Wystawianie faktur przez nievatowców

Nie ma wątpliwości, że każda sprzedaż dokonywana przez przedsiębiorców zarejestrowanych jako aktywni płatnicy VAT musi być potwierdzana fakturą. Natomiast, jakiego rodzaju dokumentacja jest wymagana od firm, które korzystają ze zwolnienia z VAT? Od 2014 roku wszyscy przedsiębiorcy mają możliwość (a w niektórych przypadkach obowiązek) wystawiania faktur, bez względu na to, czy są zarejestrowani jako aktywni płatnicy VAT, zwolnieni, czy też nie zarejestrowali się jako płatnicy VAT w ogóle.

Wymóg wystawienia faktury przez przedsiębiorców

Wszyscy przedsiębiorcy są zobligowani do wystawienia faktury, jeśli realizują sprzedaż na rzecz innych przedsiębiorstw. Obowiązek ten należy dopełnić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym sprzedaż miała miejsce, chyba że występują okoliczności wyjątkowe.

Zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług (VAT) konieczność wystawienia faktury może również wynikać z prośby nabywcy produktu lub usługi, pod warunkiem że takie żądanie zostanie złożone w ciągu 3 miesięcy od zakończenia miesiąca, w którym dostarczono towar, wykonano usługę lub dokonano pełnej bądź częściowej płatności.

Zwolnienie podmiotowe z VAT a kwestia wystawiania faktur

Przedsiębiorcy, którzy korzystają ze zwolnienia podmiotowego z podatku VAT, mają możliwość wystawienia faktury niezależnie od tego, czy dokonali rejestracji w urzędzie skarbowym przy użyciu formularza VAT-R jako podatnicy VAT zwolnieni z tego podatku.

Warto pamiętać, że korzystanie ze zwolnienia podmiotowego jest możliwe tylko wtedy, gdy całkowita wartość sprzedaży w poprzednim roku podatkowym wyniosła nie więcej niż 200 000 zł. Przekroczenie tej kwoty rodzi dla przedsiębiorców obowiązek rejestracji jako płatnicy VAT.

Zgodnie z artykułem 106b ustawy o VAT obowiązek wystawienia faktury spoczywa na płatniku. W myśl obowiązujących przepisów mogą nim być osoby prawne, organizacje nieposiadające osobowości prawnej oraz indywidualni przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą. W tym miejscu ustawodawca nie ogranicza obowiązku wystawiania faktur wyłącznie do osób zarejestrowanych jako płatnicy VAT.

Ustawa przewiduje określone sytuacje, w których odstępstwa od zasady obowiązkowego fakturowania są dopuszczalne. Podmioty gospodarcze nie są zobowiązane do wystawiania faktur, gdy dokonują transakcji zwolnionych z opodatkowania VAT. Te zwolnienia opierają się na kilku kryteriach:

• konkretna działalność, jak określono w artykule 43 ustęp 1 ustawy o VAT, jest wyłączona z opodatkowania VAT. Przykładowo, usługi oferowane przez techników dentystycznych w ramach ich profesji oraz działalność w obszarze gier losowych nie podlegają VAT.
• artykuł 113 ustępy 1 i 9 tej samej ustawy określa zwolnienia dla podmiotów, których obrót roczny nie przekracza progu 200 000 zł w roku poprzedzającym lub dla tych, którzy rozpoczynają działalność gospodarczą i szacują, że ich obrót nie przekroczy tej kwoty w obecnym roku podatkowym.

Na podstawie upoważnień zawartych w artykule 82 ustęp 3 minister finansów ma możliwość wprowadzania dodatkowych zwolnień od VAT. Przykładem może być rozporządzenie z 20 grudnia 2013 roku, które zwalnia z VAT świadczone przez uczelnie medyczne usługi opiekuńcze i pokrewne.

Wymaganie dotyczące wystawiania faktur na żądanie kupującego

Każdy nabywca, niezależnie od statusu, ma prawo do zażądania faktury. Przedsiębiorstwa korzystające ze zwolnienia podmiotowego z VAT mają możliwość wystawiania takiego dokumentu bez potrzeby rejestracji jako podatnicy VAT za pomocą formularza VAT-R w urzędzie skarbowym.

Niektóre grupy, takie jak rolnicy ryczałtowi dostarczający produkty rolne lub usługi na rzecz podatników VAT, nie muszą wydawać faktur na żądanie, nawet jeśli zostanie ono zgłoszone.

Zmiany w przepisach dotyczących faktur

Do końca 2012 roku jedyną formą dokumentowania sprzedaży przez podmioty zwolnione podmiotowo były rachunki. Od 2013 roku, po dokonaniu rejestracji w urzędzie skarbowym, możliwe stało się również wystawianie faktur przez takie podmioty. Od 1 stycznia 2014 roku przepisy te weszły w życie.

W przypadku wystąpienia błędu na fakturze podatnik ma prawo dokonać korekty poprzez wydanie faktury korygującej, co odróżnia się od wcześniejszych przepisów dotyczących korygowania rachunków.

Faktura wydana przez osobę niezarejestrowaną jako płatnik VAT (nievatowiec) musi zawierać następujące elementy:

• datę jej wydania,
• unikatowy numer identyfikujący fakturę,
• pełne imiona i nazwiska (lub nazwę firmy) zarówno wystawiającego fakturę, jak i odbiorcy, wraz z ich adresami,
• dokładną nazwę lub opis sprzedawanych towarów bądź świadczonych usług,
• jednostkę miary i ilość dostarczonych towarów lub zakres świadczonych usług,
• cenę jednostkową za towar lub usługę,
• całkowitą kwotę należną za sprzedaż,
• przepis prawa uzasadniający zwolnienie z VAT w przypadku świadczenia usług lub dostarczania towarów zwolnionych z VAT.

Taka faktura nie będzie zatem zawierać danych dotyczących:

• stawki VAT,
• łącznej wartości netto sprzedaży, z podziałem na transakcje z różnymi stawkami VAT oraz transakcje zwolnione z VAT,
• kwoty VAT naliczonego od łącznej wartości netto sprzedaży, podzielonej według stawek VAT. Zgodnie z wcześniejszymi uregulowaniami prawnymi istniał wyraźny podział między dokumentami sprzedaży: fakturę wystawiali zarejestrowani płatnicy VAT, a rachunek – osoby zwolnione z VAT. Obecnie przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia z VAT nie są zobligowani do potwierdzania każdej transakcji sprzedaży odpowiednim dokumentem wobec innych firm lub konsumentów. Wyjątkiem jest sytuacja, w której klient zażąda takiego potwierdzenia.