Kontrola podatkowa – co warto wiedzieć?

Nikt nie lubi niezapowiedzianych wizyt, zwłaszcza jeśli chodzi o urząd skarbowy. Niestety kontrola podatkowa to coś, z czym musi liczyć się każdy przedsiębiorca – nawet ten najbardziej skrupulatny. Fiskus nie puka do drzwi tylko wtedy, gdy coś już jest nie tak. Czasem przychodzi, żeby to zweryfikować. Kiedy można spodziewać się kontroli podatkowej? Jak być przygotowanym i czego można się spodziewać?

Czy to już? Kiedy można spodziewać się kontroli podatkowej?

Najczęściej wszystko zaczyna się od zapowiedzi. Zgodnie z art. 282b Ordynacji podatkowej urząd skarbowy zawiadamia o zamiarze przeprowadzenia kontroli podatkowej. W typowej sytuacji kontrola może się rozpocząć nie wcześniej niż po 7 dniach, a nie później niż po 30 dniach od doręczenia zawiadomienia. Jednak są od tego wyjątki!

Kontrola bez zapowiedzi jest możliwa, gdy istnieje ryzyko usunięcia dokumentów, podejrzenie ukrywania dochodów, nadmierne zwroty VAT czy wątpliwości co do rejestru kas fiskalnych. W takich przypadkach urzędnicy mają prawo zjawić się z dnia na dzień – z legitymacją i upoważnieniem, ale bez wcześniejszego pisma zawiadamiającego.

Kogo najczęściej kontroluje skarbówka?

Wbrew pozorom kontrola dotyczy nie tylko tych, którzy już robią coś podejrzanego. W ostatnich latach coraz częściej kontroluje się mikro- i małe firmy, które występują o zwroty VAT, wykazują niestandardowe koszty lub znalazły się w systemie STIR. Kontrola podatkowa nie dotyczy wyłącznie dokumentacji. Może być efektem działania algorytmów, które wykrywają nieprawidłowości lub powiązania między podatnikami.

Typowe powody, dla których urząd skarbowy może wszcząć kontrolę, to:

• niezgodności między deklaracjami a raportami JPK,
• nadzwyczaj wysokie koszty lub odliczenia,
• obrót z podmiotami powiązanymi lub z krajów ryzyka,
• częste korekty deklaracji lub deklaracje zerowe przy dużym obrocie,
• informacje z ZUS, banku, a nawet z donosów.

Uwaga! Urząd skarbowy nie ma obowiązku wskazywać konkretnego powodu kontroli. Warto mimo wszystko znać mechanizmy, które zwiększają ryzyko znalezienia się na celowniku.

Jak wygląda kontrola podatkowa krok po kroku?

Po otrzymaniu zawiadomienia (lub nie, w przypadku kontroli z zaskoczenia), kontrolujący okazują upoważnienie i legitymację służbową. Następnie rozpoczynają czynności w miejscu prowadzenia działalności, przechowywania dokumentów lub w innym wskazanym przez podatnika miejscu.

Zakres kontroli wynika bezpośrednio z treści upoważnienia – mogą to być rozliczenia VAT za konkretny okres, sposób dokumentowania kosztów uzyskania przychodów, ewidencje sprzedaży, zgodność deklaracji z JPK, rozliczenia zaliczek, rejestry kas fiskalnych, umowy, faktury i rachunki bankowe.

Podatnik podczas kontroli ma obowiązek:

• umożliwić wgląd do dokumentów,
• udostępnić systemy księgowe (jeśli są prowadzone elektronicznie),
• zapewnić dostęp do pomieszczeń,
• wskazać osobę upoważnioną do kontaktu.

Po zakończeniu wizyt sporządzany jest protokół, który zawiera ustalenia kontrolne. Podatnik może do niego wnieść zastrzeżenia w ciągu 14 dni. Warto z tego prawa skorzystać, jeśli w protokole pojawiły się błędy i nieporozumienia lub coś zostało według Ciebie pominięte.

Ile trwa kontrola podatkowa?

Ustawa z 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców przewiduje czas trwania kontroli, który zależy od wielkości firmy:

• mikroprzedsiębiorcy: do 12 dni roboczych,
• mali przedsiębiorcy: do 18 dni,
• średni przedsiębiorcy: 24 dni,
• duże firmy: do 48 dni roboczych.

Urzędnicy mogą w uzasadnionych przypadkach przedłużyć ten termin, ale każdorazowo muszą o tym poinformować pisemnie. Kontrole mogą trwać też dłużej, jeśli są w między czasie zawieszane, np. na czas oczekiwania na odpowiedź innego urzędu.

Ważne! Limity nie obowiązują w każdym przypadku. Przepisy przewidują całą listę wyjątków, które sprawiają, że ograniczenia te bywają obchodzone, np. gdy kontrola dotyczy przestępstw skarbowych czy podejrzenia działalności bez rejestracji. Zwłaszcza w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej organy podatkowe mogą prowadzić kontrole częściej i dłużej, niż teoretycznie wynika z ustawy.

Jaka jest kara za kontrolę podatkową?

Jeśli kontrola podatkowa nie wykryje żadnych nieprawidłowości, cały proces zamyka się na wspomnianym protokole. Ale gdy coś wzbudziło wątpliwości lub wskazuje na błąd podatkowy, kolejnym krokiem może być wszczęcie postępowania podatkowego. Jest to już formalna procedura, która kończy się wydaniem decyzji określającej wysokość zaległości wraz z odsetkami, ewentualnymi sankcjami (np. 30% sankcją VAT) i obowiązkiem zapłaty.

W przypadku poważniejszych uchybień sprawa może trafić także na grunt odpowiedzialności karno-skarbowej. Najczęściej dotyczy to sytuacji, gdy istnieje podejrzenie celowego działania, zatajenia dochodów czy posługiwania się nierzetelnymi fakturami.

Jak się przygotować do kontroli podatkowej?

• Zadbaj o porządek w dokumentach – zwłaszcza w tych tych związanych z kosztami i przychodami.
• Upewnij się, że deklaracje są spójne z JPK – niezgodności to bardzo częsty punkt zaczepienia.
• Regularnie analizuj księgi i raporty – np. przez wewnętrzne audyty lub outsourcing księgowy.
• Reaguj na wezwania i pisma urzędowe – nawet te z pozoru niegroźne.
• Konsultuj się z doradcą podatkowym – zwłaszcza przy korektach lub nietypowych transakcjach.

Kontrola podatkowa nie musi wiązać się z problemami, ale z pewnością wymaga spokoju, organizacji i znajomości swoich praw. Im lepiej przygotujesz do niej swoją firmę, tym mniej stresująca będzie wizyta urzędników. Chodzi nie tylko o rozliczenia, ale o transparentność, cyfrowy ślad i zgodność z przepisami, które zmieniają się szybciej niż sezony podatkowe.