Przechowywanie e-faktur. Zmiany w 2024 r.

Ministerstwo Finansów już w zeszłym roku ogłosiło, że od 1 lipca 2024 roku będzie obowiązywać Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF. Jednak w styczniu resort poinformował o istotnych zmianach, które wydłużą ten czas. Kiedy ostatecznie zacznie obowiązywać KSeF? Na czym polegają zmiany w przechowywaniu e-faktur w 2024 roku?

Czym jest KSeF?

Głównym założeniem Krajowego Systemu e-Faktur miało być obowiązkowe wystawianie faktur przez przedsiębiorców. Jako nowa metoda, system ten miał fundamentalnie zmienić proces nie tylko fakturowania, ale też obiegu dokumentów dla podatników.

Krajowy System e-Faktur na zasadzie dobrowolności funkcjonuje od 1 stycznia 2022 roku. Pozwala ona na wystawianie, otrzymywanie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych.

W naturalny sposób pojawiło się wiele wątpliwości na polu tego, jak będzie działać KSeF. Obecnie jednak przełożono termin wprowadzenia w życie nowego systemu. Początkowo miał wejść on w życie już 1 lipca 2024 roku (od 1 stycznia 2025 roku w przypadku małych i średnich firm zwolnionych z VAT), jednak ostatecznie zmianę zaplanowano na późniejszy termin.

Dlaczego przełożono termin zmiany przepisów?

Ministerstwo Finansów poinformowało o tym, że w nowym systemie wykryto błędy o statusie krytycznym, które sprawiają, że nie jest możliwe odpowiedzialne wprowadzenie obowiązku fakturowania w KSeF w pierwotnie przewidzianym terminie. Zapowiedziano wewnętrzny audyt systemu i ostatecznie zakłada się, że w 2024 roku nowe przepisy nie wejdą w życie.

Ostateczny termin rozpoczęcia okresu obowiązkowego funkcjonowania KSeF zostanie ogłoszony po zakończeniu audytu. Jednak jedno jest pewne: system ten prędzej czy później zacznie obowiązywać. Jakie zmiany są więc istotne dla przedsiębiorców?

KSeF – najważniejsze zmiany dla przedsiębiorców

Podstawową kwestią jest maksymalne ograniczenie stosowania papierowej dokumentacji. Z założenia bezpieczna archiwizacja dokumentów i możliwość stałego dostępu do dowodów sprzedaży ma być uruchomiona przez całą dobę. Kluczowe jest to, aby przedsiębiorcy mieli do nich dostęp w każdym miejscu i o każdej porze.

Tym samym KSeF ma wspomóc przedsiębiorców w bezpiecznej archiwizacji dokumentów finansowych. Jednocześnie ma być to system ułatwiający organom podatkowym sprawowanie kontroli i nadzoru.

Jak długo ma trwać przechowywanie e-faktur w KSeF?

W ramach funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur przechowywanie faktur ustrukturyzowanych ma trwać 10 lat. Czas ten jest liczony od końca roku, w którym został dany dokument wystawiony. Po tym czasie dokumentacja ma być usuwana z systemu. Jeśli więc przedsiębiorca chce przechowywać je dłużej, musi samodzielnie dokonać ich archiwizacji również i poza KSeF.

Jak archiwizować dokumenty?

Archiwizacja dokumentów jest niezbędnym procesem, jeśli przedsiębiorca chce liczyć na prawo do odliczenia podatku VAT. Organy kontrolne dokonują weryfikacji wystawionych oraz otrzymanych faktur – co przy udziale systemu KSeF będzie usprawnione.

Należy pamiętać o trym, że podatnik ma prawo przechowywać dowody w formie elektronicznej lub papierowej również poza KSeF – oczywiście po uprzednich wprowadzeniu dokumentów do tego systemu. Z założenia warto dokona archiwizacji nie tylko w archiwum KSeF, ale i przy użyciu innych narzędzi. Zaleca się pobieranie i katalogowanie faktur dot. m.in. nabycia środków trwałych.

Kiedy nie trzeba wystawiać faktur w KSeF?

Z obowiązkowego fakturowania w KSeF zostały wyłączone pewne rodzaje działalności, które wymagają zapewnienia szczególnego udokumentowania przeprowadzonej czynności i które mają szczególne wymagania o charakterze techniczno-organizacyjnym.

Z obowiązkowego fakturowania są zwolnione m.in. następujące czynności:

• Usługi w zakresie sprawowania kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które pobiera się opłaty trasowe, które są udokumentowane fakturami wystawianymi za miesięczne okresy przez CRCO, czyli Centralne Biuro Opłat Trasowych Europejskiej Organizacji do Spraw Bezpieczeństwa Żeglugi Powietrznej. Te są wystawiane w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej.
• Świadczenie usług przejazdu autostradą płatną, który są udokumentowane fakturami w formie biletu jednorazowego wystawionymi przez:
  • podatników VAT z uprawnieniem do świadczenia takich usług;
  • podmioty działające w imieniu i na rzecz podatnika;
  • upoważnione do tego przez osoby trzecie.
• Świadczenie usług przewozu na odległość udokumentowanych fakturami w formie jednorazowego biletu, wystawionymi przez podmioty działające w imieniu i na rzecz podatnika. Wystawione przez podatników podatku VAT uprawnionych do świadczenia tego typu usług lub upoważnione przez niego osoby trzecie. W tym miejscu mowa o przewozie na odległość następującymi typami przewozu:
  • Taborem samochodowym;
  • Kolejami normalnotorowymi;
  • Statkami pełnomorskimi;
  • Środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej;
  • Promami;
  • Śmigłowcami i samolotami.

Co istotne, nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w przypadku świadczeń zwolnionych od podatku od towarów i usług (art. 43 ust. 1 pkt 7, 37–41 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług udokumentowanych fakturami lub innymi dowodami). Obowiązek nie istnieje także przy dostawie towarów lub świadczeń usług udokumentowanych fakturami wystawionymi zgodnie z art. 106d ust. 1 Ustawy VAT, gdy nabywca nie jest zidentyfikowany za pomocą numeru identyfikacji podatkowej na potrzeby dokonania danej czynności.