Jak wybrać program do fakturowania z KSeF?

Od 2026 roku wystawienie faktury nie będzie już tylko kwestią wyboru narzędzia czy przyzwyczajeń księgowej. Dokument pojawi się w centralnym systemie Ministerstwa Finansów – KSeF – i dopiero tam uzyska moc prawną. W związku z tym przedsiębiorcy muszą zadbać o coś więcej niż drukarkę i faktury w PDF przesyłane mailem. Wielu już zaczyna przygotowania. Potrzebne jest jednak oprogramowanie, które nie tylko pozwoli wystawić fakturę, ale też płynnie połączy się z KSeF. Jak podjąć decyzję, żeby wybrany system działał bezproblemowo i nie stał się źródłem stresu? Wybór jest dosyć szeroki, a pytań coraz więcej, dlatego rozwiewamy wątpliwości.

Dlaczego program do fakturowania z KSeF ma takie znaczenie?

Pierwszą kwestię, którą warto zapamiętać, jest to, że faktura w KSeF będzie faktycznie istnieć dopiero wtedy, gdy otrzyma numer identyfikacyjny nadany przez system. Jeśli oprogramowanie nie prześle jej poprawnie, dokument nie powstanie, a sprzedaż nie będzie udokumentowana. Problem pojawia się także w razie błędów – każdy z nich trzeba korygować przez system, więc stabilność programu okazuje się koniecznością.

Przedsiębiorca, który wybierze narzędzie niedostosowane do nowych wymogów, ryzykuje przestoje w rozliczeniach, bałagan w obiegu dokumentów i dodatkowe koszty. To nie jest moment, w którym można eksperymentować – system KSeF wymusza od nas dyscyplinę.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze programu zintegrowanego z KSeF?

Decyzja nie sprowadza się jedynie do porównania cenników. Najważniejsze są funkcje i bezpieczeństwo. Dokładniej:

• Integracja z KSeF i aktualizacje – program musi być kompatybilny z systemem ministerialnym i mieć gwarancję szybkich aktualizacji. KSeF będzie rozwijany, a przepisy zmieniają się często – producent oprogramowania powinien nad tym nadążać.
• Bezpieczeństwo danych – faktury to nie tylko kwoty i numery kont, ale także dane kontrahentó Szyfrowanie, certyfikaty i zgodność z RODO to absolutne podstawy.
• Intuicyjna obsługa – nie każdy przedsiębiorca jest specjalistą IT. Program powinien być prosty w codziennym użytkowaniu, bo błędy w obsłudze oznaczają błędy w fakturach.
• Dodatkowe funkcje – warto sprawdzić, czy program obsługuje również JPK, kadry i płace, integrację z magazynem czy bankowością. Dzięki temu całość procesów można prowadzić w jednym miejscu.

Chmura czy wersja lokalna: co będzie lepsze?

Kiedyś większość programów instalowano na komputerze w firmie. Dzisiaj coraz więcej rozwiązań działa w chmurze. Jakie są różnice pomiędzy tymi dwoma rozwiązaniami?

• Wersja lokalna daje poczucie pełnej kontroli, jednak wymaga aktualizacji po stronie użytkownika i może być mniej elastyczna w pracy zdalnej.
• Systemy chmurowe umożliwiają logowanie z dowolnego miejsca, z kolei aktualizacje dzieją się po stronie dostawcy. Wymagają jednak stabilnego internetu i pełnego zaufania do bezpieczeństwa serwerów.

Nie ma jednego słusznego rozwiązania dla każdego przedsiębiorcy – wybór zależy od tego, czy firma stawia na mobilność, czy bardziej zależy jej na pracy stacjonarnej.

Biuro rachunkowe a KSeF – wsparcie, którego nie zapewni żaden system

Nawet najlepszy program nie zastąpi wiedzy księgowego ani doradcy podatkowego. Oprogramowanie ułatwia wystawienie faktury, ale nie podpowie, czy dana transakcja jest poprawnie udokumentowana, ani czy podatek został rozliczony zgodnie z przepisami.

Biuro rachunkowe jest nieocenionym wsparciem w interpretacji przepisów, kontroli poprawności danych i wprowadzaniu procedur, które ograniczają ryzyko błędów. Daje to duży spokój – przedsiębiorca wystawia fakturę w programie, a księgowy sprawdza, czy całość zgadza się z ustawą o VAT, rozliczeniami CIT i wymaganiami fiskusa.

Wybór programu do fakturowania z KSeF to decyzja strategiczna, ale nie ostateczna. Narzędzie powinno być wygodne, bezpieczne i kompatybilne z systemem ministerialnym, ale to dopiero połowa sukcesu. Druga połowa to pewność, że faktury są poprawne, podatki rozliczone prawidłowo, a pracownicy wiedzą, jak obsługiwać nowe rozwiązanie.

Dlatego zamiast pytać tylko „jaki program wybrać?”, warto pomyśleć szerzej: jak połączyć odpowiednie narzędzie z profesjonalnym wsparciem księgowym i doradczym. Dopiero wtedy KSeF przestaje być biurokratycznym obowiązkiem, a staje się elementem codziennego, uporządkowanego rytmu w firmie.