Wydatki na edukację pracownika – koszty podatkowe

Firma ma możliwość pokrycia kosztów specjalistycznych kursów dla swoich pracowników, które są ukierunkowane na rozwijanie umiejętności niezbędnych do spełnienia wymogów zawodowych. Taka inwestycja w edukację personelu może pociągnąć za sobą określone konsekwencje w sferze podatkowej, zarówno dla osób zatrudnionych, jak i dla samego przedsiębiorstwa. W dzisiejszym artykule odpowiemy na pytanie, czy wydatki poniesione na kształcenie kadry mogą być traktowane jako koszty podatkowe, a także czy finansowanie szkoleń przez pracodawcę jest traktowane jako dochód dla pracownika.

Szkolenie sfinansowane przez pracodawcę – jak wpływa to na przychód pracownika?

Zgodnie z treścią artykułu 12 ustępu 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 roku do przychodów wynikających ze stosunku pracy (stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy) zalicza się wszelkiego typu wypłaty pieniężne oraz świadczenia w naturze (lub ich odpowiedniki pieniężne), niezależnie od metody ich finansowania. W szczegółach wymienia się między innymi: podstawowe wynagrodzenie, płace za nadgodziny, różnorodne premie i dodatki, gratyfikacje, rekompensaty za urlop, który nie został wykorzystany oraz inne sumy, które nie muszą być ustalone na wstępie. Dodatkowo wśród przychodów uwzględnia się również pieniężne świadczenia pokrywane na rzecz pracownika oraz wartość innych świadczeń darmowych lub częściowo darmowych.

Z tego wynika, że przychody pracownika obejmują wszelkie korzyści, które otrzymuje w ramach umowy o pracę lub związanych z nią czynności zawodowych, w tym z tytułu edukacji lub podnoszenia kwalifikacji zawodowych.

Warto jednak podkreślić, że istnieją pewne wyjątki. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy PIT zwolnione z podatku dochodowego są te świadczenia, które pracodawca przyznał zgodnie z konkretnymi przepisami na cel podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracownika, z wyłączeniem wynagrodzeń za czas zwolnienia z pracy na pełny lub częściowy dzień roboczy oraz za urlop udzielony na szkolenie.

Na czym właściwie polega edukacja pracownika?

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy zawartymi w art. 103(1) § 1 rozwój kompetencji zawodowych pracownika oznacza proces zdobywania nowych umiejętności lub podniesienie już posiadanych kwalifikacji, inicjowany przez pracodawcę bądź realizowany za jego zgodą.

Pracownikowi, który rozwija swoje kompetencje na wniosek pracodawcy lub za jego zgodą, przysługuje urlop szkoleniowy oraz zwolnienie z pracy, z zachowaniem prawa do otrzymywania wynagrodzenia. Pracodawca może również oferować mu dodatkowe wsparcie, na przykład pokrywając koszty związane z edukacją, takie jak opłaty za kursy, transport, materiały dydaktyczne czy zakwaterowanie, które są zwolnione z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jeśli jednak pracownik decyduje się na samodzielne podnoszenie swoich kwalifikacji, może mu przysługiwać jedynie zwolnienie z pracy na część lub całość dnia roboczego bez zachowania wynagrodzenia, a także możliwość skorzystania z bezpłatnego urlopu szkoleniowego, którego warunki określane są w umowie między pracodawcą a pracownikiem. W takich okolicznościach osoba zatrudniona korzysta z pełnego zwolnienia od podatku dochodowego, a pracodawca nie ma obowiązku odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy z tytułu takich świadczeń.

W świetle interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej koszty edukacji pracownika podnoszącego kwalifikacje z własnej inicjatywy pokryte przez pracodawcę nie podlegają zwolnieniu od podatku dochodowego zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PIT, co oznacza, że stanowią one opodatkowany przychód pracownika. Mimo to, dla pracownika otrzymującego wsparcie finansowe na edukację od pracodawcy, taki przychód jest neutralny podatkowo.

Wydatki na kształcenie pracowników w kosztach pracodawcy

Aby określony wydatek mógł zostać uznany przez podmiot gospodarczy za koszt podatkowy, musi spełniać określone kryteria.

• Wydatek ten musi być faktycznie poniesiony przez przedsiębiorcę, co oznacza, że to z jego środków powinien zostać sfinansowany (wydatki poniesione przez inne osoby na rzecz działalności przedsiębiorcy nie są uznawane za jego koszty podatkowe).
• Musi być definitywny, czyli poniesiona kwota nie może być przedsiębiorcy w żaden sposób zwrócona.
• Powinien istnieć związek pomiędzy wydatkiem a działalnością gospodarczą prowadzoną przez przedsiębiorcę.
• Ważne, aby był poniesiony z zamiarem uzyskania przychodu, jego zachowania lub zabezpieczenia, a także ma być zdolny do wpłynięcia na wysokość osiąganych przychodów.
• Należy go właściwie udokumentować.
• Nie może być zaliczony do kategorii wydatków, które zgodnie z ustawą nie kwalifikują się jako koszty uzyskania przychodów.

Podstawą do uznania wydatku za koszt podatkowy jest więc bezpośredni związek pomiędzy poniesionym wydatkiem a możliwością generowania przychodu.

Przenosząc te zasady na grunt finansowania szkoleń pracowniczych, kluczowe jest określenie, czy inwestycja w rozwój kompetencji pracownika służy bezpośrednio poprawie wykonywania przez niego obowiązków zawodowych. Jeśli przyczynia się do zdobycia wiedzy niezbędnej do efektywniejszego pełnienia funkcji w firmie, wówczas wydatek na takie szkolenie może zostać zakwalifikowany jako koszt uzyskania przychodu.

Natomiast gdy szkolenie ma charakter rozwoju osobistego pracownika i nie wiąże się bezpośrednio z jego zawodowymi obowiązkami, nie może być traktowane jako koszt podatkowy. Zatem jedynie wydatki na szkolenia zwiększające kwalifikacje zawodowe pracownika, które są związane z działalnością gospodarczą przedsiębiorstwa, kwalifikują się jako koszty podatkowe. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdza, że wydatki na edukację pracowników mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów, pod warunkiem że spełniają wymogi przewidziane w ustawie. Z analizy prawnej wynika, że skoro inwestycje te dotyczą kształcenia pracowników i są odpowiednio dokumentowane, kwalifikują się one do zaliczenia w koszty operacyjne przedsiębiorstwa. Dodatkowo organ podatkowy zauważył, że firma nie jest zobowiązana do zawierania umów z pracownikami odnośnie zwrotu poniesionych na szkolenia kosztów, o ile nie oczekuje od nich pozostania w firmie po zakończeniu edukacji.