Kontrola celno-skarbowa – co warto wiedzieć?

Nie dostajesz zawiadomienia, nie masz przed sobą pisma z „uprzejmie informujemy”, nie ma czasu na porządki w dokumentach. Są drzwi, dzwonek i legitymacja. Tak zaczyna się kontrola celno-skarbowa. Kiedy Krajowa Administracja Skarbowa podejrzewa, że coś jest nie tak, nie traci czasu na zapowiadanie wizyty. Nie jest to opowieść z dramatycznym zwrotem akcji, a realny scenariusz, który w ostatnich latach rozgrywa się coraz częściej. Jak przygotować się do kontroli celno-skarbowej? Jak przebiega i co warto wiedzieć w tym temacie?

Czym różni się kontrola celno-skarbowa od kontroli podatkowej?

Główna różnica jest taka, że nikt nie informuje, że zjawi się w celu kontroli. Nie obowiązują tutaj typowe zasady gry. W kontroli podatkowej przedsiębiorca ma przywileje – terminy, limity dni, miejsce działania.

Przy kontroli celno-skarbowej KAS ma niemal wolną rękę:

• Nie obowiązuje zawiadomienie z 7-dniowym wyprzedzeniem.
• Nie ma ograniczeń w liczbie dni w roku, w których urzędnicy mogą Cię kontrolować.
• Nie musi być podejrzenia wielkiego przestępstwa. Wystarczy mała wątpliwość, nietypowy zwrot VAT lub transakcja z „podejrzanym” kontrahentem.

Jak przebiega kontrola celno-skarbowa?

Wygląda jak scenariusz filmowy, ale nie z Hollywood, a z urzędu skarbowego.

Kontrolerzy mogą pojawić się z dnia na dzień. Mają legitymację, więc mają prawo działać. Upoważnienie doniosą w ciągu trzech dni. Nie pytają, czy Ci wygodnie. Pytają o faktury, deklaracje, JPK, listy przewozowe i umowy. Sprawdzają, mierzą, zabezpieczają. Czasem przeszukują, czasem wchodzą z Policją, a innym razem z psem.

Co kontroluje kontrola celno-skarbowa?

Weryfikowane są nie tylko VAT i PIT, akcyza i faktura za zakup usług z zagranicy. Zakres tej kontroli to pełne spektrum:

• import, eksport, obroty towarem,
• zgodność z przepisami celnymi i dewizowymi,
• paliwa, alkohol, papierosy – również w legalnym obrocie,
• hazard i automaty do gier,
• AML – przeciwdziałanie praniu pieniędzy,
• kontrole w ramach bezpieczeństwa żywności, zdrowia publicznego i weterynarii.

Są to tylko najważniejsze punkty. Pełen zakres kontroli jest tak elastyczny, jak uzna za słuszne KAS.

Jak długo trwa kontrola celno-skarbowa?

Teoretycznie kontrola powinna się zamknąć w 3 miesiącach od wszczęcia. Mimo wszystko, jeśli tylko pojawi się „uzasadniona potrzeba”, termin z powodzeniem można rozciągnąć. Potrzeby bywają bardzo szeroko interpretowane. W rzeczywistości kontrola może ciągnąć się pół roku lub dłużej. Chociaż przedsiębiorca ma prawo złożyć ponaglenie, to rzadko kiedy jego decyzja zmienia bieg zdarzeń.

Co możesz zrobić podczas kontroli, a co musisz?

Masz 14 dni od rozpoczęcia kontroli, żeby skorygować deklarację podatkową, ale tylko w zakresie objętym kontrolą. I możesz zrobić to tylko raz! Potem kontrola celno-skarbowa przechodzi w tryb postępowania podatkowego. Tutaj na znaczeniu zyskują już odsetki, sankcje i decyzje administracyjne.

Masz też obowiązek udostępnić wszystko, o co poproszą urzędnicy:

• księgi,
• faktury,
• pliki JPK,
• dostęp do systemów księgowych.

Masz do tego prawo: składać wyjaśnienia, przedstawiać dowody i współpracować z pełnomocnikiem.

Co po kontroli celno-skarbowej?

Najczęściej mają miejsce trzy warianty:

1. Wszystko gra – kontrola kończy się protokołem i podziękowaniem.
2. Znaleziono nieprawidłowości – kontrola przechodzi w postępowanie podatkowe.
3. W grę wchodzi kara – sprawa trafia do postępowania karnego skarbowego.

Wbrew temu, co myśli wielu przedsiębiorców, wcale nie trzeba mieć fikcyjnych faktur na grube sumy, aby zostać ukaranym. Niekiedy wystarczy brak zgłoszenia do VAT-R, błędna stawka lub pusta faktura.

Przykład kontroli celno-skarbowej i nałożonej kary

W jednej z firm z branży remontowo-budowlanej kontrola celno-skarbowa zaczęła się od niewinnej niezgodności w pliku JPK. Urzędnicy zakwestionowali kilka faktur kosztowych od jednego kontrahenta. Wszystko wyglądało poprawnie: NIP, kwota, opis. Problem leżał w tym, że wystawca faktur nie istniał pod wskazanym adresem i nikt nie odbierał telefonu.

Po krótkim dochodzeniu okazało się, że faktury były puste – nie stała za nimi żadna realna usługa. Kontrahent działał na podstawie cudzych danych. W efekcie przedsiębiorca musiał nie tylko zapłacić zaległy VAT, ale też zmierzyć się z postępowaniem karnym skarbowym za posługiwanie się nierzetelną dokumentacją. Mimo, że nie on te faktury wystawiał, to on ponosił za nie konsekwencje.

Finałem była kara grzywny, obowiązek zwrotu VAT-u z odsetkami i wizerunkowy problem, który odbił się echem wśród klientów i dostawców.

Co robić, żeby nie obawiać się kontroli celno-skarbowej?

• Trzymaj porządek w papierach.
• Pilnuj, z kim robisz interesy – sprawdzaj kontrahentó
• Konsultuj się z księgową i prawnikiem, zanim coś podpiszesz, jeśli nie jesteś tego pewien.
• Miej plan na sytuację kryzysową – najlepiej z numerem do pełnomocnika w telefonie.

Kiedy zaczyna się kontrola celno-skarbowa, nie masz czasu na zadanie pytań i zastanawianie się „co teraz”. Wtedy liczy się tylko to, jak dobrze jesteś do niej przygotowany.

Kontrola celno-skarbowa to narzędzie, które państwo coraz częściej wyciąga z szuflady. Przedsiębiorca ma wybór. Może czekać i liczyć, że jego to nie dotyczy, ale może też działać z wyprzedzeniem i zamienić strach w procedurę, która go nie zaskoczy. W biznesie nie chodzi tylko o to, żeby zarabiać i niczym się nie martwić. Liczy się to, żeby wiedzieć, jak przetrwać kontakt z urzędem skarbowym i wyjść z wszystkiego w jednym kawałku.