Jak sprawdzić, czy kontrahent wywiązuje się z obowiązków podatkowych?

Wejście we współpracę z kontrahentem w dużym stopniu powinno wiązać się z poczuciem zaufania. W praktyce jest to jednak zawsze pewne ryzyko, w szczególności gdy nie znamy danej osoby lub firmy za dobrze. Na szczęście są sposoby na to, aby sprawdzić, czy obowiązki podatkowe naszego kontrahenta są spełnione. Jak to zrobić? Jakie informacje i gdzie możemy uzyskać? Gdzie te informacje będą bezpłatne, gdzie zaś płatne?

Dlaczego powinniśmy sprawdzić kontrahenta?

Z czysto biznesowego punktu widzenia otrzymanie niezwykle ciekawej oferty skłania nas do wejścia w potencjalnie zyskowny interes. Jednak w takich przypadkach, a właściwie we wszelkich nowych kontaktach biznesowych – warto dowiedzieć się czegoś więcej o potencjalnym kontrahencie. Ostatecznie nie chcemy przecież mieć transakcji z nieuczciwym biznesmenem. Jeśli zdobędziemy większą wiedzę o naszym potencjalnym partnerze, realnie zmniejszymy ryzyko utraty towaru lub pieniędzy. Pozwoli to nam również na zabezpieczenie przed odpowiedzialnością podatkową, którą normalnie moglibyśmy ponieść za tego oszusta. Koniec końców sprawdzenie kontrahenta, czy wywiązuje się z obowiązków podatkowych, będzie w przypadku ewentualnej kontroli skarbowej świadczyło na naszą korzyść. Będziemy mogli udowodnić, że wykazaliśmy się należytą starannością.

Czego dowiemy się w urzędzie skarbowym?

Możemy wystąpić z zapytaniem o kontrahenta do urzędu skarbowego. Tu uzyskamy informacje dotyczące wywiązywania się przez niego z obowiązków podatkowych.

Przede wszystkim mowa o:

• Złożeniu lub nie deklaracji podatkowej, którego to obowiązku był zobowiązany dopilnować.
• Tym, czy w złożonej deklaracji podatkowej są ujęte wszystkie czynności, które powinny się tam znaleźć.
• Czy kontrahent zalega wobec urzędu skarbowego w podatkach, czy wszystko jest opł

Uwaga! Trzeba być stroną transakcji, aby wystąpić o powyższe informacje.

Jednocześnie występując o zaświadczenie o realizacji obowiązków podatkowych, nie potrzebujemy zgody od przedsiębiorcy. Inaczej jest w przypadku występowania o zaświadczenie o wysokości zaległości podatkowych – tu już kontrahent musi wpierw wyrazić na to zgodę.

Jak uzyskać z US informację o wywiązywaniu się z obowiązków podatkowych kontrahenta?

Można to zrobić poprzez złożenie wniosku:

• Pocztą lub osobiście – w formie papierowej;
• Elektronicznie za pomocą EPUAP;
• W postaci załącznika ogólnego do e-US – również w formie elektronicznej.

Urząd Skarbowy zaświadczenie wydaje do 7 dni od dnia przyjęcia wniosku. Ewentualna opłata to 17 lub 21 zł (za wyjątkiem darmowych wniosków przez e-urząd).

Obowiązki podatkowe kontrahenta – informacje w rejestrach publicznych

Informacje nie tylko o krajowych, ale także o zagranicznych firmach znajdziemy w dostępnych przez internet bezpłatnych rejestrach publicznych. Pozwalają one na m.in. zweryfikowanie, czy podmiot jest podatnikiem VAT z zarejestrowaną działalnością gospodarczą, ale nie tylko! Gdzie warto szukać informacji?

KRS – Krajowy Rejestr Sądowy

W przypadku, gdy potencjalny kontrahent jest spółką prawa cywilnego, informacje nas interesujące znajdziemy w Krajowym Rejestrze Sądowym. Chodzi tu o spółki:

• Jawną,
• akcyjną,
• partnerską,
• komandytową,
• komandytowo-akcyjną,
• z ograniczoną odpowiedzialnością.

Wśród cennych informacji można poznać historię najważniejszych zmian w danej firmie, a przede wszystkim:

• Sposób reprezentacji – co umożliwia dowiedzenie się, kto faktycznie może skutecznie podpisać z nami umowę.
• Wysokość kapitału zakładowego lub akcyjnego – w przypadku spółek kapitałowych. To da nam wiedzę o tym, jaka jest maksymalna kwota odpowiedzialności za wszelkie zobowiązania.
• Informacje o datach złożenia sprawozdań finansowych – obowiązek spółka ma z zasady raz do roku. Jeśli obowiązek nie został spełniony, można podejrzewać nieuczciwe zamiary spółki.
• Ewentualne informacje o otwarciu likwidacji spółki.

Pamiętaj! W trakcie weryfikowania kontrahenta warto szczególną uwagę zwrócić na działy od 4 w górę. To tam znajdziemy informacje o działaniach w postaci ustanowienia kuratora dla spółki, ewentualnej likwidacji spółki czy też innych formach przekształceń. W szczególności informacje znajdziemy tam o postępowaniu upadłościowym, naprawczym lub restrukturyzacyjnym.

Obowiązki podatkowe kontrahenta – CEIDG

W przypadku kontrahenta będącego wspólnikiem spółki cywilnej lub też prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą kluczowe dane możemy sprawdzić w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Zaletą jest to, że nie musimy znać wszystkich jego danych. Wystarczy imię lub nazwisko bądź REGON czy NIP.

Na co warto zwrócić tu uwagę? Przede wszystkim dobrze jest sprawdzić, jak długo firma funkcjonuje na rynku, czy jest stabilna i czy są jakieś informacje o postępowaniu naprawczym bądź upadłości.

Jakie informacje znajdziemy w CEIDG? Przede wszystkim:

• Wszelkie dane podstawowe – imię i nazwisko, REGON, NIP oraz nazwę firmy.
• Datę rozpoczęcia działalności – a jeśli też to jej dotyczy to datę zawieszenia i wznowienia.
• Aktualny status przedsiębiorcy – czy jest aktywny, czy zawieszony.
• Rodzaj prowadzonej działalności
• Dane kontaktowe (jeśli nie są zastrzeżone) oraz adres.
• Dane pełnomocników kontrahenta.
• Informacje o wszelkiego rodzaju upadłości itp.

Co z REGONem?

Jeśli w CEIDG nie znaleźliśmy jakichś danych spółek cywilnych, odnajdziemy je w wyszukiwarce Krajowego Rejestru Podmiotów Gospodarki Narodowej (REGON). Do tego wystarczy znać NIP, REGON, KRS lub adres.

Jak sprawdzić, czy kontrahent ma długi?

Ta informacja jest z pewnością niezwykle istotna, jeśli chcemy wejść z nim w transakcję handlową. Informacje możemy znaleźć w Biurach Informacji Gospodarczej (BIG), których usługi są płatne.

Można wyróżnić tu:

• BIG InfoMonitor – potwierdza wiarygodność finansową klientów i kontrahentów
• Krajowy Rejestr Długów Biuro Informacji Gospodarczej SA – obejmuje działaniem wszelkie podmioty gospodarskie: od JDG do korporacji.
• Rejestr Dłużników ERIF Biuro Informacji Gospodarczej S.A. – pomaga w zakresie prewencji.
• KBIG – Krajowe Biuro Informacji Gospodarczej – dzięki współpracy z biurami Europy Zachodniej pozwala na ujawnienie informacji o nierzetelnych płatnikach.

Biała lista i wykaz VAT UE

Na specjalnej Białej Liście można znaleźć kontrahentów w wykazie rządowym. Jest to o tyle istotne, że jeśli wpłacimy kwotę powyżej 15 tys. złotych na rachunek kontrahenta spoza Białej Listy, narazimy się na ryzyko współodpowiedzialności za jego zaległości podatkowe, które będą wynikały z tej transakcji.

Jeśli nasz kontrahent ma siedzimy w innym kraju Unii Europejskiej, możemy dokonać weryfikacji w VIES (VAT Information Exchange System). Dzięki temu zweryfikujemy, czy jest faktycznie zarejestrowany w tym systemie np. w celu skorzystania ze stawki VAT 0%. Jeśli system VIES nie ma o nim informacji (a kontrahent twierdził, że rejestrował się do celów podatku VAT), możemy dokonać odpowiedniej weryfikacji w urzędzie skarbowym właściwym dla jego kraju.

Jak widać, istnieje wiele sposobów na to, aby przed podjęciem współpracy biznesowej sprawdzić obowiązki podatkowe kontrahentów. Niektóre z nich są płatne, inne nie, jednak warto maksymalnie zabezpieczyć się przed ryzykiem, zwłaszcza gdy plany są dalekosiężne.