Tajemnica handlowa – czym jest i jak zapobiegać naruszeniom?

O tajemnicy handlowej z pewnością większość z nas słyszała już wiele razy w życiu. Nie zawsze jednak jej definicja jest zupełnie jasna. Co oznacza tajemnica handlowa? Jakie są jej przykłady? I wreszcie – jak zapobiegać naruszeniu tajemnicy handlowej w przedsiębiorstwie? Na te i wszystkie istotne pytania znajdziesz odpowiedź poniżej.

Co to jest tajemnica handlowa? Definicja

Tajemnica handlowa to bardzo istotny aspekt chroniący poufne dane przedsiębiorstwa. Jej zachowanie jest ściśle powiązane z budowaniem przewagi rynkowej. Warto więc zadbać o to, aby zapobiec naruszeniom poufnych danych i zminimalizować ryzyko wycieku danych.

Jednak scharakteryzujmy najpierw, co tak naprawdę oznacza tajemnica handlowa? Jej definicję możemy znaleźć w ustawie z 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Dokładniej będzie to artykuł 11., który mówi, że: jako tajemnicę handlową uznajemy informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne (lub inne) przedsiębiorstwa, posiadające wartość gospodarczą. Takie informacje mogą być znane wyłącznie określonej liczbie osób, które mają z nimi styczność i co do których przedsiębiorca podjął kroki w związku z utrzymaniem ich poufności. Bardzo ważne w tym kontekście jest również to, że aby dane informacje zostały uznane za tajemnice handlową, muszą zostać spełnione wszystkie wyżej wymienione warunki.

Ponadto, definicja tajemnicy handlowej została także określona w dyrektywie UE 2016/943 o ochronie niejawnego know-how i niejawnych informacjach handlowych przed ich bezprawnym pozyskiwaniem, wykorzystywaniem i ujawnianiem. Zgodnie z przepisami za niedozwolone pozyskiwanie tajemnicy handlowej są takie działania jak:

• Przywłaszczanie, kopiowanie dokumentów, przedmiotów, plików, należących do danej firmy, bez przyznanego dostępu przez podmiot;
• Złamanie zawartej umowy o zachowaniu poufności lub zakazie konkurencji;
• Naruszenie innego rodzaju umowy, która nakładała obowiązek zachowania poufności.

Jakie są przykłady tajemnicy handlowej?

Aby zrozumieć charakter i specyfikę tajemnicy handlowej, warto przytoczyć kilka konkretnych przykładów. Należy wiedzieć, że w specyficznych branżach tajemnicę przedsiębiorstwa mogą stanowić szczególne elementy, które nie będą już obowiązywać w innych branżach, i zależy to od profilu danej firmy.

Jednak, z zasady za tajemnicę handlową uznajemy takie informacje jak:

• Lista klientów.
• Wysokość wynagrodzenia pracowników.
• Strategie przedsiębiorstwa – mogą to być różne strategie, w zależności od profilu działalności obszaru. Przykładowo strategia kampanii marketingowych czy strategia cenowa.
• Ceny transakcyjne, cenniki nie udostępnione publicznie (poufne).
• Złożone oferty/zapytania ofertowe.
• Wyniki badań marketingowych.
• Prognozy i plany sprzedaży.
• Wartość budżetu reklamowego.
• Plany kampanii reklamowych.
• Plany sprzedażowe.
• Budżet przedsiębiorstwa.
• Przebieg negocjacji.
• Współpraca z dostawcami.
• Warunki zawartych umów.
• Plany rozwoju.
• Metody produkcji.
• Patenty, pozwolenia, znaki towarowe.
• Procedury kontroli jakości, statystyki.
• Sposób organizacji firmy.
• Programy, oprogramowania, systemy stosowane przez dane przedsiębiorstwo.

Warto wiedzieć, że treść faktur czy potwierdzeń zapłaty teoretycznie nie stanowi tajemnicy handlowej, gdyż są to dokumenty, do których informacji można dotrzeć. Mogą jednak one zostać uznane za tajemnice handlową w sytuacji, gdy ich ujawnienie mogłoby przynieść skutki ekonomiczne wykonawcy.

A co nie jest tajemnicą handlową? Nie będą to informacje, co do których przedsiębiorca nie podjął żadnych kroków, aby chronić ich poufność. Nie będą to dane zawarte w publicznych rejestrach, wydawnictwach, dokumentach powszechnie dostępnych (sprawozdania finansowe, świadectwa dopuszczenia produktu do obrotu), a także podane na konferencjach i sympozjach.

Jak zapobiec naruszeniu tajemnicy handlowej?

Przedsiębiorstwa muszą odpowiednio zadbać o to, aby dane informacje pozostały poufne. W tym celu wykorzystuje się rozmaite narzędzia, których celem jest ich zabezpieczenie i zminimalizowanie ryzyka przedostania się treści w niepowołane ręce. Daje to dużą ochronę przed przykrymi konsekwencjami jak utracenie budowanej pozycji na rynku np. poprzez wyciek poufnych danych.

Jak zapobiegać złamaniu tajemnicy handlowej? Przede wszystkim przedsiębiorcy muszą zadbać o to, aby zawrzeć umowę o zachowaniu poufności (NDA). Oprócz tego możliwe jest zawarcie umowy o zakazie konkurencji.

Nie bez znaczenia pozostają rozmaite systemy i oprogramowania, które mają na celu chronić wszystkie urządzenia czy programy przed atakami hakerskimi. Warto więc zadbać o odpowiednie zaplecze informatyczne.

Należy szczególną uwagę skupić na tym, aby do ważnych informacji związanych z przedsiębiorstwem miała dostęp ograniczona liczba osób.

Istotne jest również przetrzymywanie dokumentów w firmie. Niestety wiele przedsiębiorstw decyduje się na tworzenie kopii elektronicznych lub papierowych dokumentów, które mogą zawierać poufne dane. Jest to krok, który należy dokładnie przemyśleć, bowiem może nieść za sobą przykre konsekwencje. Z zasady poleca się gromadzenie wyłącznie wersji oryginalnych, a jeśli są to kopie – zabezpieczenie ich za pomocą różnych narzędzi.