Zmiana zasad wystawiania faktur VAT od 1 stycznia 2025 r.

Od 1 stycznia 2025 r. weszły w życie ważne zmiany dotyczące zasad wystawiania faktur VAT. Nowe regulacje wynikają z nowelizacji ustawy o VAT, która związana jest ze szczególnymi procedurami dla mniejszych przedsiębiorstw, mających siedzibę poza Polską. Co więcej? Sprawdź wszystkie najważniejsze informacje, aby prawidłowo wystawiać faktury jako przedsiębiorca.

Faktury uproszczone dla małych przedsiębiorstw – procedura SME

Nowe przepisy wprowadzają możliwość korzystania ze zwolnienia z VAT dla małych przedsiębiorstw na terenie całej Unii Europejskiej. Jest to tak zwana procedura SME, po której spełnieniu warunków przedsiębiorcy będą mogli wystawiać faktury uproszczone. Te mogą zawierać takie dane jak:

• Datę wystawienia faktury;
• Numer kolejny;
• Imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy, a także ich adresy;
• Nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
• Miarę, ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
• Cenę jednostkową towaru/usługi;
• Kwotę należności ogółem.

Co ważne, faktura uproszczona musi zawierać numer identyfikacyjny nadany przez państwo siedziby przedsiębiorcy, czyli tzw. kod EX, który upoważnia do skorzystania ze zwolnienia na terytorium Polski, zgodnie z art. 113a ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT. Więcej na ten temat przeczytasz w dalszej części.

Aby móc skorzystać z procedury SME, należy spełnić określone warunki, czyli:

• Wprowadzenie zasad procedury w kraju przedsiębiorcy;
• Brak przekroczenia limitów obrotu w Unii Europejskiej – próg na terenie całej UE wynosi max. 100 000 euro bez VAT.
• Posiadanie numeru identyfikacyjnego EX.
• Złożenie odpowiedniego wniosku do urzędu skarbowego.
• Spełnienie wymogów dot. statusu małego przedsiębiorcy.

Numer identyfikacyjny EX

Numer identyfikacyjny EX jest niezbędny do uzyskania dla przedsiębiorców spoza Polski, którzy chcą skorzystać ze zwolnienia VAT w ramach procedury SME. Jest on nadawany przez państwo członkowskie, w którym znajduje się siedziba firmy. Numer EX umożliwia identyfikację podmiotu zwolnionego z VAT również na terenie innych krajów UE.

Aby uzyskać numer identyfikacyjny EX, konieczne jest złożenie wniosku o rejestrację procedury SME do organu podatkowego. Do wniosku należy dołączyć dokumenty identyfikujące firmę jako małe przedsiębiorstwo. Po otrzymaniu numeru EX firma może korzystać z uproszczonej procedury wystawiania faktur VAT zgodnie z procedurą SME.

Faktury VAT wystawiane przez państwa członkowskie

Ministerstwo Finansów podkreśla, że zgodnie z art. 1 pkt 5) dyrektywy 2020/285, zmieniono dyrektywę VAT (dyrektywa Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej). W wyniku tej zmiany do art. 220a ust. 1 dodano literę c) o treści: „c) kiedy podatnik korzysta ze zwolnienia dla małych przedsiębiorstw przewidzianego w art. 284”.

Wprowadzone zmiany nakładają na państwa członkowskie UE obowiązek umożliwienia podatnikom wystawiania faktur uproszczonych, gdy korzystają oni ze zwolnienia dla małych przedsiębiorstw na podstawie art. 284, także w przypadku gdy zwolnienie dotyczy działalności prowadzonej poza państwem siedziby podatnika.

Faktury uproszczone, wystawiane przez państwa członkowskie, zgodnie z art. 220a i 221 dyrektywy VAT, muszą zawierać co najmniej następujące informacje:

• Datę wystawienia faktury;
• Dane identyfikacyjne podatnika odpowiadającego za dostawę towarów lub usług;
• Rodzaj towarów lub usług;
• Należny VAT lub dane potrzebne do obliczenia należności;

Uwaga! Jeśli faktura stanowi dokument lub notę uznaną za fakturę zgodnie z art. 219, wymagane jest wyraźne i jednoznaczne odniesienie do faktury pierwotnej i określenia konkretnych danych, które ulegają zmianie.