Jak rozliczyć wigilię firmową?

Święta Bożego Narodzenia to wyjątkowy czas w roku, który spędzamy w gronie najbliższych, z dala od obowiązków służbowych. Dla zachowania corocznej tradycji w wielu przedsiębiorstwach praktykuje się organizowanie wigilii dla pracowników i kontrahentów. Spotkania odbywają się w biurach lub restauracjach, w zależności od wewnętrznych ustaleń i zwyczajów panujących w organizacji. Pozostaje jednak pytanie – jak na tę kwestię zapatruje się Urząd Skarbowy? Czy wigilia firmowa może stanowić koszt firmowy? O tym w dzisiejszym artykule.

Wigilia firmowa a koszt podatkowy

Zgodnie z ustawą o PIT kosztami uzyskania przychodów są odpowiednio udokumentowane wydatki ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania i zabezpieczenia ich źródła. W pierwszej kolejności należy więc odpowiedzieć na pytanie, czy nakłady na spotkania pracownicze zorganizowane w ramach kolacji wigilijnej spełniają powyższą definicję kosztów podatkowych.

Faktem jest, że celem pracodawcy jest integracja wszystkich zatrudnionych osób oraz poprawa wzajemnych relacji. Tego typu inicjatywy mogą w efekcie przyczynić się do zwiększenia wydajności pracy oraz zaangażowania się w życie przedsiębiorstwa. Ponadto wydatki poniesione na firmowe spotkania wigilijne nie zostały wykazane w katalogu kosztów bezwzględnie wyłączonych z możliwości zaliczenia ich do KUP (art. 23 ust. 1).

Jednak powyższe nie wystarczy, aby rozliczyć koszt wigilii firmowej. Dlaczego? Organy skarbowe dość rygorystycznie podchodzą do spotkań pracowniczych – musi wprost wynikać z nich cel motywacyjno-integracyjny dla zatrudnionych, a nie konsumpcja lub przebywanie w swojej obecności. Taką interpretację indywidualną wydał dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w dniu 11 kwietnia 2012 r. – nr  IPPB5/423-22/12-2/JC. Na przedsiębiorcy ciąży więc obowiązek udowodnienia związku danego wydatku z prowadzoną działalnością. Dobrym rozwiązaniem jest sporządzenie planu wydarzenia lub krótkiego raportu przedstawiającego ogólny zarys i cel, np. integracja zespołu lub omówienie wyników pracy.

Podsumowując, można zaliczyć wydatek na wigilię firmową do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli zostaną spełnione podstawowe warunki:

• celem spotkania jest integracja pracowników, poprawa atmosfery pracy oraz wzrost motywacji w zakresie wykonywania obowiązków służbowych,
• impreza przyczynia się do poprawy relacji w firmie oraz między pracownikami,
• wigilia firmowa nie ma charakteru czysto konsumpcyjnego.

W przypadku trudności z interpretacją przepisów podatkowych warto skorzystać z profesjonalnej pomocy biura rachunkowego. PG Partner Gospodarczy pomoże rozliczyć koszt wigilii firmowej.

Czy wigilia firmowa jest przychodem pracownika?

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło ich finansowania. Dotyczy to w szczególności wynagrodzeń zasadniczych, za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty.

W tym miejscu warto także przypomnieć wyrok TK z dnia 08.07.2014r. o sygn. K 7/13 w którym uznano, że przychodem pracownika jest nieodpłatne świadczenie, z którego skorzystał wyłącznie z własnej woli i zostało ono udzielone w jego interesie. Świadczenie to cechuje się wymierną wartością pieniężną oraz jest skierowane do indywidualnego pracownika.

Należy zatem przyjąć, że przychodem pracownika jest świadczenia, które:

• zostało spełnione za zgodą pracownika, a ten skorzystał z niego dobrowolnie,
• zostało spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosło mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku,
• niesie wymierną korzyść, niedostępną w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów.

Z powyższych wniosków TK jasno wynika, że wigilia firmowa nie będzie skutkowała powstaniem nieodpłatnych świadczeń po stronie pracownika, czyli przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Kiedy rozliczana jest wigilia firmowa w kosztach firmy?

Jeżeli w wigilii firmowej uczestniczą zarówno pracownicy, jak i kontrahenci, nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów całości wydatku poniesionego na zorganizowanie spotkania. Podejmowanie partnerów biznesowych stanowi bowiem wydatki na reprezentację, a te z kolei nie należą do KUP (art. 23. ust. 1 pkt 23). W sytuacji, gdy przedsiębiorca jest w stanie udowodnić, że zaproszenie kontrahenta realnie przyczyni się do wzrostu uzyskiwanych przychodów, ma prawo wystąpić z wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji dotyczącej zaliczenia tego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Warto również wspomnieć o podatku od towarów i usług. Otóż, prawo do odliczenia naliczonego podatku VAT przysługuje przedsiębiorcom w takiej części, w której wydatek służył wykonywaniu czynności opodatkowanych. Wyjątek stanowi jednak podatek VAT od usług gastronomicznych, czyli podanie określonego posiłku odbywa się w miejscu jego przygotowania, np. w restauracji. Jeżeli więc wigilia firmowa ma miejsce w lokalu, który przygotowuje i podaje jedzenie, to wówczas nie ma możliwości odliczenia pełnego VAT znajdującego się na fakturze.

Rozliczanie wigilii firmowej – o czym jeszcze warto pamiętać?

W kontekście organizacji wigilii firmowej warto pamiętać, że duże znaczenie ma źródło finansowania. Z bieżących interpretacji organów skarbowych wynika, że dla uzyskania prawa do odliczenia VAT wymagane jest opłacenie spotkania ze środków obrotowych. Jeżeli wydarzenie pracownicze zostało sfinansowane ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, wówczas nie występuje związek pomiędzy określonymi wydatkami a wykonywaniem czynności opodatkowanych. W takiej sytuacji uznaje się, że pracodawca działa w charakterze administratora funduszu, a nie podatnika VAT prowadzącego opodatkowaną działalność gospodarczą.