Czy numer NIP jest potrzebny przy prowadzeniu działalności nierejestrowanej?

Aktywność gospodarcza prowadzona w formie działalności nierejestrowanej jest uznawana za specyficzną odmianę biznesu, głównie ze względu na uproszczenia dotyczące wymogów podatkowych. Osoby, które decydują się na tę formę działalności, są często zwolnione z wielu obowiązków ciążących na typowych przedsiębiorcach. Czy ułatwienia obejmują również brak konieczności posiadania NIP-u? O tym dowiesz się w dzisiejszym artykule.

Działalność nierejestrowana – na czym polega?

Działalność nierejestrowana jest zdefiniowana w artykule 5. ustawy Prawo przedsiębiorców i określana jest tam jako „działalność”. Aby zaklasyfikować przedsiębiorcę jako wykonującego działalność nierejestrowaną, musi on spełniać jednocześnie dwie kryteria określone w art. 5 ust. 1 tej ustawy: po pierwsze jego przychody z takiej działalności nie mogą przekraczać w żadnym miesiącu 75% minimalnego wynagrodzenia (od 1 lipca 2023 roku wynosi 2700 zł, a w roku 2024 zmienia się dwukrotnie – od stycznia do końca czerwca będzie to 3 181,50 zł, a od lipca do grudnia wzrośnie do 3 225 zł). Po drugie przedsiębiorca nie może prowadzić żadnej formy działalności gospodarczej w ciągu ostatnich 60 miesięcy.

Gdy przychody przekroczą ustalony limit, działalność staje się formalnie działalnością gospodarczą i przedsiębiorca zobowiązany jest do rejestracji swojej firmy w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG) w ciągu 7 dni. Innymi słowy, póki przychody przedsiębiorcy nie przekroczą ustanowionego progu, nie musi on rejestrować swojej firmy, prowadząc tym samym działalność określoną jako nierejestrowana, która zgodnie z ustawą nie jest traktowana jako pełnoprawna działalność gospodarcza.

Czym jest obowiązek identyfikacyjny?

Zgodnie z ustawą o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników każda osoba czy jednostka, która posiada status podatnika i płatnika, w tym również osoby realizujące działalność nierejestrowaną, jest zobligowana do przestrzegania obowiązku ewidencyjnego, jak określa to art. 2 ust. 1 tej ustawy. W ramach tego obowiązku wymagane jest posiadanie identyfikatora podatkowego, który przybiera jedną z dwóch form:

• numer PESEL, który jest przypisany podatnikom będącym osobami fizycznymi, którzy nie są zarejestrowani jako płatnicy VAT ani nie prowadzą działalności gospodarczej,
• numer NIP, przeznaczony dla innych rodzajów podmiotów, które podlegają obowiązkowi ewidencyjnemu, o którym mówi artykuł 2.

Osoby fizyczne, które nie prowadzą działalności gospodarczej i nie są zarejestrowane jako podatnicy VAT, mogą korzystać z numeru PESEL jako swojego identyfikatora podatkowego. To oznacza, że osoby prowadzące działalność nierejestrowaną nie są zobowiązane do uzyskiwania numeru NIP, gdyż wystarczający jest ich numer PESEL. Jednak istnieje wyjątek od tej reguły, który dotyczy sytuacji, kiedy mimo braku formalnej rejestracji działalności gospodarczej, konieczna jest rejestracja do VAT w określonych okolicznościach. Tę kwestię warto dokładniej zbadać, aby zrozumieć jej konsekwencje dla osób prowadzących działalność nierejestrowaną.

Działalność nierejestrowana a ustawa o VAT

Zgodnie z art. 15 ust. 2 ustawy o podatku od towarów i usług definicja działalności gospodarczej obejmuje wszelkie działania podejmowane przez producentów, handlowców, usługodawców, osoby wydobywające zasoby naturalne, rolników oraz osoby wykonujące wolne zawody. Działalność ta charakteryzuje się przede wszystkim ciągłym wykorzystywaniem towarów oraz wartości niematerialnych i prawnych w celu osiągnięcia zysku. Na podstawie tej definicji nawet osoby prowadzące działalność nierejestrowaną można zakwalifikować jako wykonujące działalność gospodarczą.

Art. 15 ust. 1 tej samej ustawy o VAT definiuje podatników jako osoby prawne, jednostki organizacyjne bez osobowości prawnej i osoby fizyczne, które samodzielnie prowadzą działalność gospodarczą według opisu w ust. 2, niezależnie od zamierzonych celów lub osiąganych wyników tej działalności. W uproszczeniu ustawodawca uznaje za podatnika VAT każdą osobę fizyczną, czy to prowadzącą działalność gospodarczą, czy nie, oraz różne formy organizacyjne.

Dodatkowo art. 96 ust. 1 tej samej ustawy nakłada na podatników VAT obowiązek złożenia naczelnikowi urzędu skarbowego zgłoszenia rejestracyjnego dla celów VAT.

Kiedy powstaje obowiązek posiadania NIP-u dla osób prowadzących działalność nierejestrowaną?

NIP, czyli Numer Identyfikacji Podatkowej, jest przypisany pewnym kategoriom podatników, jak określa to ustawa o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników. Zgodnie z art. 2 ust. 1 tej ustawy zarówno osoby fizyczne, jak i osoby prawne oraz jednostki organizacyjne bez osobowości prawnej, które są uznawane za podatników na mocy innych ustaw, muszą spełniać obowiązki ewidencyjne.

Obowiązek ten dotyczy wszystkich podmiotów uznanych za podatników i płatników, niezależnie od ich formy prawnej. W ramach identyfikacji podatkowej wyróżniamy dwa główne typy identyfikatorów:

• numer PESEL, stosowany przez osoby fizyczne, które nie są zarejestrowanymi podatnikami VAT ani nie prowadzą działalności gospodarczej,
• NIP, który jest wymagany od innych podmiotów objętych obowiązkiem ewidencyjnym wspomnianym w art. 2.

Na podstawie art. 5 ust. 1 omawianej ustawy podatnicy zobowiązani są do złożenia jednorazowego zgłoszenia identyfikacyjnego do odpowiedniego organu skarbowego lub innego organu wskazanego w specjalnych przepisach, niezależnie od liczby opłacanych podatków, formy opodatkowania czy liczby prowadzonych działalności.

Art. 5 ust. 2 wymienia dane, które powinny znaleźć się w zgłoszeniu identyfikacyjnym osób fizycznych, takie jak pełne imię i nazwisko, imiona rodziców, data i miejsce urodzenia, płeć, nazwisko rodowe, obywatelstwo, adres zamieszkania, typ i numer dokumentu tożsamości oraz numer PESEL (jeśli został przydzielony).

Zgodnie z art. 5 ust. 2a, osoby fizyczne, które nie prowadzą działalności gospodarczej i nie są zarejestrowanymi podatnikami VAT, nie muszą składać tego zgłoszenia, jeśli posiadają numer PESEL. Natomiast art. 5 ust. 4 precyzuje, że zgłoszenie identyfikacyjne podatników będących osobami fizycznymi, którzy prowadzą działalność gospodarczą, powinno zawierać dodatkowo informacje o nazwie firmy, adresach miejsc prowadzenia działalności, numerze REGON, organie ewidencyjnym, kontach bankowych, miejscu przechowywania dokumentacji rachunkowej oraz szczegółach dotyczących rodzaju działalności.

Formularz CEIDG-1 jest stosowany przez przedsiębiorców do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego, na podstawie którego przypisywany jest NIP. W kontekście tych przepisów ważne jest, aby wiedzieć, jakiego identyfikatora podatkowego powinni używać przedsiębiorcy prowadzący działalność nierejestrowaną – NIP czy PESEL.

Działalność nierejestrowana a status osoby fizycznej

W kontekście dyskusji o statusie podatkowym osób prowadzących działalność nierejestrowaną ważne jest ustalenie, czy takie osoby powinny używać numeru PESEL, czy NIP. Zgodnie z art. 5 ustawy Prawo przedsiębiorców, zaktualizowanego od 1 lipca 2023 roku, nie uznaje się za działalność gospodarczą takiej, która jest prowadzona przez osobę fizyczną, osiągającą przychody nieprzekraczające miesięcznie 75% minimalnego wynagrodzenia, pod warunkiem że osoba ta nie prowadziła działalności gospodarczej w ciągu ostatnich pięciu lat.

Nowy limit 75% minimalnego wynagrodzenia, który zaczął obowiązywać od 1 lipca 2023 roku, oznacza, że przychód z działalności nierejestrowanej nie może przekroczyć 2700 zł miesięcznie. Przed tą datą limit wynosił 50% minimalnego wynagrodzenia.

Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną ma opcję zgłoszenia swojej działalności do CEiDG, przekształcając ją tym samym w działalność gospodarczą od daty określonej we wniosku. Ustawa Prawo przedsiębiorców umożliwia prowadzenie działalności na niewielką skalę bez konieczności rejestracji w CEiDG i opłacania składek ZUS.

W świetle tych regulacji osoba prowadząca działalność nierejestrowaną nie jest traktowana jako podmiot gospodarczy w pełnym tego słowa znaczeniu. W związku z tym tacy podatnicy zazwyczaj nie są zobowiązani do posiadania NIP, a wystarczający jest ich numer PESEL.