Jak wybrać optymalny rodzaj księgowości?

Wybór sposobu ewidencji finansowej jest ważnym dylematem, przed którym stoi każdy przedsiębiorca. Decyzja ta wpływa w głównej mierze na koszty działalności oraz zobowiązania podatkowe. Należy jednak wziąć pod uwagę status organizacyjno-prawny podmiotu, wysokość przychodów, wielkość firmy oraz formę opodatkowania. Optymalny rodzaj księgowości ma znaczenie dla efektywnego zarządzania zasobami biznesu, zapewnienia zgodności z przepisami oraz dostarczania wiarygodnych informacji dla interesariuszy. W poniższym artykule omówiono najważniejsze metody ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych.

Księgowość pełna i uproszczona – najważniejsze różnice

Księgowość uproszczoną definiują przepisy prawa podatkowego, a konkretnie ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych. Z tej formy ewidencji korzystają osoby fizyczne, spółki cywilne, spółki jawne oraz partnerskie osób fizycznych. Muszą jednak spełnić następujący warunek: przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów za poprzedni rok obrotowy nie mogą przekroczyć kwoty 2 mln euro. Wówczas mają prawo do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Po przekroczeniu ustalonego limitu zobowiązane są do przejścia na pełną księgowość.

Uproszczona forma księgowości ma dwie istotne zalety. Jest stosunkowo łatwa w prowadzeniu i nie wiąże się z koniecznością wdrażania skomplikowanych procedur. Zapewnia także niskie koszty obsługi rachunkowej. Dostępna jest jednak tylko dla wybranych podmiotów gospodarczych oraz dostarcza wyłącznie informacje na temat przychodów i zobowiązań podatkowych. Obejmuje takie formy opodatkowania, jak ryczałt od przychów ewidencjonowanych, karta podatkowa oraz skala podatkowa i podatek liniowy (w tym przypadku właściwym sposobem ewidencji jest PKPiR).

Dużo bardziej skomplikowana jest księgowość pełna, czyli złożony i czasochłonny system dokumentowania zdarzeń gospodarczych.

W przeciwieństwie do prostszych form prezentuje całkowity obraz finansów firmy oraz zapewnia maksymalną przejrzystość danych ekonomicznych. Wymaga szerokiej wiedzy z obszaru zasad rachunkowości, przepisów podatkowych VAT oraz PIT/CIT. Wiąże się z koniecznością sporządzania rachunku kosztów, kalkulowania wyniku finansowego, a także przygotowywania bilansu oraz rachunku zysków i strat.

Pełna księgowość pozwala zidentyfikować źródła ograniczonej płynności, dokonywać skrupulatnych prognoz i analiz, łatwiej ocenić kondycję finansową przedsiębiorstwa oraz zaplanować przyszłe decyzje biznesowe. Jest to jednak na tyle złożona forma ewidencji zdarzeń gospodarczych, że wymaga wsparcia ze strony profesjonalistów, np. PG Partnera Gospodarczego, który zadba o zgodność ksiąg rachunkowych z aktualnymi przepisami prawa.

Poniżej omówione zostały trzy główne formy księgowości dla działalności gospodarczej.

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (PKPiR)

Z tej uproszczonej ewidencji finansowej mogą skorzystać przedsiębiorcy rozpoczynający lub już prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą, a w szczególności:

• osoby fizyczne,
• spółki cywilne osób fizycznych,
• spółki jawne osób fizycznych,
• spółki partnerskie.

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów to forma dostępna także dla osób wykonujących działalność na podstawie umów agencyjnych i umów na warunkach zlecenia oraz prowadzących działy specjalne produkcji rolnej. Zakłada się ją na dzień 1 stycznia każdego roku podatkowego lub z datą rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego.

Przedsiębiorca objęty jest opodatkowaniem od dochodu na zasadach ogólnych (według stawki 17% i 32%) lub podatkiem liniowym (19%). Jego przychody netto za poprzedni rok obrotowy nie mogą przekroczyć kwoty 2 mln euro, przeliczonej na złotówki według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok podatkowy. Wpisy do księgi dokonywane są na podstawie wystawionych faktur, rejestru sprzedaży nieudokumentowanej, wydruków z kasy fiskalnej oraz ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych.

Ewidencja przychodów opodatkowanych ryczałtem

W tym modelu księgowości uproszczonej podatnik jest zobowiązany wyłącznie do ewidencji przychodów z działalności gospodarczej. Oznacza to, że nie uwzględnia się ponoszonych kosztów. Należny podatek obliczany jest od przychodu, a nie od dochodu, jak ma to miejsce w przypadku księgowości na zasadach ogólnych.

Ryczałt ewidencjonowany wybierany jest najczęściej przez firmy, które uzyskują wysokie dochody, a jednocześnie generują niskie koszty. Dostępny jest dla przedsiębiorców prowadzących samodzielnie jednoosobową działalność gospodarczą, których przychody netto w roku ubiegłym nie przekroczyły 2 mln euro. Mogą z niego również skorzystać osoby osiągające przychody z tytułu umowy najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy lub innych umów o podobnym charakterze, jeżeli nie są zawierane w ramach prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.

Ewidencja przychodów (od 2023 roku prowadzona wyłącznie w formie elektronicznej) musi zawierać datę wpisu, numer dowodu księgowego, datę uzyskania przychodu oraz kwotę przychodu opodatkowanego według poszczególnych stawek, w zależności od rodzaju prowadzonej działalności.

Pełna księgowość – kiedy jest obowiązkowa?

Prowadzenie ksiąg rachunkowych to najbardziej skomplikowana forma księgowości. Jest obligatoryjna dla spółek handlowych, akcyjnych, komandytowych, komandytowo-akcyjnych oraz z ograniczoną odpowiedzialnością. Obowiązkowo korzystają z niej również samorządy, organizacje budżetowe, podmioty działające na zasadach prawa bankowego oraz jednostki funkcjonujące dzięki subwencjom i dotacjom. Księgowość pełna wiąże się z koniecznością rejestrowania wszystkich zdarzeń gospodarczych dokonywanych przed przedsiębiorstwo, w tym transakcji finansowych, przelewów przychodzących i wychodzących, operacji związanych z magazynem itp. Wymaga także prowadzenia dziennika, księgi głównej, kont księgi pomocniczej, zestawienia obrotów i sald oraz wykazu aktywów i pasywów.