Czym jest i jak przebiega postępowanie podatkowe?

Czy tego chcemy, czy nie, prowadzenie własnej działalności gospodarczej nierozerwalnie łączy się z obowiązkiem regulowania należności podatkowych. W sytuacji, gdy nie pojawiają się żadne trudności lub niezgodności dotyczące kalkulacji zobowiązań względem fiskusa, proces ich realizacji jest względnie prosty i monotonny. Mogą jednak wystąpić okoliczności, w których niezbędne okaże się wszczęcie postępowania podatkowego w celu ustalenia obciążeń podatkowych.

Postępowanie podatkowa – definicja i cel

Postępowanie podatkowe jest specyficznym rodzajem działań administracyjnych, realizowanym przez instytucje odpowiedzialne za sprawy podatkowe. Jest to proces charakteryzujący się urzędowym podejściem do regulacji prawnych dotyczących podatków i ma na celu dokładne określenie zobowiązań podatkowych danej osoby lub podmiotu. Normy prawne dotyczące tego rodzaju postępowania znajdują się zarówno w Ordynacji podatkowej, jak i w Kodeksie postępowania administracyjnego.

Głównym zadaniem postępowania podatkowego jest ustalenie wysokości należnego podatku. Proces ten uruchamiany jest głównie w sytuacjach, gdy pojawiają się nieścisłości w rozliczeniach podatkowych, które zostają zidentyfikowane podczas inspekcji podatkowej lub gdy organy urzędowe uzyskają informacje o potencjalnych nieprawidłowościach dotyczących określonego podmiotu.

Postępowanie może być inicjowane automatycznie przez organy podatkowe lub na wniosek samego podatnika. Jeżeli rozpoczyna się z inicjatywy urzędu, za datę rozpoczęcia przyjmuje się dzień, w którym strona otrzymała decyzję o uruchomieniu postępowania. W przypadku, gdy proces inicjowany jest przez podatnika, za dzień rozpoczęcia uznaje się datę, w której wniosek został doręczony do organu podatkowego.

W sytuacji, gdy dokument złożono elektronicznie, datą tą jest moment, w którym organ podatkowy lub odpowiednia jednostka otrzymała żądanie. Warto również zaznaczyć, że podatnicy mają możliwość samodzielnego zainicjowania procedury podatkowej, co może być korzystne np. w przypadku ubiegania się o potwierdzenie nadpłaty podatku.

Jakie strony biorą udział w postępowaniu podatkowym?

Na podstawie przedstawionej definicji można wywnioskować, że decyzyjną rolę w postępowaniu podatkowym pełni instytucja finansowa, którą może być izba administracji skarbowej, urząd skarbowy, urząd celno-skarbowy, urząd miasta, gmina lub starostwo powiatowe. Stroną postępowania będzie również podatnik, osoba dokonująca płatności lub inna osoba trzecia, np. rozwiedziony współmałżonek, który jest odpowiedzialny swoim majątkiem czy też pełnomocnik. W zależności od charakteru sprawy ta osoba może występować w roli wnioskodawcy o rozpoczęcie postępowania lub jako strona, której interesy są przedmiotem działań.

Ponadto w sprawę jest zaangażowana również osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna posiadająca osobowość prawną uzyskaną dzięki odpowiednim przepisom. W kontekście postępowań VAT stroną może być partner spółki, który ma prawo do otrzymania zwrotu podatku. Jeśli zaś chodzi o sprawy nadpłaty podatku przez nieaktywną już spółkę cywilną, rolę tę przejmuje osoba będąca wspólnikiem w dniu zakończenia działalności podmiotu. Biorąc pod uwagę, że rozwiedziony współmałżonek może być uczestnikiem sporu, analogiczne prawo przysługuje również małżonkom. W niektórych szczególnych okolicznościach sąd wyznacza kuratora do reprezentowania interesów osoby objętej postępowaniem podatkowym. Za zgodą zainteresowanej strony w procesie może również uczestniczyć organizacja społeczna.

Jak wygląda przebieg postępowania podatkowego?

Postępowanie podatkowe charakteryzuje się obecnością dwóch instancji, przy czym za jego przeprowadzenie odpowiedzialny jest wyznaczony organ podatkowy. W skład tego systemu wchodzą:

• organ pierwszej instancji, np. naczelnik urzędu skarbowego, naczelnik urzędu celnego, wójt, burmistrz lub prezydent miasta, starosta, a także marszałek województwa,
• organ drugiej instancji reprezentowany przez dyrektora izby skarbowej, dyrektora izby celnej oraz samorządowe kolegium odwoławcze.

Procedurę podatkową można rozłożyć na cztery fundamentalne fazy:

1. Etap postępowania wyjaśniającego.
2. Faza ustalania zobowiązania podatkowego.
3. Moment wydania decyzji odnośnie zobowiązania podatkowego.
4. Etap odwoławczy, który ma miejsce w przypadku złożenia odwołania w odpowiednim terminie.

W ramach postępowania podatkowego stosowny organ podejmuje różnego rodzaju decyzje i wydaje postanowienia. Decyzja jest rozstrzygnięciem sprawy lub innym sposobem zakończenia procesu na danym etapie. Natomiast postanowienia dotyczą poszczególnych aspektów postępowania i zasadniczo nie rozstrzygają jego meritum (na przykład mogą dotyczyć przeprowadzenia dowodu lub zawieszenia postępowania).

Określenie faktycznego stanu rzeczy często wymaga przeprowadzenia procedury dowodowej. Przedsiębiorcom przysługuje prawo do aktywnego uczestnictwa w tej fazie, co umożliwia im: wnioskowanie o wykonanie określonych dowodów, np. z przesłuchania świadków, oględzin, analizy dokumentów i opinii ekspertów, bezpośredni udział w procesie gromadzenia dowodów, dokonanie analizy ksiąg rachunkowych oraz dostęp do akt sprawy w dowolnym momencie procesu i możliwość wykonania ich kopii.

Zasady postępowania podatkowego

Prowadząc postępowanie podatkowe, urzędy muszą stosować się do określonych fundamentalnych zasad. Wśród nich zasad znajdują się:

• zasada legalności, oznaczająca działanie zgodnie z przepisami prawa,
• zasada budowania zaufania do administracji publicznej poprzez wydawanie sprawiedliwych decyzji, które mają wzmacniać zaufanie społeczne,
• zasada prawdy obiektywnej wymagająca, aby przed podjęciem decyzji dokładnie przeanalizować zgromadzony materiał dowodowy i na jego podstawie wyjaśnić kluczowe aspekty sprawy,
• zasada aktywnego uczestnictwa stron zapewniająca uczestnikom postępowania dostęp do informacji o przebiegu sprawy i możliwość przedstawienia własnych argumentów,
• zasada uzasadniania decyzji, zgodnie z którą strony oczekują na przedstawienie motywów stojących za decyzją urzędu,
• zasada efektywności czasowej, nakazująca urzędowi rozstrzyganie spraw bez zbędnej zwłoki,
• zasada formy pisemnej, zgodnie z którą wszelkie decyzje i dokumentacja muszą być dostarczane w formie pisemnej bądź elektronicznej,
• zasada dwuinstancyjności, pozwalająca stronom na odwołanie się od wydanej decyzji,
• zasada ostateczności decyzji, według której decyzja, która nie została zaskarżona, staje się ostateczna i nie podlega dalszym zmianom.

Dodatkowo warto podkreślić, że postępowanie podatkowe ma być transparentne wyłącznie dla osób bezpośrednio zaangażowanych w spór.

Zakończenie postępowania podatkowego

Zakończenie postępowania podatkowego następuje poprzez wydanie decyzji administracyjnej przez uprawniony do tego organ. Z uwagi na dwuinstancyjność tej procedury istnieje możliwość złożenia odwołania od decyzji wydanej na pierwszym szczeblu. W przypadku wniesienia stosownego wniosku w ciągu 14 dni od momentu otrzymania decyzji proces podatkowy jest kontynuowany do momentu wydania decyzji końcowej. Brak odwołania od decyzji w wyznaczonym terminie sprawia, że nabiera ona mocy ostatecznej i zamyka postępowanie podatkowe.

Wobec decyzji końcowej istnieje opcja złożenia skargi do sądu administracyjnego na szczeblu wojewódzkim. Proces rozpatrywania sprawy przez sąd także jest dwuinstancyjny. Po wydaniu wyroku przez wojewódzki sąd administracyjny istnieje możliwość złożenia kasacji do Naczelnego Sądu Administracyjnego, co stanowi kolejny etap możliwej obrony prawnej.