Błędy w fakturach w KSeF – jak je korygować?

KSeF będzie dużą rewolucją w fakturowaniu – zabraknie już miejsca na papierowe druki i faktury PDF. Każdy dokument sprzedaży będzie musiał przejść przez centralny system Ministerstwa Finansów. Z jednej strony poprawi to porządek i automatyzację, z drugiej przed nami surowość, która nie wybacza pomyłek. Błąd w fakturze przestaje być drobną niedogodnością, a staje się realnym problemem, bo w KSeF nie da się niczego „podmienić” ani wycofać. Jak w takim razie poprawiać błędy w fakturze?

Noty korygujące odchodzą do historii

Jeszcze niedawno rozwiązaniem wielu problemów były noty korygujące. Nabywca mógł szybko poprawić literówkę w nazwie czy błędny adres i sprawa była załatwiona. W KSeF ta droga jest zamknięta. System nie przewiduje not, bo dokument po zarejestrowaniu staje się częścią centralnej bazy i ma swój unikalny numer identyfikacyjny.

Od tej pory poprawki może wprowadzać tylko sprzedawca, i to wyłącznie przez fakturę korygującą. Każdy błąd – od źle wpisanej kwoty VAT po brak kodu pocztowego – wymaga poprawy właśnie taki sposób.

Nie cofniesz faktury i nie poprawisz – takie są zasady KSeF

Warto od razu zapamiętać kilka twardych zasad:

• Nie da się edytować faktury po jej wysłaniu do systemu. Raz przyjęty dokument zostaje w obiegu i nie można go podmienić.
• Nie da się jej anulować. Jeśli faktura została wysłana, system nie przewiduje przycisku „usuń”.
• Nie da się poprawić jej offline. Każda korekta, niezależnie od rodzaju błędu, musi zostać przesłana do KSeF i uzyskać własny numer identyfikacyjny.

W związku z tym jedynym narzędziem naprawczym będzie faktura korygująca.

Faktura korygująca w KSeF

Faktura korygująca jest powiązana z dokumentem pierwotnym – wskazuje jego numer i zawiera poprawione dane. Można wystawiać ich tyle, ile potrzeba. System nie limituje liczby korekt do jednej faktury.

Jeśli w oryginalnej fakturze pojawi się kilka błędów, można je poprawiać etapami. Każda korekta ma własną datę wystawienia, własny numer i własny wpis w bazie.

Typowe błędy i sposoby korekty

Choć KSeF ma uporządkować fakturowanie, codzienność pokazuje, że pomyłki są nieuniknione. Literówka, źle wpisany NIP, przestawiona kwota VAT – w papierach wyglądały na drobiazgi, tutaj stają się problemem, który wymaga formalnego śladu w systemie. Warto więc wiedzieć, jakie potknięcia zdarzają się najczęściej i jak reagować, żeby błąd nie urósł do rangi kłopotu z fiskusem.

Błąd rachunkowy

Najczęściej chodzi o pomyłkę w kwocie netto, brutto lub w stawce VAT. W takiej sytuacji wystawia się korektę in minus albo in plus – w zależności od tego, czy podatek został zawyżony, czy zaniżony. W przypadku VAT obniżka działa od razu w miesiącu przesłania korekty do systemu.

Błędny NIP nabywcy

Jest to jeden z najtrudniejszych błędów. Jeśli wpisany zostanie nieprawidłowy NIP, faktura formalnie trafi do innego podmiotu. Zwykła korekta nie wystarczy, bo pierwotny dokument nadal będzie widoczny w systemie.

Procedura wygląda następująco:

• sprzedawca wystawia korektę do zera z błędnym NIP,
• następnie wystawia nową fakturę z poprawnym numerem NIP.

Błąd formalny

Czasem faktura zawiera drobne braki – brak kodu pocztowego, literówkę w nazwie kontrahenta czy niepełny adres. Dawniej nabywca mógł to poprawić notą. W KSeF poprawa należy wyłącznie do sprzedawcy i wymaga faktury korygującej.

Faktura odrzucona przez system

Jeśli dokument nie spełni wymogów technicznych (np. błąd w strukturze XML) lub został podpisany przez osobę bez uprawnień, system w ogóle go nie przyjmie. Wtedy faktura nie otrzymuje numeru identyfikacyjnego i nie ma mocy prawnej. Wystarczy poprawić plik i wysłać go ponownie – formalnie nie jest to korekta, tylko „drugie podejście”.

Korekta w obie strony – jak wygląda w księgach?

Dla sprzedawcy faktura korygująca oznacza odpowiednie zmniejszenie lub zwiększenie przychodu i podatku VAT. Dla nabywcy zmniejszenie lub zwiększenie kosztu i odliczenia podatku naliczonego.

Warto pamiętać, że w KSeF data korekty ma znaczenie. W przypadku faktur in minus obniżka VAT rozliczana jest w miesiącu przesłania korekty.  Może to oznaczać konieczność przesunięcia zapisów w ewidencji, jeśli faktura pierwotna była wystawiona dużo wcześniej.

Korekty KSeF: Porada ekspertów

Nasi doradcy podatkowi zwracają uwagę, że największym wyzwaniem będzie dyscyplina w wystawianiu faktur. W KSeF nie ma miejsca na wystawianie dokumentów byle jak – każdy zostanie w systemie i każdy błąd będzie wymagał śladu w postaci korekty. To wymusza lepszą kontrolę danych jeszcze przed wystawieniem faktury.

Rekomendowane działania to:

• ustawienie w programie księgowym walidacji danych (np. automatyczna weryfikacja NIP w bazie VIES lub MF),
• procedury podwójnej weryfikacji danych u kontrahenta przed wystawieniem pierwszej faktury,
• szkolenia pracowników, żeby wiedzieli, że literówka w adresie to już nie kwestia kosmetyki, tylko formalny błąd do poprawienia.

KSeF wprowadza dyscyplinę, jakiej w fakturowaniu jeszcze nie było. Dokument nie ginie w mailach, nie ląduje w szufladzie, nie można go podrzeć ani podmienić. Jest to wygodne, ale bezlitosne dla błędów. Każda pomyłka zostawia ślad, a jedynym językiem, w jakim można je naprawić, jest faktura korygująca.