracownicze czy zakup niezbędnego sprzętu.

Oddelegowanie zadań z zakresu kadr i płac jest decyzją często podejmowaną przez duże firmy produkcyjne lub handlowe, które nie mogą sobie pozwolić na nieprawidłowości w naliczaniu wynagrodzeń, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, urlopów itp. Z kolei średnie przedsiębiorstwa usługowe korzystają ze wsparcia doświadczonych ekspertów w celu zyskania przewagi konkurencyjnej na rynku.

Outsourcing usług obejmujących księgowość oraz kadry i płace zwalnia przedsiębiorców z obowiązku nieustannego śledzenia przepisów. Współpraca w tym zakresie z PG Partnerem Gospodarczym to bezpieczne rozwiązanie, które pozwala zaoszczędzić czas oraz zapobiec kosztownym błędom. Zewnętrzny podmiot odpowiednio reaguje na zmiany w prawie, informuje kadrę zarządzającą o konieczności przeprowadzenia właściwych szkoleń oraz bierze odpowiedzialność za kwestię zarządzania zasobami ludzkimi.

Zalety outsourcingu usług kadrowo-płacowych

• Pełna obsługa kadrowo-płacowa przez specjalistów

Firmy świadczące outsourcing usług księgowych doskonale zdają sobie sprawę z tego, że poważne błędy lub niedopełnienie obowiązków grozi utratą zaufania zleceniodawcy. Dlatego dokładają wszelkich starań, aby oferować profesjonalną pomoc na najwyższym poziomie.

• Redukcja kosztów w przedsiębiorstwie

Jak już wspomniano, samodzielne skompletowanie wykwalifikowanego zespołu to nie lada wydatek. Oprócz kosztów samego zatrudnienia pracowników, konieczny jest również zakup licencji na oprogramowanie kadrowo-płacowe, komputerów oraz artykułów biurowych. Budżet firmowy obciążają także szkolenia branżowe, zwolnienia lekarskie i urlopy.

• Zwolnienie pracowników z rutynowych obowiązków

Outsourcing usług kadrowo-płacowych odciąża tzw. pion administracyjny od żmudnych procesów, które pochłaniają wiele czasu i energii. Zamiast tego pracownicy mogą skupić się na sprawach związanych z rozwojem firmy, powierzając zarządzanie zasobami ludzkimi w ręce specjalistów.

• Brak konieczności śledzenia zmieniającego się prawa

Oczywiście, właściciele firm powinni trzymać rękę na pulsie w kwestii zmian w przepisach, ale nie może to się odbywać kosztem prowadzonej działalności. Dla firm oferujących outsourcing kadr i płac jest to nieodłączna część obowiązków. Dlatego można mieć pewność, że rozliczenia prowadzone są zgodnie z aktualnym prawem.

• Inne

Brak konieczności przeprowadzania rekrutacji specjalistów z zakresu kadr i płac. Przeniesienie odpowiedzialności na podmiot, któremu zostały zlecone usługi. Zapewnienie poufności danych oraz dostępu do szczegółowych raportów z prowadzonych działań. Ponoszenie stałych i przewidywalnych kosztów związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi.

Jak przejść na outsourcing kadr i płac?

Wybór firmy świadczącej usługi w zakresie kadr i płac wymaga starannego przygotowania. W pierwszej kolejności należy określić swoje potrzeby, czyli wskazać, jakie funkcje mają zostać oddelegowane zewnętrznemu partnerowi. Najczęściej przedsiębiorcy zlecają obliczanie płac, administrację kadrową (np. badania lekarskie dla zatrudnionych), zarządzanie rozwojem pracowników (np. polityka szkoleniowa) itp.

Pełną obsługę kadrowo-płacową warto przekazać firmom mających doświadczenie w pracy z organizacjami o określonym profilu działalności np. przedsiębiorstwami handlowymi, posiadającymi wiele oddziałów lub oferującymi pracę zdalną. Można także sprawdzić referencje oraz opinie od obecnych i byłych klientów podmiotu outsourcingowego, jak również poprosić o udokumentowanie zdobytych kwalifikacji i doświadczenia. Konieczne będzie też przeanalizowanie kosztów i poznanie warunków umowy.