Kary finansowe i postępowanie w razie awarii KSeF

W lipca 2024 roku wchodzą w życie przepisy regulujące obowiązek wdrożenia KSeF przez podatników. Między innymi dotyczą one również kar, jakie mogą być nałożone na w razie awarii systemu. Konsekwencje zależą od konkretnego od przypadku. Co dokładnie mówią poszczególne regulacje?

Wdrożenie KSeF obowiązkowe od 1 lipca

Wszyscy podatnicy prawdopodobnie już wiedzą, że 1 lipca 2024 r. wchodzi w życie ustawa regulująca obowiązek korzystania z systemu KSeF. Obowiązek ten na mocy ustawy wejdzie w życie 1 lutego 2026 r. w wyniku przesunięcia terminu, spowodowanego zaistniałymi wadami projektu.

Po prześledzeniu wszystkich regulacji, niektóre z nich budzą wiele wątpliwości. Tak też jest z kwestią nakładania kar na podatników, którzy z powodu awarii nie dotrzymają terminu wysłania faktur.

Kiedy kary w przypadku awarii KSeF?

Kar nie muszą obawiać się wszyscy. To, czy podatnik poniesie jakieś konsekwencje, zależy od powodu wystąpienia awarii czy niedostępności KSeF. Jeśli jest on niedostępny i uniemożliwia rozliczenie z powodu awarii KSeF (po stronie Ministerstwa Finansów lub podatnika) przedsiębiorcy nie muszą obawiać się przykrych skutków. Jednak w przypadku gdy nie mogą poczekać z wysłaniem faktury, konieczne jest jej wystawienie jej w trybie offline. W tym przypadku należy po naprawie awarii przesłać ją do KSeF. Ostateczny termin, w którym musi trafić ona do systemu, wynosi maksymalnie 7 dni albo 1 dzień, w zależności od tego, po czyjej stronie nastąpiła awaria:

• Niedostępność KSeF – nie później niż kolejnego dnia roboczego po dniu zakończenia niedostępności.
• Awaria KSeF – w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii.
• Problemy techniczne występujące po stronie podatnika (np. awaria internetu) – najpóźniej kolejnego dnia roboczego po dniu wystawienia faktury poza systemem KSeF.

Kto może spodziewać się kar, w razie niedotrzymania obowiązku wystawienia faktury za pośrednictwem KSeF? Są to podatnicy, którzy:

• nie dotrzymają terminu wysłania faktury do systemu (w przypadku awarii wynosi on 1 lub 7 dni),
• wystawią fakturę, która nie jest zgodna z udostępnionym w KSeF wzorem (w przypadku awarii faktura w trybie offline zgodnie z wzorem faktury ustrukturyzowanej),
• nie wdrożą nowego obowiązkowego systemu e-faktur od lutego 2026 r.

Jakie kary finansowe w przypadku awarii KSeF obowiązują?

Jeśli podatnika dotyczy wyżej wymieniona sytuacja, naczelnik może nałożyć na niego karę w drodze decyzji. Może wynosić ona nawet 100% wysokości kwoty podatku widniejącego na fakturze, której dotyczy przypadek.

W sytuacji, gdy na fakturze nie wskazano podatku, kara pieniężna będzie inna. Wówczas może wynieść do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem, widniejącej na danej fakturze.

Podczas postępowania naczelnik weźmie pod uwagę kilka elementów, mających istotny wpływ na wydanie decyzji.

Są to np.:

• Dokładne okoliczności, w jakich zostało naruszone prawo przez podatnika.
• Częstotliwość niedopełniania obowiązku wynikającego z wdrożenia z krajowego systemu e-Faktur.
• Poprzednio nałożone kary o podobnym charakterze.
• Wysokość korzyści, jakie podatnik osiągnął poprzez złamanie przepisów.
• Działania podjęte dobrowolnie przez podatnika w celu uniknięcia skutków naruszenia prawa.
• Jeśli sprawa dotyczy osoby fizycznej – osobiste warunki strony.

Jak uniknąć kar finansowych przy awarii KSeF?

Już dzisiaj dobrze wiedzieć, jakie istnieją sposoby na uniknięcie ewentualnych kar, którym z pewnością chce zapobiec każdy podatnik. W przypadku awarii systemu nie dla wszystkich jest to zrozumiałe. Istnieje metoda, aby umożliwić wystawienie faktury mimo niedziałającego systemu i dostarczyć ją drogą elektroniczną. W tym celu należy skorzystać z trybu awaryjnego, który daje możliwość wizualizacji faktury, opatrzenia jej kodem QR i dostarczenia np. mailowo. Pamiętajmy jednak o obowiązku dostarczenia faktury w KSeF we wskazanym terminie.

Jeśli powód awarii jest po stronie KSeF, podatnik może dostarczyć fakturę do systemu w ciągu 7 dni roboczych. W pozostałych przypadkach jest do 1 dzień roboczy.