Odebranie czasu wolnego lub dodatek za nadgodziny – zasady udzielania

Zgodnie z obowiązującymi przepisami formą rekompensaty za pracę w godzinach nadliczbowych może być udzielenie czasu wolnego albo wypłata dodatków do wynagrodzenia. W jakim okresie można je przyznać? Czy pracownik musi wystosować odpowiedni wniosek do pracodawcy? W poniższym artykule przedstawiono stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy oraz szczegółowe zapisy Kodeksu Pracy. We wszystkich sprawach kadrowo-płacowych wyręczy Cię biuro rachunkowe PG Partner Gospodarczy.

Czym jest praca w godzinach nadliczbowych?

Pracownika zatrudnionego na etacie obowiązuje norma dobowa wynosząca 8 h oraz tygodniowa – 40 h. Nadgodziny to zatem praca świadczona ponad obowiązujący wymiar czasu pracy lub ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy (art. 151. § 1 kp). Przepisy dopuszczają wydłużenie tego czasu do 12 godzin na dobę (tzw. równoważny system pracy), jeżeli jednocześnie nie zostaną przekroczone normy w okresie rozliczeniowym.

Pracę w godzinach nadliczbowych dzieli się na:

• nadgodziny dobowe,
• nadgodziny średniotygodniowe.

Jak już wspomniano, praca w godzinach nadliczbowych zawsze musi być w odpowiedni sposób zrekompensowana – wynagrodzeniem wraz z dodatkiem za każdą przepracowaną godzinę lub czasem wolnym.

Udzielenie czasu wolnego przez pracodawcę

W tym miejscu warto przypomnieć, czym jest okres rozliczeniowy czasu pracy. To nic innego, jak określony w zależności od stosowanego systemu czasu pracy, przedział, w którym mają się „zamknąć” wszystkie rozliczenia związane z czasem pracy tj. przeciętnie 40-godzinny tydzień czasu pracy, przeciętnie 5-dniowy tydzień pracy, przeciętnie 8 godzin nadliczbowych na tydzień, oddanie dnia wolnego za pracę w niedzielę lub święto.

Jeżeli pracownik wystąpi z pisemnym wnioskiem o taką rekompensatę, czas wolny zostanie mu udzielony w wymiarze 1:1. W przypadku, gdy to pracodawca narzuca rozliczenie czasem wolnym, wówczas przyznaje 1,5 godziny wolnego za każdą przepracowaną godzinę nadliczbową. Należy pamiętać, że dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych nie przysługuje w sytuacji, kiedy udzielono na pisemny wniosek pracownika czas wolny od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych (art. 151² § 3 Kodeksu pracy). Oznacza to, że pracownik zachowuje prawo do normalnego wynagrodzenia za pracę wykonaną w godzinach nadliczbowych w wysokości określonej w art. 151¹ § 1 k.p. Wszystkie wnioski składane na ręce pracodawcy dołącza się do karty ewidencji czasu pracy pracownika.

W przypadku, gdy pracodawca jednostronnie narzuca udzielenie czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych, Kodeks Pracy jasno wyznacza granicę czasową oddawania wolnych godzin bez wniosku pracownika. Zgodnie z art. 151² § 2 k.p. przyznaje rekompensatę najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego, w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych, przy czym nie może to spowodować obniżenia wynagrodzenia należnego pracownikowi za pełny miesięczny wymiar czasu pracy. Jeżeli pracodawca nie wywiąże się z obowiązku, to jest zobligowany do zapłaty wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych.

Na czym polega odbiór nadgodzin?

Zasady udzielania czasu wolnego za nadgodziny zależą od tego, która strona inicjuje przyznanie rekompensaty. Jeżeli jest to pracodawca, godziny dobowe może oddać do końca miesiąca, w którym wystąpiły, a tygodniowe – do końca okresu rozliczeniowego. Za każdą przepracowaną nadgodzinę pracownikowi przysługuje 1,5 h wolnego. W przeciwnym razie pracodawca zobowiązany jest wypłacić dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych.

W przypadku, gdy pracownik składa wniosek o odbiór czasu wolnego przed wypłatą wynagrodzenia za miesiąc, w którym pracował nadliczbowo, za każdą godzinę przepracowaną ponad obowiązujący wymiar czasu pracy przysługuje godzina wolnego. We wniosku pracownik może zawrzeć bardziej odległą datę odbioru – wolne powinno nastąpić w ciągu roku od przekroczenia czasu pracy.

Jeżeli formalności związane z rozliczeniem nadgodzin budzą wątpliwości i nastręczają problemów natury prawnej, warto skorzystać z pomocy profesjonalnego biura rachunkowego, który pomoże wskazać właściwe rozwiązanie zgodne z zapisami Kodeksu Pracy.

Jakie są dodatki do wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych?

Zgodnie z art. 1511 § 1 kp za pracę w wymiarze przekraczającym obowiązujące normy, oprócz normalnego wynagrodzenia, przysługuje także dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych w wysokości:

• 100% wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach przypadających: w nocy; w niedzielę i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy; a także w dniu wolnym od pracy udzielonym pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,
• 50% wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach przypadających w każdym innym dniu niż ujęty przy dodatku 100%.

Należy pamiętać, że za pracę w sobotę lub w inny wolny dzień z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie, ale konieczne jest udzielenie mu dnia wolnego. Co do zasady, osoba zatrudniona może pracować przeciętnie przez pięć dni w tygodniu, a więc nieudzielenie dnia wolnego za pracę w sobotę będzie stanowiło wykroczenie przeciwko jego prawom.

Wolne za nadgodziny na wniosek pracownika

Na koniec warto przytoczyć stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy dotyczące zagadnienia terminu odbioru czasu wolnego. Instytucja jasno wskazuje, że złożenie wniosku przez pracownika powinno nastąpić przed terminem wypłaty wynagrodzenia za miesiąc, w którym nadgodziny wystąpiły. Jednocześnie w podaniu osoba zatrudniona może wskazać datę odbioru wykraczającą poza bieżący miesiąc, a nawet poza okres rozliczeniowy.

Należy również wiedzieć, że pracodawca może zmusić pracownika do odbioru nadgodzin, choć Kodeks Pracy nie wspomina o uzgodnieniu terminu z pracownikiem. Zatrudniony zyskuje wówczas o 50% więcej czasu wolnego w porównaniu z odbiorem nadgodzin na własny wniosek. Ponadto pracodawca nie obniży wynagrodzenia w miesiącu, w którym pracownik wykorzysta czas wolny za godziny nadliczbowe z inicjatywy przełożonego.