Jak wdrożyć procedurę AML w firmie krok po kroku?

W dobie globalnej wymiany gospodarczej walka z praniem pieniędzy staje się jednym z wyzwań dla państw wysoko rozwiniętych. Dynamicznie zaostrzające się przepisy oraz rosnąca liczba instytucji zobligowanych do zgłaszania podejrzanych działań sprawiają, że obowiązki związane z przeciwdziałaniem temu procederowi obejmują coraz szersze kręgi. W efekcie wiele firm musi wdrożyć wewnętrzne zasady AML, które stanowią fundament ich zgodności z przepisami. W artykule wyjaśniamy, jakie konkretne obowiązki nakłada na przedsiębiorców procedura AML i dlaczego jej wdrożenie jest dziś nieodzowne.

Co to jest AML?

Przeciwdziałanie procederowi prania pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, znane w praktyce gospodarczej i literaturze przedmiotu pod skrótem AML (ang. Anti-Money Laundering) oraz CFT (ang. Countering the Financing of Terrorism), stanowi jeden z kluczowych elementów systemu bezpieczeństwa finansowego. Zakres i zasady stosowania tych zasad zostały określone w ustawie z dnia 1 marca 2018 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 971 z późn. zm.), a także w ustawie zmieniającej ustawę z 2021 roku (Dz.U. z 2021 r. poz. 815) oraz w wybranych przepisach innych aktów prawnych.

Wprowadzenie i stosowanie mechanizmów przeciwdziałających praniu pieniędzy oraz finansowaniu działalności terrorystycznej ma na celu przede wszystkim ochronę integralności systemu finansowego, a także wzmocnienie bezpieczeństwa zarówno ekonomicznego, jak i społecznego. Zjawisko prania pieniędzy, będące przestępstwem o charakterze kryminalnym, nierozerwalnie związane jest z działalnością przestępczą o wysokim stopniu szkodliwości społecznej, taką jak: kradzieże, zabójstwa, wymuszenia, korupcja, handel ludźmi czy obrót nielegalnymi towarami. Według szacunków nawet do 5% światowego produktu krajowego brutto może pochodzić z działalności przestępczej tego rodzaju.

Z tego względu skuteczne wdrażanie procedur AML ma nie tylko zapobiegać legalizacji środków pochodzących z nielegalnych źródeł, ale także pośrednio ograniczać samą działalność przestępczą poprzez blokowanie możliwości wykorzystania zysków z przestępstw. Jest to zatem narzędzie służące wzmocnieniu przejrzystości finansowej oraz eliminacji ryzyk destabilizujących system gospodarczy.

Procedura AML – co to jest?

Przede wszystkim należy jasno podkreślić, że celem posiadania procedury przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML) nie jest jedynie jej formalne przyjęcie, ale przede wszystkim konsekwentne i rzetelne stosowanie jej zapisów w codziennej działalności przedsiębiorstwa. Wdrożenie systemu AML powinno mieć charakter całościowy i systemowy – obejmować wszystkie obszary działalności firmy, które mogą wiązać się z ryzykiem nadużyć finansowych. Proces ten musi być zgodny z wymogami określonymi w obowiązujących przepisach prawa, w szczególności w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, i nie dopuszcza się w tym zakresie żadnych uproszczeń czy odstępstw.

AML – jak wdrożyć procedurę w organizacji?

Szkolenie AML

Aby skutecznie wdrożyć procedurę, konieczne jest podjęcie dwóch kluczowych działań już na początkowym etapie. W pierwszej kolejności organ zarządzający powinien wyznaczyć osobę odpowiedzialną za implementację procedur związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy (AML) w strukturach organizacji. W przypadku prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej kwestia ta rozwiązuje się automatycznie, ponieważ obowiązek ten spoczywa na właścicielu.

Kolejnym, równie istotnym krokiem jest odbycie szkolenia wstępnego, obejmującego zasady wdrażania oraz przestrzegania procedur AML. Etap ten ma fundamentalne znaczenie i nie może zostać pominięty w procesie wdrażania systemu zgodności.

Ocena ryzyka

Następnym krokiem jest przygotowanie przez organizację szczegółowej, indywidualnej oceny ryzyka – dokumentu, w którym zostaną precyzyjnie zidentyfikowane i opisane ogólne obszary ryzyka związane z prowadzoną działalnością.

Wewnętrzna procedura AML

Opracowanie wewnętrznej procedury przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu stanowi istotny etap w procesie implementacji wymogów wynikających z ustawy AML. Procedura ta, zgodna z art. 50 ust. 2 ustawy, powinna zawierać szczegółowy opis zasad szkolenia pracowników w zakresie AML, jak również wskazywać konkretne działania i środki mające na celu ograniczenie ryzyka związanego z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu. Obejmuje również kompleksowe podejście do zarządzania ryzykiem, w tym jego identyfikację i ocenę, a także określenie rodzaju i zasad stosowania środków bezpieczeństwa finansowego.

Niezbędne jest również ujęcie w procedurze zasad ochrony informacji, w tym danych osobowych oraz mechanizmów współpracy z Generalnym Inspektorem Informacji Finansowej (GIIF). Dokument powinien zawierać również wytyczne dotyczące dokumentowania problemów związanych z identyfikacją lub weryfikacją klientów i beneficjentów rzeczywistych, jak również zasady postępowania w przypadku stwierdzenia rozbieżności pomiędzy informacjami zawartymi w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych a ustalonym stanem faktycznym.

Procedura musi także opisywać tryb zgłaszania naruszeń bądź podejrzeń ich wystąpienia oraz wewnętrzne mechanizmy kontrolne zapewniające zgodność z przepisami prawa. W rezultacie stanowi ona fundament skutecznego wdrażania regulacji AML w strukturze organizacyjnej jednostki.

Sygnaliści

Zgodnie z przepisami AML każda instytucja zobowiązana jest do wyznaczenia osoby pełniącej funkcję sygnalisty – pracownika odpowiedzialnego za zgłaszanie wszelkich podejrzeń dotyczących nieprawidłowości lub naruszeń prawa. Należy podkreślić, że niezwykle istotnym elementem w tym zakresie jest opracowanie i wdrożenie odrębnej procedury mającej na celu zapewnienie pełnej ochrony tożsamości oraz anonimowości sygnalisty. Tylko to zagwarantuje bezpieczeństwo i skuteczność całego systemu zgłaszania nieprawidłowości.