Podstawy księgowości dla fundacji – co musisz wiedzieć?

Większość osób zakłada fundację, ponieważ chce realnie zmieniać świat. Na początku liczy się pasja, znalezienie sprzymierzeńców i pierwsze sukcesy w działaniu. Jednak rzeczywistość szybko weryfikuje te plany, gdy dobre intencje zderzają się z twardymi przepisami. Okazuje się wtedy, że prowadzenie organizacji społecznej pod względem formalnym jest trudniejsze niż zarządzanie zwykłą firmą. Urząd skarbowy patrzy fundacjom na ręce bardzo uważnie, gdyż korzystają one ze społecznego zaufania. Właśnie dlatego księgowość dla fundacji to bardzo ważny temat, którego nie wolno zostawiać na ostatnią chwilę ani traktować po macoszemu.

Jaką księgowość musi prowadzić fundacja?

Pierwsza ważna decyzja dotyczy formy ewidencjonowania. Fundacje jako osoby prawne najczęściej prowadzą pełną księgowość, co wymaga rejestrowania dosłownie każdego ruchu na koncie. Jednak przepisy dają wielu organizacjom wybór.

Jeśli fundacja spełnia ustawowe warunki (np. nie prowadzi działalności gospodarczej i nie ma statusu OPP) może wybrać uproszczona ewidencję (UEPiK). Limit przychodów dla tej formy podniesiono do 1 miliona złotych, więc większość młodych organizacji bez problemu zmieści się w tej kwocie i uniknie tworzenia skomplikowanych bilansów.

Mimo wszystko pełna księgowość dla fundacji, chociaż wiąże się z większą liczbą formalności, bardzo ułatwia życie przy większych projektach. Umożliwia precyzyjne kontrolowanie majątku i buduje większe zaufanie u partnerów biznesowych. Jeśli planujesz starać się o duże granty, rzetelne sprawozdania finansowe będą najlepszą wizytówką. Często to właśnie przejrzystość w dokumentacji decyduje o tym, czy fundacja otrzyma dofinansowanie na kolejny rok działalności.

Różne źródła finansowania: jak bezpiecznie zarządzać środkami z darowizn i grantów?

Pieniądze nie trafiają do fundacji z jednego wspólnego worka. Każdy rodzaj wpłaty – czy to szybka darowizna od osoby prywatnej, czy bardziej skomplikowana dotacja – ma swoją własną instrukcję obsługi. Przy dopłatach z budżetu państwa urząd nie pyta tylko o to, na co wydano środki, ale dodatkowo chce widzieć osobną listę wydatków przypisaną do konkretnego projektu. Bez porządku w ewidencji rozliczenie grantu może przerodzić się w drogi problem.

Mieszanie pieniędzy z różnych projektów to najkrótsza droga do kłopotów. Jeśli wydasz środki z dotacji na cel niezgodny z umową, grantodawca może nakazać zwrot całej kwoty wraz z odsetkami.

Fundusze na pomoc a środki na działalność fundacji: jak to rozdzielić?

W fundacjach standardem jest wyraźne rozdzielanie wydatków na statutowe i administracyjne:

1. Wydatki na cele statutowe to koszty bezpośrednio związane z misją, np. zakup podręczników w fundacji edukacyjnej.
2. Wydatki administracyjne to koszty utrzymania samej organizacji, czyli czynsz za biuro, rachunki czy obsługa księgowa.

Darczyńcy i urzędy bardzo uważnie przyglądają się tym proporcjom, bo w końcu nikt nie chce finansować biurokracji zamiast realnej pomocy potrzebującym.

Ale jaką rolę pełni w tym wszystkim księgowość dla fundacji?

• Przede wszystkim dba o to, aby wydatki trafiały na właściwe konta w planie kont. Jeśli zaniedba się ten podział, roczne raporty mogą pokazać, że fundacja przejada większość wpłat na własne potrzeby, i skutecznie odstraszyć potencjalnych wspierających.
• Prawidłowe ujęcie kosztów pozwala udowodnić, że fundacja działa efektywnie i każdą złotówkę wykorzystuje z głową. To właśnie te liczby budują reputację w oczach opinii publicznej.

Podatki i wdrażanie systemu KSeF w 2026 roku

Wiele osób nadal wierzy w mit, że fundacje w ogóle nie płacą podatków. W rzeczywistości NGO jest podatnikiem CIT i może korzystać ze zwolnień tylko wtedy, gdy przeznacza dochody na cele statutowe zgodnie z przepisami.

Rok 2026 to również czas wdrażania systemu KSeF. Zmiany wchodzą etapami, więc warto sprawdzić, od kiedy dokładnie Twoja organizacja musi zacząć wystawianie faktur cyfrowych. Zależy to przede wszystkim od tego, czy jesteś czynnym podatnikiem VAT i od Twoich zysków.

Pamiętaj również o nowym limicie zwolnienia z VAT, który od stycznia 2026 roku wzrósł do 240 tys. zł. Nawet jeśli fundacja nie prowadzi działalności gospodarczej, będzie stopniowo wchodzić w cyfrowy obieg dokumentów. Coraz więcej dostawców przesyła faktury przez system centralny, co powoli kończy erę gromadzenia papierów w teczce.

Zatrudnianie i wolontariat, czyli jak uniknąć błędów w dokumentacji kadrowej?

Z czasem fundacja decyduje o zatrudnieniu pracowników, gdy wolontariat przestaje być wystarczający. W tym momencie staje się pracodawcą. Musi płacić składki ZUS, odprowadzać zaliczki na podatek dochodowy i pilnować dokumentacji kadrowej.

Porządku wymagają również relacje z samymi wolontariuszami:

• Jeśli wolontariusz pomaga fundacji przez okres dłuższy niż 30 dni, porozumienie musi mieć formę pisemną.
• Ważna jest też kwestia ubezpieczenia NNW. Przy współpracy trwającej powyżej 30 dni wolontariuszowi przysługuje ono na mocy ustawy, ale przy krótszych inicjatywach to fundacja musi zadbać o polisę.

Chodzi o to, żeby każda osoba zaangażowana w działania zyskała jasny status i pewne zabezpieczenie. Dzięki temu możesz skupić się na swoich celach, mając pewność, że od strony formalnej wszystko jest dopięte na ostatni guzik.

Sprawozdanie roczne: jak przez liczby udowodnić rzetelność działań?

Co roku każda fundacja przygotowuje sprawozdanie finansowe, które trafia do publicznych rejestrów. W świecie NGO jest to najważniejszy dowód na profesjonalne podejście do działania. Świadomi darczyńcy i firmy, zanim przekażą swoją większą darowiznę, sprawdzają konkretne liczby w internecie. Chcą mieć pewność, że fundacja pracuje rzetelnie i potrafi sensownie zarządzać powierzonymi jej pieniędzmi.

Jeśli dokumenty pojawiają się na czas i są przejrzyste, buduje się zaufanie, którego nie zastąpi żadna reklama. Rzetelna księgowość dla fundacji sprawia, że przygotowanie sprawozdania nie jest stresującą walką o przetrwanie, lecz naturalnym podsumowaniem roku. W tym sektorze reputacja zależy od tego, co znajduje się w dokumentach. Porządek w finansach to najlepszy dowód na to, że jesteś profesjonalistą, któremu warto zaufać.