Biuro rachunkowe vs. outsourcing finansowy – co wybrać dla małej firmy?

Właściciel małej firmy szybko zauważa, że liczby w biznesie żyją własnym życiem. Raz biegną przed firmą jak zwiadowcy, innym razem zostają w tyle. Wtedy w głowie pojawia się najważniejsze pytanie: czy pomoże mi księgowość, czy potrzebuję czegoś innego, co zbierze to wszystko w jedną całość? Na tym rozdrożu stoją dziś tysiące przedsiębiorców. Z jednej strony znajduje się biuro rachunkowe, które jest stabilne, przewidywalne, bezpieczne. Z drugiej outsourcing finansowy, który działa jak mini-dział finansów. Każde z tych rozwiązań ma sens, ale wybór nie jest tak oczywisty, jak mogłoby się wydawać.

Gdy potrzebujesz spokoju – siła dobrego biura rachunkowego

Dla wielu firm pierwszym naturalnym wyborem jest księgowość. Prosta relacja: przekazujesz dokumenty, dostajesz rozliczenia. Nawet jeśli biznes jest zaskakujący, biuro księgowe łagodzi te nagłe zakręty.

Co ważne, biuro rachunkowe to nie tylko kwestia odliczeń i prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. Dobry księgowy:

– wyłapuje nieścisłości,

– pilnuje zmian w przepisach,

– broni przed błędami, które mogłyby zaboleć w urzędzie.

Wciąż wiele firm wybiera kogoś, do kogo można zadzwonić, zapytać, upewnić się i wyjaśnić nieścisłości. Właśnie dlatego fraza biuro rachunkowe Poznań pojawia się często w zapytaniach przedsiębiorców – szukają partnera, który działa lokalnie i rozumie realia ich rynku.

Gdy liczby to już nie tylko dokumenty – rola outsourcingu finansowego

Nieco inaczej sytuacja wygląda z biznesami, które rosną szybciej, niż spodziewał się sam właściciel. Dochodzą kolejne projekty, nowe kanały sprzedaży, większe zobowiązania. Wtedy sama księgowość może przestać wystarczać. Potrzebne jest rozwiązanie, które nie tylko porządkuje dokumenty, ale tłumaczy, co naprawdę dzieje się w firmie.

Outsourcing finansowy:

• analizuje koszty,
• prognozuje przychody,
• ustawia budżet,
• ostrzega przed problemami z płynnością,
• przygotowuje raporty, które można pokazać bankowi lub inwestorowi.

Jest to trochę sytuacja, jakby mała firma dostała dostęp do kompetencji, które do tej pory były zarezerwowane dla większych graczy, bez zatrudniania całego działu finansów.

Różnica między księgowością a finansami? Większa, niż się wydaje

Księgowość odpowiada na pytanie: co już się wydarzyło?

Finanse odpowiadają na pytanie: co wydarzy się dalej?

Dla małej firmy obie te perspektywy są ważne, ale nie w każdym momencie tak samo, dlatego nie ma jednej dobrej odpowiedzi. Jest za to właściwy moment na zmianę.

Kiedy wystarczy biuro księgowe?

• Gdy firma działa stabilnie, a właściciel zna swój rynek na tyle dobrze, że nie potrzebuje rozbudowanych analiz.
• Kiedy nie planujesz dużych inwestycji, zatrudnienia kilku osób naraz ani otwarcia oddziału w drugim mieście.
• Gdy dokumentów jest tyle, że spokojnie mieszczą się w comiesięcznej rutynie.

W takiej sytuacji dobre biuro rachunkowe Poznań daje spokój, a spokój jest walutą, którą liczy się bardzo wysoko.

Kiedy warto sięgnąć po outsourcing finansowy?

• Gdy koszty rosną, ale nie wiesz które.
• Kiedy chcesz inwestować, ale nie wiesz, czy Cię na to stać.
• Gdy faktury wpływają na konto, ale pieniądze znikają szybciej, niż oczekujesz.
• Gdy myślisz o kredycie, inwestorze, leasingu na większy sprzęt.

A może połączenie obu rozwiązań?

Coraz więcej firm wybiera model hybrydowy: księgowość zostaje w biurze rachunkowym, a wybrane elementy finansów przejmuje zewnętrzny specjalista od controllingu. To bardzo rozsądny kompromis, który nie jest ani zbyt drogi, ani zbyt skromny. Z reguły jest to dokładnie tyle, ile potrzebuje firma, która rośnie, ale jeszcze nie ma potrzeby na otwieranie wewnętrznego działu finansów.

Jaki wybór jest najlepszy? Biuro rachunkowe czy outsourcing?

Najlepszy jest ten, który odpowiada na realne potrzeby Twojej firmy, a nie na to, co sugeruje moda czy inni przedsiębiorcy. Małe firmy zaczynają od księgowości. Firmy, które rosną szukają partnerów od finansów. A największe efekty ma ten, kto potrafi rozpoznać moment, w którym trzeba przejść z jednej kategorii do drugiej lub połączyć obie. W końcu w biznesie chodzi nie tylko o to, żeby liczby się zgadzały, ale też o to żeby mówiły prawdę o firmie i pomagały jej iść dalej bez większych przeszkód.