Zaliczka na 100% wartości zamówienia – jak rozliczyć podatek?

Otrzymanie zaliczki na 100% wartości zamówienia może budzić pewne wątpliwości, zwłaszcza pod względem rozliczenia podatkowego. Ale spokojnie – to wcale nie jest takie skomplikowane! W naszym poradniku wyjaśniamy krok po kroku, jak prawidłowo rozliczyć VAT i podatek dochodowy w takiej sytuacji.

Odliczenie VAT przy zaliczce na 100% zamówienia

Dostajesz zaliczkę. W tym momencie powstaje obowiązek podatkowy VAT. Musisz więc wystawić fakturę zaliczkową maksymalnie w ciągu 7 dni od dnia otrzymania zaliczki. Jest to dokument, który potwierdza, że otrzymałeś pieniądze jeszcze przed realizacją zamówienia. Dopiero potem wystawisz fakturę końcową.

Jednak jeśli zaliczka pokrywa całą wartość zamówienia, więc jest to zaliczka 100%, sprawa jest jeszcze prostsza. Nie musisz wystawiać faktury zaliczkowej, a potem drugiej faktury końcowej. Faktura zaliczkowa może być jednocześnie fakturą końcową. Na niej możesz zawrzeć wszystkie informacje dot. szczegółów transakcji, stawki VAT i kwoty podatku.

Uwaga. Obowiązek podatkowy powstaje dopiero w momencie zapłacenia zaliczki, a więc nie jest istotny tutaj termin wystawienia faktury zaliczkowej.

Co z podatkiem dochodowym?

Tutaj sytuacja wygląda nieco inaczej. Otrzymana zaliczka nie jest traktowana jeszcze jako Twój przychód. Dopiero wtedy, gdy dostarczysz towar, albo zrealizujesz usługę, możesz wykazać przychód w podatku dochodowym. Dla nabywcy zaliczka działa tak samo – dopiero po wykonaniu zamówienia staje się ona kosztem uzyskania przychodu.

Jak zaksięgować zaliczkę na 100% zamówienia?

Masz już zaliczkę, ale co teraz? Poniżej znajdziesz dokładne wskazówki, jak prawidłowo ująć ją w księgach rachunkowych, zarówno w momencie wpłaty, jak i realizacji zamówienia.

1. Otrzymanie zaliczki – w momencie jej wpłaty wpisz zaliczkę do rejestru VAT sprzedaży. Na tym etapie nie wykazujesz jeszcze przychodu w podatku dochodowym.
2. Realizacja zamówienia – gdy dostarczysz towar lub zrealizujesz usługę, zaliczka zamienia się w przychód. Jeśli nie wystawisz dodatkowej faktury końcowej (bo faktura zaliczkowa pokryła całość), rozlicz ją na jej podstawie.

Zaliczki 100% – kilka cennych wskazówek!

Nie daj się zaskoczyć! Przeczytaj dodatkowo kilka praktycznych porad, które pomogą Ci uniknąć błędów w rozliczeniach. Pilnuj terminów i dokumentów oraz miej na uwadze możliwość korekt – wszystko dla Twojego spokoju.

1. Dobrze dokumentuj – sprawdź, czy faktura zaliczkowa zawiera wszystkie wymagane elementy np. dane kontrahenta, opis zamówienia, stawkę VAT i kwotę.
2. Pilnuj terminów – VAT od zaliczki rozliczysz w miesiącu, w którym ją otrzymałeś. Przychód w podatku dochodowym w momencie realizacji zamówienia.
3. Koryguj, jeśli coś się zmieni – np. gdy wartość zamówienia ulegnie zmianie, wystaw fakturę korygującą.

Przepisy prawne dotyczące faktury zaliczkowej

Uwaga! Konieczność wystawienia faktury zaliczkowej powstaje nie we wszystkich przypadkach. Mówią o tym poszczególne przepisy prawne.

W myśl artykułu 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku od towarów i usług (ustawa o VAT) podatnik jest zobowiązany do wystawienia faktury dokumentującej otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem dostawy towarów lub świadczenia usług. Taki obowiązek jednak nie dotyczy sytuacji, gdy:

• zaliczkę wpłacono na poczet wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, czynności dla których obowiązek podatkowy pozostaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT np. świadczenia usług najmu lub stałej obsługi prawnej i biurowej;
• zaliczkę wpłacono na poczet dostawy towarów, dla których obowiązek powstaje w momencie zaakceptowania płatności w rozumieniu art. 41a rozporządzenia 282/2011, dot. sprzedaży na odległość towarów importowanych z zastosowaniem interfejsu elektronicznego;
• zaliczka została wpłacona na poczet dokonania wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na terytorium UE lub dostawy towarów na rzecz podmiotu niebędącego podatnikiem.

Od września 2023 r. zgodnie z art. 106b ust. 1a ustawy o VAT, podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej, jeśli całość lub część zapłaty otrzymał w miesiącu, w którym zrealizował dostawę towaru lub usługę, na poczet której otrzymał tę zaliczkę.

Przepisy prawne dotyczące obowiązku podatkowego

Jak wskazuje art. 86 ust. 10 ustawy o podatku VAT wskazuje, że podmiot, który otrzymał fakturę zaliczkową, ale nie zrealizował wpłaty zaliczki, nie ma prawa do odliczenia podatku VAT.  Prawo to powstaje dopiero w momencie wpłacenia zaliczki.

W myśl art. 86 ust. 10 i 11 ustawy o VAT, podatek VAT z faktury zaliczkowej można odliczyć, jeśli:

• Zaliczka zostanie zapłacona.
• Sprzedawca wystawi fakturę zaliczkową.

Odliczenia VAT można dokonać:

• W rozliczeniu za okres, w którym zapłaciłeś zaliczkę i otrzymałeś fakturę.
• Najpóźniej w jednym z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych w przypadku rozliczenia miesięcznego lub w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych u małych podatników, którzy rozliczają się kwartalnie (podstawa prawna art. 99 ust. 2 i 3 ustawy o podatku VAT).

Przykładowo:

1. W sierpniu 2024 roku otrzymujesz fakturę zaliczkową. Zaliczkę wpłacasz dopiero we wrześniu. Prawo do odliczenia VAT powstaje we wrześniu:

• Odliczenia możesz dokonać we wrześniu (rozliczenie za wrzesień), październiku, listopadzie lub grudniu (rozliczenia miesięczne) albo w jednym z dwóch kolejnych kwartałów (rozliczenia kwartalne).
• Jeśli zapomnisz odliczyć VAT w tych terminach, możesz złożyć korektę za wrzesień, ale należy zrobić to w określonym terminie, o czym przeczytasz poniżej.

Co w sytuacji, gdy zapomniałeś rozliczyć VAT?

W myśl art. 86 ust. 13 ustawy o VAT jeśli nie odliczyłeś podatku w odpowiednim momencie, masz możliwość dokonania korekty deklaracji podatkowej. Jest to możliwe za okres, w którym pierwotnie powstało prawo do odliczenia VAT. Zgodnie z przepisami może to być max. 5 lat, licząc okres od początku roku, w którym powstało prawo do odliczenia VAT.