Potrącenia z wynagrodzenia – najważniejsze informacje

Wynagrodzenie, które jest określone w umowie o pracę, zazwyczaj podawane jest w kwocie brutto. Jednak wartość, którą pracownik faktycznie otrzymuje, jest znacznie mniejsza. Dlaczego tak się dzieje? Wynagrodzenie jest pomniejszane o składki na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz podatek dochodowy. Dowiedz się, jakie potrącenia wpływają na wysokość pensji.

Obowiązkowe potrącenia z wynagrodzenia

Zgodnie z art. 87 § 1 Kodeksu pracy z wynagrodzenia za pracę – po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych – można potrącać następujące należności:

• kwoty egzekwowane na podstawie tytułów wykonawczych w celu zaspokojenia świadczeń alimentacyjnych,
• kwoty egzekwowane na podstawie tytułów wykonawczych w celu pokrycia należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
• zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,
• kary pieniężne wynikające z odpowiedzialności porządkowej.

Ponadto z wynagrodzenia pracownika można w pełni odliczyć kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności, jeśli pracownik – z powodu nieobecności w pracy – nie zachował prawa do wynagrodzenia.

Ważne jest, aby potrącenia z wynagrodzenia były dokonywane w wymienionej kolejności i w granicach określonych przez Kodeks pracy. Potrącenie innych należności wymaga każdorazowej, pisemnej zgody pracownika. Kwestie te reguluje art. 91 Kodeksu pracy.

Czym są dobrowolne potrącenia z wynagrodzenia?

Wiele osób uważa, że dobrowolne potrącenia z wynagrodzenia ich nie dotyczą. Jednak to popularna praktyka stosowana w większości firm. Na czym polega? Pracownik zgadza się, aby pracodawca potrącił dodatkową kwotę z jego wynagrodzenia i przekazał ją wybranej firmie lub instytucji. Zasady dobrowolnych potrąceń są również regulowane przez Kodeks pracy. Aby były one zgodne z przepisami, muszą zostać spełnione trzy warunki.

1. Zgoda pracownika nie może wynikać z nacisku pracodawcy.
2. Pracownik musi być świadomy konsekwencji wyrażenia zgody na dobrowolne potrącenie z wynagrodzenia.
3. Zgoda na dobrowolne potrącenie musi być udzielona na piśmie, a dokument ten powinien znaleźć się w aktach osobowych pracownika. Ustna zgoda nie jest wiążąca, więc na jej podstawie nie można dokonać takiego potrącenia.

Jeśli pracodawca potrąci kwotę bez spełnienia wszystkich tych warunków, pracownik może domagać się zwrotu wraz z odsetkami. Dobrowolne potrącenia z wynagrodzenia dotyczą najczęściej: składek na prywatne ubezpieczenie na życie, pakietów medycznych, karnetów sportowych oraz dodatkowych oszczędności emerytalnych.

Pracodawca dokonuje dobrowolnych potrąceń po obowiązkowych. Pracownik może w każdej chwili odwołać zgodę na dobrowolne potrącenie bez uzasadniania swojej decyzji, a odwołanie jednej zgody nie oznacza rezygnacji ze wszystkich. Przy dobrowolnych potrąceniach, podobnie jak w przypadku obowiązkowych, należy uwzględnić kwotę wolną od potrąceń. Jeśli pracodawca dokona potrąceń bez zgody pracownika, a nie są one przewidziane w Kodeksie pracy jako obowiązkowe, może zostać ukarany grzywną do 30 tysięcy złotych.

Jakie są granice potrąceń?

Zgodnie z art. 87 § 3 Kodeksu pracy potrącenia z wynagrodzenia mogą być dokonywane w określonych granicach:

– w przypadku egzekucji świadczeń alimentacyjnych – do wysokości trzech piątych wynagrodzenia,

– w przypadku egzekucji innych należności niż alimentacyjne oraz potrącania zaliczek pieniężnych – do wysokości połowy wynagrodzenia.

Potrącenia innych należności niż alimentacyjne oraz zaliczek pieniężnych nie mogą łącznie przekroczyć połowy wynagrodzenia. Natomiast łącznie z potrąceniami świadczeń alimentacyjnych, ich suma nie może przekroczyć trzech piątych wynagrodzenia.

Kary pieniężne wynikające z odpowiedzialności porządkowej łącznie nie mogą przekraczać jednej dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty po dokonaniu potrąceń, które nie wymagają zgody pracownika. Pracownik musi zostać o tym poinformowany.

Kwoty wolne od potrąceń – czym są?

W Kodeksie pracy ustalono również minimalne kwoty wynagrodzenia, które są wolne od potrąceń. Określono je w następujący sposób:

– w przypadku potrąceń na mocy tytułów wykonawczych, które mają na celu pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne, kwota wolna od potrąceń wynosi minimalne wynagrodzenie za pracę, przysługujące pracownikom zatrudnionym na pełny etat, po odjęciu składek na ubezpieczenia społeczne i zaliczki na podatek dochodowy,

– w przypadku potrącania zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi kwota wolna od potrąceń to 75% wcześniej wspomnianej kwoty wynagrodzenia,

– w przypadku potrącania kar pieniężnych z tytułu odpowiedzialności porządkowej, kwota wolna od potrąceń to 90% wcześniej określonego wynagrodzenia.

Jeśli potrącenia z wynagrodzenia są dokonywane za zgodą pracownika z tytułu należności innych niż wymienione w art. 87 § 1 K.p., to mogą być one dokonywane w następujących granicach:

– minimalne wynagrodzenie za pracę, przysługujące pracownikom zatrudnionym na pełen etat, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy, w przypadku potrącania należności na rzecz pracodawcy,

– 80% powyżej określonej kwoty wynagrodzenia w sytuacji potrącania innych należności niż wyżej wymienione.

W przypadku zatrudnienia na część etatu wyżej wymienione kwoty wolne od potrąceń ulegają proporcjonalnemu zmniejszeniu, adekwatnie do wymiaru etatu pracownika.

Czy obowiązują potrącenia z dodatkowych świadczeń?

Zasady potrącania z wynagrodzenia za pracę są określone w art. 87-91 Kodeksu pracy. Obejmują one nie tylko standardową pensję, ale także świadczenia pośrednio związane z zatrudnieniem, takie jak różnego rodzaju odprawy (np. emerytalno-rentowa lub z ustawy o zwolnieniach grupowych), ekwiwalent za niewykorzystany urlop, dodatkowe wynagrodzenie roczne czy nagroda jubileuszowa. Zarówno w piśmiennictwie, jak i w orzecznictwie prawa pracy, powszechnie uznaje się, że tego typu świadczenia podlegają tej samej ochronie, co wynagrodzenie za pracę w ścisłym znaczeniu.

Jednak przepisy Kodeksu pracy nie precyzują zasad dokonywania potrąceń w sytuacji, gdy w jednym miesiącu występują dwie wypłaty. Na przykład wynagrodzenie zasadnicze jest wypłacane do 10. dnia danego miesiąca (za miesiąc poprzedni), a odprawa emerytalna na koniec tego samego miesiąca.

Potrącenia świadczeń alimentacyjnych

Potrącenia z wynagrodzenia za pracę na poczet świadczeń alimentacyjnych mogą być dokonywane do wysokości 3/5 wynagrodzenia. Warto zauważyć, że nie ma tu ograniczenia związanego z minimalnym wynagrodzeniem za pracę. Ponadto nagroda z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne oraz należności wynikające z udziału pracowników w zysku lub nadwyżce bilansowej mogą być egzekwowane w pełnej wysokości na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych.

Warto dodać, że potrącenia na poczet świadczeń alimentacyjnych mogą być dokonane nawet bez konieczności przeprowadzania postępowania egzekucyjnego.

Potrącanie kar porządkowych

Odliczanie kar porządkowych odbywa się na innych zasadach. Kary pieniężne nie mogą łącznie przekroczyć 10% wynagrodzenia wypłacanego pracownikowi, które pozostaje po dokonaniu odliczeń w innych kategoriach. Potrącenia sum egzekwowanych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne oraz zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi nie mogą w sumie przekroczyć połowy wynagrodzenia. Jednocześnie, wraz z tymi potrąceniami, sumy egzekwowane na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych nie mogą przekroczyć 3/5 wynagrodzenia.

Inne rodzaje potrąceń

Kodeks pracy przewiduje możliwość potrącenia sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych w celu pokrycia należności innych niż świadczenia alimentacyjne, do wysokości 1/2 wynagrodzenia. W trzeciej kolejności pracodawca może potrącić zaliczki udzielone pracownikowi, także do wysokości 1/2 wynagrodzenia. W ostatniej kolejności dokonywane są potrącenia z tytułu nałożonych kar pieniężnych, również do wysokości 1/2 wynagrodzenia.

Podstawową zasadą podczas dokonywania potrąceń jest to, że niższa kategoria potrąceń może być zrealizowana dopiero po pełnym zaspokojeniu wyższej kategorii.