Reverse charge – jak działa odwrotne obciążenie?

Sprowadzasz towary lub usługi z zagranicy? A może współpracujesz z podwykonawcą z innego kraju UE? W takich sytuacjach możesz spotkać się z mechanizmem reverse charge, czyli tzw. odwrotnym obciążeniem VAT. Dla jednych oznacza on mniej formalności, dla innych może być źródłem pomyłek i kontroli skarbowych. Jak to działa w praktyce i na co trzeba uważać? Wyjaśniamy krok po kroku, czym jest odwrotne obciążenie i jak je rozliczać.

Czym jest reverse charge?

Reverse charge, czyli odwrotne obciążenie, jest mechanizmem rozliczania VAT-u, w którym obowiązek naliczenia i odprowadzenia podatku zostaje przesunięty z dostawcy na nabywcę. W związku z tym to nie sprzedawca, a kupujący rozlicza VAT należny od transakcji.

W standardowym obrocie towarami i usługami podatek rozlicza sprzedawca, który wystawia fakturę z VAT i przekazuje należność do urzędu skarbowego. W mechanizmie odwrotnego obciążenia to nabywca:

• nalicza VAT należny,
• od razu rozlicza go jako VAT naliczony.

Transakcja taka może być neutralna podatkowo, ale jest to możliwe wyłącznie wtedy, gdy nabywca ma pełne prawo do odliczenia VAT-u.

Kiedy stosuje się odwrotne obciążenie?

Mechanizm odwrotnego obciążenia nie działa z automatu. Przepisy jasno wskazują, kiedy można (lub trzeba) go zastosować. Najczęściej dotyczy on sytuacji, które omawiamy poniżej.

1. Transakcje wewnątrzwspólnotowe

Chodzi o nabycie towarów i usług od kontrahenta z innego kraju UE niż Polska. Przykładem jest sytuacja, gdy firma z Polski kupuje usługę programistyczną z Niemiec. W takim przypadku:

• dostawca nie dolicza VAT,
• nabywca w Polsce musi wykazać VAT należny i naliczony.

2. Import usług spoza UE

Jeśli kupujesz usługę od firmy spoza UE (np. ze Stanów Zjednoczonych), również musisz rozliczyć VAT w Polsce jako nabywca.

3. Krajowe transakcje w ramach załącznika nr 15 do ustawy o VAT

Odwrotne obciążenie obowiązywało wcześniej w obrocie krajowym np. w branży budowlanej czy elektronicznej. Od 1 listopada 2019 zastąpiono je mechanizmem podzielonej płatności: inaczej split payment. Obecnie w obrocie krajowym odwrotne obciążenie dotyczy okrojonej grupy transakcji.

Odwrotne obciążenie funkcjonuje nadal w transakcjach na terenie Polski i dotyczy dostawy gazy w systemie gazowym, energii elektrycznej w systemie elektroenergetycznym i usług związanych z przeniesieniem uprawnień do emisji gazów cieplarnianych. W tych przypadkach, zgodnie z art. 145e ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, a także osoby fizyczne będące nabywcą gazu, energii lub usługodawcą uprawnień, jeśli zostaną spełnione jednocześnie warunki wymienione w ustawie.

Kto musi mieć numer VAT UE przy odwrotnym obciążeniu?

Aby móc zastosować reverse charge przy transakcji wewnątrzunijnej, obydwa podmioty muszą mieć aktywny numer VAT UE. W związku z tym obie strony muszą być zarejestrowane jako podatnicy VAT-UE.

Można sprawdzić to przez system VIES: https://ec.europa.eu/taxation\_customs/vies/.

Uwaga! Jeśli jedna ze stron nie posiada ważnego numeru VAT-UE, nie można zastosować reverse charge. W takiej sytuacji transakcję należy opodatkować w inny sposób, niekiedy z obowiązkiem doliczenia VAT przez sprzedawcę.

Jak wygląda faktura z reverse charge?

Faktura wystawiona w trybie reverse charge:

• nie zawiera stawki i kwoty VAT,
• musi zawierać adnotację: „odwrotne obciążenie” lub „reverse charge”,
• zawiera numery VAT obu stron.

Przykład: Firma z Polski kupuje usługę graficzną od freelancera z Hiszpanii. Hiszpański grafik wystawia fakturę bez VAT z dopiskiem „reverse charge”. Polska firma samodzielnie rozlicza podatek VAT w swoim kraju.

Jak rozliczyć odwrotne obciążenie w JPK?

Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, musisz wykazać reverse charge w pliku JPK\_V7. Dokładniej:

• VAT należny – w części ewidencyjnej (np. z kodem „WEW” lub jako import usług),
• VAT naliczony – również w ewidencji, jeśli przysługuje Ci prawo do odliczenia.

A co w sytuacji, kiedy nie prowadzisz działalności? Jeśli jesteś osobą fizyczną, nie masz obowiązku składania JPK. W rzeczywistości jednak reverse charge w ogóle nie dotyczy osób prywatnych, a firm, chyba że mowa o wyjątkowy sytuacjach wymienionych powyżej, które dotyczą określonych transakcji krajowych.

Reverse charge a split payment – nie myl tych dwóch pojęć

Mylenie reverse charge z mechanizmem podzielonej płatności to bardzo częsty błąd. Oba mają na celu zabezpieczenie VAT, ale w rzeczywistości działają zupełnie inaczej. Jak?

Na co trzeba uważać przy reverse charge?

Mechanizm odwrotnego obciążenia jest wygodny, ale nie wolno traktować go automatycznie. Na co zwrócić uwagę? Przede wszystkim sprawdź:

1. Czy kontrahent posiada ważny VAT UE?
2. Czy usługa podlega opodatkowaniu VAT w Polsce?
3. Czy transakcja nie została niepoprawnie opisana jako reverse charge?

Błędne zastosowanie mechanizmu, np. przy braku rejestracji VAT UE, może skutkować zaległościami podatkowymi, naliczaniem odsetek i kontrolą skarbową.

Reverse charge to mechanizm, który przerzuca obowiązek rozliczenia VAT ze sprzedawcy na kupującego – najczęściej w transakcjach międzynarodowych. Lepiej go zrozumieć, aby uniknąć problemów przy imporcie usług, zakupie towarów z Unii Europejskiej czy współpracy z zagranicznym freelancerem. Pamiętaj o rejestracji do VAT UE, odpowiednich zapisach na fakturze i właściwym ujęciu w JPK, a wszystko przebiegnie zgodnie z przepisami.