Kiedy należy wystawić fakturę zaliczkową?

W codziennym prowadzeniu firmy nie brakuje sytuacji, w których klient najpierw wpłaca pieniądze, a dopiero potem otrzymuje towar lub usługę. Czasem jest to zaliczka na przyszłą dostawę, czasem forma rezerwacji terminu. W takich przypadkach obowiązek podatkowy nie powstaje dopiero przy finalizacji. Trzeba pamiętać o wystawieniu tzw. faktury zaliczkowej. Kiedy dokładnie należy ją wystawić, co powinna zawierać i jak uniknąć błędów? Wyjaśniamy krok po kroku.

Zaliczka a obowiązek wystawienia faktury – gdzie leży granica?

Zacznijmy od podstaw. Zaliczka jest po prostu częścią zapłaty uiszczoną przed dostarczeniem towaru lub wykonaniem usługi. W rzeczywistości jest to wyraz zaufania ze strony klienta, który pokazuje, że jest gotów współpracować i chce zarezerwować produkt lub usługę na określonych warunkach. Po stronie przedsiębiorcy rodzi się wtedy obowiązek podatkowy i dzieje się to, zanim dojdzie do właściwej transakcji.

Zgodnie z art. 106i ust. 2 ustawy o VAT fakturę zaliczkową należy wystawić najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano zaliczkę. Uwaga! Nie warto czekać do ostatniej chwili. Dobrą praktyką jest wystawienie faktury zaliczkowej niezwłocznie po otrzymaniu płatności. Ułatwia to księgowanie i minimalizuje ryzyko błędów lub nieporozumień z klientem.

Kiedy nie wystawiać faktury zaliczkowej?

Ogólna zasada mówi o obowiązku wystawienia faktury po otrzymaniu zaliczki, ale są od tej reguły wyjątki. Nie ma potrzeby wystawiania faktury zaliczkowej w przypadku:

• transakcji zwolnionych z VAT (są to np. niektóre usługi edukacyjne),
• sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej – jeśli klient nie zażąda faktury,
• sytuacji, gdy zaliczka została wpłacona i w tym samym miesiącu nastąpiła dostawa towaru lub wykonanie usługi – wystarczy faktura końcowa.

To właśnie ostatni przypadek budzi często najwięcej wątpliwości. Jeśli klient wpłacił zaliczkę np. 3 lipca, a towar dostarczono 25 lipca, nie ma obowiązku wystawiania dwóch faktur. Wystarczy jedna – faktura końcowa, która obejmie całą wartość transakcji.

Co powinna zawierać faktura zaliczkowa?

Faktura zaliczkowa musi zawierać te same dane co każda inna faktura VAT, czyli:

• datę wystawienia,
• numer,
• dane nabywcy i sprzedawcy,
• kwotę i stawkę VAT.

Najważniejszy jest jednak opis: należy jasno wskazać, że dokument dotyczy zaliczki, a nie całkowitej wartości sprzedaży.

Jeśli transakcja ma zostać rozliczona w kilku ratach, możesz wystawić kilka faktur zaliczkowych – każda dotycząca konkretnej płatności. W takim wypadku faktura końcowa powinna zawierać odniesienie do wszystkich wcześniejszych faktur zaliczkowych i uwzględniać sumę już opłaconą.

Czym różni się faktura zaliczkowa od końcowej?

Z punktu widzenia formalnego faktura końcowa różni się od zaliczkowej tym, że dokumentuje całość dostawy towaru lub usługi. Jeśli wcześniej była już wystawiona jedna lub więcej faktur zaliczkowych, faktura końcowa powinna je uwzględniać – zarówno w treści, jak i w rozliczeniu kwot.

W związku z tym w fakturze końcowej nie powielaj raz jeszcze kwoty zaliczek jako nowej podstawy opodatkowania. Rozlicz ją jako część wcześniej zapłaconą. Dzięki temu klient dokładnie będzie wiedział, ile jeszcze pozostało do zapłaty i za co konkretnie płaci.

Co grozi za brak faktury zaliczkowej?

Pomijanie faktur zaliczkowych to jeden z częstszych błędów księgowych. Może to prowadzić do poważnych konsekwencji, włącznie z zaległościami podatkowymi i odsetkami. Fiskus uznaje bowiem, że skoro została wpłacona zaliczka, powstał obowiązek podatkowy, a więc przedsiębiorca powinien wykazać VAT.

Dlatego lepiej nie liczyć na to, że nikt się nie zorientuje i od razu po otrzymaniu zaliczki wystawić właściwy dokument. W razie kontroli urząd może nie tylko naliczyć zaległy VAT, ale również uznać koszty rozliczenia końcowego za błędne.

Nie ryzykuj, fakturuj mądrze

Faktura zaliczkowa nie jest formalnością, którą można pominąć. To dokument księgowy, który zabezpiecza interesy obu stron. Klient wie, że jego płatność została udokumentowana, a przedsiębiorca działa zgodnie z przepisami. Jeśli prowadzisz firmę i zdarza Ci się przyjmować płatności z góry, zadbaj o prawidłowe wystawienie faktury zaliczkowej i uniknij problemów przy rozliczeniach VAT.