Jak zaplanować cash flow sezonowej działalności (studium: branża eventowa)

Branża eventowa żyje falami i każdy, kto choć raz organizował dużą konferencję czy wesele, doskonale to odczuwa. Bywają miesiące, w których telefon dzwoni co pięć minut, a w kalendarzu brakuje już wolnych terminów. Potem przychodzi moment, gdy skrzynka mailowa milczy, a cisza zaczyna niepokoić bardziej niż problemy organizacyjne, Nie jest to błąd w Twoim modelu biznesowym, a zwyczajna natura tego rynku. Problem pojawia się dopiero wtedy, gdy ta sezonowość zaskakuje Twoje konto bankowe. Przeczytaj o tym, jak zaplanować cash flow, gdy prowadzisz sezonową działalność.

Sezon mija, ale stałe rachunki zostają na posterunku

Płynność finansowa, czyli słynny cash flow, rzadko psuje się dlatego, że firma przynosi straty. Najczęściej powodem jest to, że pieniądze trafiają do firmy w zupełnie innym rytmie niż z niej wypływają. Bez konkretnego planu nawet rekordowy sezon może skończyć się nerwowym sprawdzaniem salda w lutym, gdy trzeba opłacić faktury, a dostatecznej ilości nowych zleceń chwilowo brakuje. 

Eventy mają swój kalendarz, którego nie oszukamy:

• Wiosna, lato i początek jesieni to czas żniw: wesela, pikniki, jubileusze i integracje pod gołym niebem.
• Zima z kolei bywa czasem wyciszenia, szczególnie po gorączce grudniowych wigilii firmowych.

Problem polega na tym, że ZUS, czynsz za magazyn sprzętu, leasingi na furgonetki czy raty za nagłośnienie nie mają trybu zimowego. Wymagają zapłaty co miesiąc, bez względu na to, ile imprez obsłużyłeś w danym okresie.

Planowanie przepływów zacznij więc od stworzenia zestawienia wydatków stałych. Nie licz średniej z roku, bo ona tylko zaciemnia obraz. Rozpisz czarno na białym: ile żywej gotówki musi wyjść z Twojej firmy w styczniu, lutym i marcu. Dopiero gdy zobaczysz te kwoty, nałóż na nie planowane wpływy. Bardzo szybko zobaczysz, w których miesiącach Twój pas startowy robi się niebezpiecznie krótki i gdzie musisz odłożyć zapasy.

Zaliczki to nie kieszonkowe, to Twój darmowy kredyt

Wielu przedsiębiorców wciąż traktuje zaliczki jako miły bonus lub dowód na to, że klient bukuje termin. To błąd. Jest to poniekąd prawda, ale nie do końca. Dobrze ustawiony system zaliczek może być najtańszą forma finansowania Twojej firmy. Dzięki nim przygotowujesz event za pieniądze klienta, a nie za swoje oszczędności czy kredyt obrotowy.

Jeśli klient płaci solidną część kwoty już przy podpisaniu umowy, zyskujesz trzy korzyści:

• Masz gotówkę na opłacenie podwykonawców lub rezerwację hoteli bez ruszania własnych rezerw.
• Minimalizujesz ryzyko, że ktoś zrezygnuje z Twoich usług na tydzień przed terminem bez konsekwencji.
• Stabilizujesz stan konta w miesiącach, w których tylko przygotowujesz projekty, ale fizycznie ich nie realizujesz.

Czasami wystarczy przesunąć termin wpłaty drugiej transzy o dwa tygodnie wcześniej, żeby podbudować sytuację finansową firmy w martwym sezonie.

Nie daj się zwieść letniej euforii

Kiedy trwa szczyt sezonu i na konto wpływają wysokie kwoty, łatwo uwierzyć, że tak będzie już zawsze. Niestety, jest to najprostsza droga do kłopotów. Pojawia się pokusa, że skoro zarabiasz, to możesz kupić te droższe oświetlenie lub wynająć większe biuro ze spokojem. Nowoczesny sprzęt jest kuszący, ale pamiętaj, że rata za niego będzie obowiązywać także w listopadzie, gdy zleceń będzie mniej.

Zdrowe podejście polega na tym, że część zysków z lata po prostu zamrażasz. Nie traktuj ich jak rezerwy na czarną godzinę. To Twój fundusz na przetrwanie zimy. Firmy, które śpią spokojnie, wypracowują prosty nawyk: od razu po wpłynięciu większej faktury przelewają określony procent na osobne konto. Pieniądze te nie istnieją dla nich do momentu, aż przyjdzie słabszy okres. Dzięki temu nie muszą ratować się drogimi pożyczkami, gdy rynek czasowo zwalnia.

Podatki nie są niespodziewane

W branży eventowej podatki mogą zaskoczyć w najmniej odpowiednim momencie. Realizujesz duży projekt, wystawiasz fakturę na sporą kwotę, cieszysz się z sukcesu, a miesiąc później przeżywasz szok, gdy trzeba opłacić VAT i podatek dochodowy. To klasyczna pułapka patrzenia na przychód, zamiast na to, co faktycznie zostaje na rękę.

Część pieniędzy z każdej faktury od początku nie należy do Ciebie. One tylko chwilowo znajdują się na Twoim koncie, zanim trafią do urzędu. Dobrze poukładany cash flow zakłada, że te kwoty są wirtualnie oddzielone od reszty kapitału. Tutaj nieocenioną rolę odgrywa mądre wsparcie księgowe. Profesjonalne biuro rachunkowe Poznań nie tylko rozliczy faktury, ale pomoże Ci wyliczyć symulacje na kilka miesięcy do przodu. Wiedza o tym, ile podatku zapłacisz za kwartał, pozwala Ci planować wydatki bez stresu, że nagle zabraknie Ci na ważne zobowiązania czy wynagrodzenia dla personelu.

Planowanie jest drogą, która nigdy się nie kończy

W eventach wszystko jest płynne. Klient może przesunąć termin imprezy o trzy miesiące, pogoda może pokrzyżować plany plenerowe, a podwykonawca może nagle podnieść swoje ceny.

Aby trzymać rękę na pulsie, regularnie sprawdzaj:

• Na ile miesięcy wystarczy Ci gotówka, którą masz teraz na koncie?
• Jakie wpłaty są pewne, a które mogą się opóźnić?
• Gdzie można przyciąć koszty, jeśli zapowiadany projekt nie dojdzie do skutku?

Nawyk patrzenia na firmę przez pryzmat czasu, a nie tylko liczby zleceń, daje Ci ogromną przewagę.

Sezonowość może być Twoim atutem

Sezonowość w eventach nie musi boleć. Wręcz przeciwnie, podczas intensywnych miesięcy możesz zarobić tyle, żeby nie tylko przeżyć zimę, ale też zainwestować w rozwój. Warunek jest jeden: musisz zarządzać pieniędzmi tak, by pracowały dla Ciebie także wtedy, gdy Ty odpoczywasz po aktywnym sezonie.

Prawidłowo zaplanowany cash flow daje Ci coś bezcennego. Dzięki niemu negocjujesz z klientami z pozycji siły, a nie desperacji. Możesz inwestować wtedy, gdy ceny sprzętu są najniższe, a nie wtedy, gdy akurat masz coś na koncie. Ostatecznie o stabilności Twojej firmy eventowej nie decyduje to, ile imprez zrobisz w czerwcu, tylko to, co dzieje się z Twoimi pieniędzmi pomiędzy okresami, w których jest popyt.