Zarządca nieruchomości – prawa i obowiązki

Kim jest zarządca nieruchomości? Zgodnie z definicją może nią zostać osoba fizyczna lub spółka prawa handlowego (zwykle spółka komandytowa bądź spółka z ograniczoną odpowiedzialnością), która prowadzi działalność gospodarczą z zakresu zarządzania nieruchomościami. Wyznacza ją właściciel obiektu lub wspólnota mieszkaniowa w celu zapewnienia bezpieczeństwa użytkowania oraz właściwej eksploatacji budynku. To zarządca czuwa nad prowadzeniem dokumentacji finansowej związanej z czynszami i zaliczkami za media, wykonywaniem niezbędnych przeglądów czy utrzymaniem czystości. Ma za zadanie dbać o dobro mieszkańców, postępując zgodnie z przepisami prawa i dostarczając wszystkie niezbędne udogodnienia.

Najważniejsze obowiązki zarządcy nieruchomości

W kontekście zarządzania nieruchomością zarządca podejmuje decyzje i wykonuje czynności mające na celu zapewnienie racjonalnej gospodarki obiektem. Zakres działań jest więc o wiele szerszy niż usługi administrowania realizowane na rzecz wspólnoty mieszkaniowej. Kluczowe są tutaj dobre relacje z lokatorami, wsłuchiwanie się w ich oczekiwania szybka reakcja na zgłaszane problemy oraz pełnienie funkcji doradczych. Mówiąc o zadaniach zarządcy nieruchomości, które wprost wynikają z przepisów prawa, do jego najważniejszych obowiązków należą:

• reprezentowanie wspólnoty mieszkaniowej na zewnątrz,
• kompleksowe prowadzenie dokumentacji związanej ze stanem technicznym budynków, ich eksploatacją, a także księgowością i archiwizacją,
• zapewnienie obsługi eksploatacyjnej nieruchomości, czyli wyszukiwanie usługodawców, zagwarantowanie bieżącej konserwacji lokalu, utrzymywanie czystości oraz ubezpieczenie obiektu,
• terminowe przeprowadzanie przeglądów stanu nieruchomości i urządzeń, które stanowią jej wyposażenie,
• organizacja remontów oraz modernizacja budynków – wybranie najkorzystniejszej dla wspólnoty oferty oraz czuwanie nad prawidłowym przebiegiem prac oraz dotrzymywaniem terminów,
• sporządzanie projektów uchwał i umów,
• obsługa konta bankowego, terminowe prowadzenie sprawozdawczości, rozliczenia z urzędami, usługi w zakresie windykacji należności oraz udostępnienie mieszkańcom wglądu do rozliczeń finansowych,
• obsługa zebrań wspólnot mieszkaniowych – zwoływanie zebrań, zawiadamianie mieszkańców na piśmie z odpowiednim wyprzedzeniem, opracowywanie porządku obrad oraz sporządzanie protokołu.

Warto pamiętać, że powyższe przykłady nie wyczerpują zagadnień związanych z zarządzaniem nieruchomościami. Katalog obowiązków zarządcy jest o wiele bogatszy i zależny od konkretnej sytuacji. W przypadku wątpliwości co do kwestii formalnych warto skorzystać z pomocy profesjonalnego biura rachunkowego PG Partner Gospodarczy, który wyjaśni wszelkie wątpliwości natury prawnej i zapewni fachowe doradztwo.

Zarządca nieruchomości i jego prawa

Osoba lub spółka odpowiedzialna za zarządzanie nieruchomością jest uprawniona do otrzymywania wynagrodzenia za świadczone usługi na rzecz obiektu budowlanego. Może także uczestniczyć w postępowaniu administracyjnym, które jej dotyczy.

Warto również pamiętać, że usługi zarządzania nieruchomościami są zwolnione od podatku VAT na mocy rozporządzenia, jeżeli mieszczą się w grupowaniu PKWiU ex 68.32.11.0 i PKWiU ex 68.32.12.0. Pierwsze z nich obejmuje:

• zarządzanie domami i innymi nieruchomościami mieszkalnymi na zlecenie
• zarządzanie budynkami wielomieszkaniowymi,
• pobieranie opłat za czynsz,
• zarządzanie miejscami pod przewoźne lokale mieszkalne,
• zarządzania nieruchomościami stanowiącymi wspólnoty mieszkaniowe.

Z kolei grupowanie PKWiU 68.32.12.0 obejmuje usługi zarządzania nieruchomościami będącymi we współwłasności świadczone na zlecenie.

Jakich czynności nie może samodzielnie wykonywać zarządca nieruchomości?

Ustawa o własności lokali z dnia 4 kwietnia 2019 r. (DzU z 2019 r., poz. 737) jasno wskazuje tzw. czynności przekraczające zwykły zarząd, których zarządca nieruchomości nie może podejmować bez uprzedniej zgody wspólnoty mieszkaniowej, wyrażonej w formie uchwały. Należą do nich m.in.:

• samodzielne określanie wysokości wynagrodzenia zarządu lub zarządcy nieruchomości wspólnej,
• zatwierdzanie rocznego planu gospodarczego,
• ustalanie wysokości opłat przeznaczonych na pokrycie kosztów zarządu,
• dokonywanie podziału nieruchomości wspólnej, a także udzielanie zgody na nadbudowę, przebudowę lub zmianę przeznaczenia części obiektu budowlanego,
• wytaczanie powództwa, jeżeli zobowiązany właściciel długotrwale zalega z zapłatą należnych od niego opłat.

W razie konieczności realizacji czynności, które przekraczają zakres zwykłego zarządu, należy podjąć uchwałę, w której wspólnota mieszkaniowa wyrazi zgodę na wykonanie określonego zadania lub udzieli stosownego pełnomocnictwa.

Zarządca nieruchomości a ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej

Zgodnie z zapisami ustawy o gospodarce nieruchomościami zarządca podlega obowiązkowemu ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z wykonywanymi zadaniami i posiadanymi uprawnieniami. W tym miejscu warto również wspomnieć, że jeżeli zarządca korzysta z pomocy innych osób działających pod jego nadzorem, musi zostać objęty ubezpieczeniem odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone działaniem tych osób.

W chwili podpisywania umowy z zarządcą właściciel nieruchomości, podmiot władający obiektem lub wspólnota mieszkaniowa wymaga okazania kopii dokumentu ubezpieczenia OC, która stanowi jeden z załączników. Jest to obligatoryjny element umowy. Ponadto osoba pełniąca funkcję zarządcy zobowiązana jest do natychmiastowego poinformowania strony o ewentualnych zmianach danych znajdujących się w dokumencie ubezpieczenia. Wówczas konieczne jest zawarcie nowej umowy. W przeciwnym razie grożą konsekwencji w postaci wypowiedzenia umowy o zarządzanie ze skutkiem natychmiastowym.

Strona umowy powinna uprzednio wezwać zarządcę nieruchomości do przedłożenia kopii dokumentu ubezpieczenia w terminie 7 dni od dnia odebrania zawiadomienia. Jeśli w tym czasie zarządca nie wykona tego obowiązku, umowa może zostać jednostronnie wypowiedziana ze skutkiem natychmiastowym.