E-Doręczenia – nowy obowiązek dla spółek

Wraz z początkiem 2025 roku wszedł w życie nowy obowiązek dla spółek w Polsce. Mowa o e-Doręczeniach, które realizować mają nie tylko instytucje publiczne i urzędy, ale także niektórzy przedsiębiorcy. Jak w przypadku firm wygląda obowiązek wprowadzenia nowego rozwiązania? Na czym polegają e-Doręczenia i od kiedy należy z nich korzystać?

Czym jest usługa e-Doręczenia?

Jest to specjalna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Obejmuje ona przede wszystkim instytucje publiczne – urzędy i inne podmioty – ale także przedsiębiorców. Dla nich jednak obowiązek dotyczący terminu wdrożenia usługi jest nieco inny.

W ramach wprowadzanego systemu możliwe jest wysyłanie i odbieranie korespondencji cyfrowej. Co istotne, skutek będzie równoważny z listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. E-Doręczenia mają gwarantować pełną identyfikację zarówno nadawcy, jak i odbiorcy. Ważnym elementem rozwiązania jest także możliwość przechowywania korespondencji wysłanej i otrzymanej w formie elektronicznej. W praktyce usługa ma docelowo zastąpić tradycyjne przesyłanie pism urzędowych i korespondencję ePUAP.

Na czym polega obowiązek e-Doręczeń?

Polega on na konieczności posiadania adresu do e-Doręczeń, który będzie wpisany do bazy adresów elektronicznych (BAE). Ma być on powiązany z:

1. Publiczną Usługą Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (PURDE), albo;
2. Komercyjną usługą, która jest określona w ustawie jako kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (kwalifikowana usługa RDE).

Przykładowo: podmiot niepubliczny z KRS (np. może to być spółka handlowa) decyduje się na wybranie PURDE lub kwalifikowanej usługi RDE. Pierwsza opcja jest bezpłatną usługą publiczną świadczoną przez wyznaczonego operatora. Aktualnie jest to Poczta Polska S.A. Ustawa przewiduje możliwość korzystania z odpłatnych usług komercyjnych, o ile będą one spełniały określone standardy. Nie każdy musi chcieć, aby realizowała to bowiem Poczta Polska.

UWAGA! Wybierając na początku PURDE, przedsiębiorca może zrezygnować z tego rozwiązania i przejść do usługi komercyjnej. Wtedy musi jednak zachować dotychczasowy adres do doręczeń elektronicznych.

Jakie firmy mają obowiązek korzystania z e-Doręczeń?

Wszystkie spółki, które będą wnioskować o wpis do rejestru przedsiębiorców KRS w tym roku, czyli po 1 stycznia 2025 roku, już na etapie rejestracji muszą uzyskać adres do e-Doręczeń. W przypadku wpisania do rejestru przedsiębiorców KRS przed 1 stycznia 2025 roku termin uzyskania adresu do e-Doręczeń upłynie 1 kwietnia 2025 roku.

Kalendarz wdrożenia nowych rozwiązań

W przypadku nowego systemu e-Doręczeń warto zwrócić uwagę na to, jak wygląda kalendarz wdrożenia systemu doręczeń elektronicznych.

Najsztywniejsze zasady weszły w życie 1 stycznia 2025 roku i objęły przede wszystkim:

• Organy administracji rządowej i wszystkie publiczne urzędy oraz instytucje;
• NFZ, ZUS, wszelkie podmioty publiczne;
• Podmioty niepubliczne rejestrujące się w KRS po 1 stycznia 2025 roku;
• Osoby wykonujące zawody tzw. zaufania publicznego tj. radcy prawni, doradcy podatkowi, adwokaci, doradcy restrukturyzacyjni, rzecznicy patentowi i notariusze.

Jednak inaczej wygląda w przypadku spółek. Ważne daty to:

• 1 kwietnia 2025 – od tego dnia obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych będzie spoczywać na podmiotach niepublicznych zarejestrowanych w KRS przed 1 stycznia 2025.
• 1 lipca 2025 – obowiązek będą miały podmioty niepubliczne zarejestrowane W CEiDG do 31 grudnia 2024 -> gdy zmiany we wpisie zajdą po 30 czerwca 2025 roku.
• Od 1 października 2026 – reszta podmiotów niepublicznych zarejestrowanych w CEiDG do 31 grudnia 2024 roku (czyli również w przypadku braku dokonywania zmian we wpisie).
• Od 1 października 2029 roku – jednostki samorządu terytorialnego, trybunały, sądy komornicy itp.

Czy E-Doręczenia przynoszą korzyści dla przedsiębiorców?

Jakie potencjalne i faktyczne korzyści można wskazać w przypadku e-Doręczeń dla przedsiębiorców? Przede wszystkim list polecony z urzędu można będzie odebrać przez Internet. Jest to ułatwienie w szczególności dla osób intensywnie prowadzących biznes, gdy częściej można zapomnieć o awizie w skrzynce. Pomoże to również w uniknięciu kolejek na poczcie, aby odebrać pismo urzędowe.

Dodatkowo e-Doręczenia gwarantują możliwość odpowiadania na korespondencję otrzymaną od instytucji publicznych, co też gwarantuje oszczędność czasu i pieniędzy. M.in. dlatego, że nie trzeba wtedy przesyłać dokumentów drogą tradycyjną.

Załatwianie spraw urzędowych ma być o wiele szybsze, co powinni docenić przedsiębiorcy, którym zależy na sprawnym i płynnym prowadzeniu biznesu. Tym bardziej że niekiedy czas przesyłania korespondencji niepotrzebnie wydłużał termin oczekiwania na ważne decyzje urzędnicze.

Warto przy tym nadmienić, że dzięki e-Doręczeniom korespondencja ma trafić do adresata również wtedy, gdy zmieni lokalizację biura. Wreszcie wymogi dotyczące zachowania bezpieczeństwa sprawiają, że zarówno usługa publiczna, jak i komercyjna będzie opierać się na zaawansowanych metodach szyfrowania i sprawdzania tożsamości.