Polityka rachunkowości – jak ją sporządzić?

Poznaj najważniejsze aspekty tworzenia polityki rachunkowości dla każdej organizacji pozarządowej. Dowiedz się, jakie elementy są niezbędne w takim dokumencie i jak je właściwie opracować, aby zwiększyć przejrzystość i skuteczność zarządzania finansami.

Co to jest polityka rachunkowości?

W ramach przepisów ustawy o rachunkowości każda organizacja pozarządowa jest zobowiązana do stworzenia własnej polityki rachunkowości. Jest to zbiór finansowych regulacji, które określają sposób prowadzenia księgowości w danej instytucji. Zgodnie z ustawą oraz przepisami podatkowymi określone są ogólne zasady księgowości, natomiast polityka rachunkowości zawiera szczegółowe reguły i procedury stosowane przez organizację w celu zarządzania jej rachunkowością.

Politykę rachunkowości opracowuje księgowy we współpracy z zarządem organizacji lub osobą odpowiedzialną za finanse. Aby księgowość była efektywna, niezbędne jest, aby zasady te były zgodne z obowiązującymi przepisami, a także dostosowane do specyfiki działalności danej organizacji. Dokumenty powinien być formalnie zapisany i zatwierdzony przez zarząd. Odpowiedzialność za tę politykę spoczywa na zarządzie, który przyjmuje ją w formie uchwały.

Co powinna zawierać polityka rachunkowości?

W ramach ustalonej przez organizację polityki rachunkowości określone są szczegółowe regulacje dotyczące zarządzania finansami. Obejmują one między innymi strukturę planu kont, procedury obiegu, przechowywania i zabezpieczania dokumentacji finansowej, zasady dokonywania amortyzacji aktywów trwałych oraz zapisy odnoszące się do księgowania kosztów poniesionych w poprzednim roku obrotowym, ale rozliczanych w roku bieżącym. Ponadto polityka powinna zawierać precyzyjne informacje na temat:

• określenia roku obrotowego organizacji oraz cykli sprawozdawczych wchodzących w jego skład,
• metod dokumentowania transakcji finansowych za pomocą dowodów księgowych,
• zasad wyceny oraz amortyzacji posiadanych zasobów,
• technik prowadzenia ksiąg rachunkowych,
• szczegółów dotyczących planu kont, w tym klasyfikacji kosztów i przychodów,
• procedur inwentaryzacyjnych stosowanych do oceny stanu majątku,
• reguł archiwizacji dokumentacji oraz terminów jej przechowywania, a także zasad udostępniania informacji i dokumentów osobom trzecim,
• sposobów ewidencji zapasów,
• metod oceny wartości aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,
• opisu systemu przetwarzania informacji, szczególnie w kontekście wykorzystywania systemów informatycznych, oraz strategii ochrony dokumentów.

W dokumencie polityki rachunkowości powinna być także wyznaczona osoba odpowiedzialna za przestrzeganie wymienionych procedur oraz za zgodność działania z obowiązującymi przepisami. Wszelkie modyfikacje tych zasad wymagają formalnego zaakceptowania poprzez dodanie aneksu, który musi być podpisany przez osoby mające stosowne uprawnienia.

Jakich zasad należy przestrzegać, opracowując politykę rachunkowości?

Przy formułowaniu polityki rachunkowości, ważne jest zapewnienie, że odzwierciedla rzeczywistą sytuację finansową organizacji. Wśród najistotniejszych reguł warto wyróżnić zasadę istotności, która wymaga uwzględnienia w sprawozdaniach tylko tych informacji, które są kluczowe dla oceny kondycji finansowej firmy. Ponadto zasada wiarygodności i ostrożności zobowiązują do rzetelnego i realistycznego przedstawiania aktywów, pasywów oraz wyników finansowych, co jest fundamentalne dla ochrony przed ryzykiem ekonomicznym i zapewnienia przejrzystości finansowej.

Zasada ciągłości i indywidualnej wyceny akcentuje konieczność konsekwencji w stosowaniu metod wyceny oraz klasyfikacji składników majątkowych. Umożliwia to porównywalność danych finansowych przez kolejne lata obrotowe. Jest to szczególnie ważne w kontekście zapewnienia spójności i porównywalności informacji finansowych, które są ważne dla zarządzania i podejmowania decyzji strategicznych.

Podkreślenie zasady zakazu kompensaty jest równie istotne, gdyż zakazuje ona równoważenia kosztów różnych typów aktywów i pasywów. Jest to istotne dla zachowania precyzji i prawidłowego odzwierciedlenia finansów organizacji. Dzięki przestrzeganiu tych zasad polityka rachunkowości może skutecznie wspierać transparentność oraz wiarygodność finansową organizacji.

Kto ma obowiązek sporządzić politykę rachunkowości?

Podmioty zarejestrowane lub prowadzone na terenie Polski obejmują spółki handlowe (osobowe i kapitałowe) oraz spółki cywilne, z wyjątkiem Skarbu Państwa oraz Narodowego Banku Polskiego. Do tej grupy należą również osoby prywatne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, które osiągnęły w poprzednim roku obrotowym netto przychody ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych przekraczające równowartość 2 000 000 euro.

Wymienia się także jednostki organizacyjne działające zgodnie z Prawem bankowym oraz regulacjami dotyczącymi funduszy inwestycyjnych, działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, niezależnie od wielkości ich przychodów, oraz organizacje niemające osobowości prawnej, z wyjątkiem spółek opisanych powyżej.

Dlaczego polityka rachunkowości jest ważna?

Polityka rachunkowości pełni istotną funkcję w adekwatnym odzwierciedlaniu kondycji finansowej firmy. Jest niezbędna do tworzenia wiarygodnych i spójnych informacji finansowych, które stanowią podstawę do podejmowania strategicznych decyzji w biznesie. Starannie zaprojektowana polityka rachunkowości przyczynia się do usprawnienia i automatyzacji procesów związanych z księgowością.

Mimo że początkowo nie jest to oczywiste, polityka rachunkowości ma również znaczący wpływ na relacje z kontrahentami organizacji. Podczas starania się o wsparcie finansowe, instytucje takie jak banki czy firmy leasingowe zwykle żądają od przedsiębiorstw prezentacji sprawozdań finansowych, takich jak Rachunek Zysków i Strat oraz Bilans, za określony okres. Rzetelność i autentyczność tych dokumentów, przygotowanych zgodnie z obowiązującą polityką rachunkowości, są niezbędne dla budowania zaufania i pozytywnego obrazu firmy na rynku.