Jak wdrożyć politykę wydatków służbowych i ograniczyć nadużycia

W wielu firmach wydatki służbowe opierają się na cichej umowie: „ja ufam tobie, a ty nie naciągasz mnie”. Scenariusz zazwyczaj wygląda tak samo. Pracownik płaci za paliwo czy obiad z klientem, faktura ląduje na biurku księgowej, która wprowadza ją w system. Wszystko idzie gładko, dopóki przy kawie nie zaczniesz przeglądać zestawień. Wtedy nagle dociera do Ciebie, że koszty paliwa są coraz większe, choć liczba spotkań stoi w miejscu, a firmowa karta debetowa obciąża konto znacznie szybciej, niż podpowiadałaby Ci intuicja. W dziewięciu na dziesięć przypadków nie stoi za tym zła wola czy próba oszustwa. Ludzie po prostu gubią się tam, gdzie brakuje jasnych komunikatów.

Dlaczego niepisane zasady w pewnym momencie zawodzą?

Jeśli nie powiesz wprost, gdzie kończą się potrzeby firmy, a zaczynają prywatne wygody, każdy może zacząć ustalanie własnych granic zdrowego rozsądku. Jasna polityka wydatków nie jest po to, by stać nad zespołem z batem i nadmiernie kontrolować każdy koszt. Wręcz przeciwnie, jest to czytelna instrukcja, która zdejmuje odpowiedzialność z Twoich barków i kończy męczące domysły po obu stronach.

W małym zespole, gdzie widzisz każdą fakturę i z każdym pijesz kawę, kontrola jest naturalna. Wszyscy mniej więcej wiedzą, co wypada wrzucić w koszty. Jednak im firma jest większa, tym więcej decyzji zapada bez Twojego udziału.

Każda luka w zasadach to zaproszenie do interpretacji. Jeden pracownik będzie oszczędzał na każdym obiedzie, a inny uzna, że skoro reprezentuje firmę, to hotelowe spa też mu się należy. Bez konkretnej polityki firma dryfuje w stronę chaosu, a Ty nie wiesz, czy płacisz za rzeczywisty rozwój, czy raczej sponsorujesz czyjeś prywatne wygody ubrane w firmowy opis.

Z czego powinna składać się polityka wydatków?

Odpowiednio skonstruowana polityka wydatków powinna odpowiadać na trzy pytania:

1. Co dokładnie jest wydatkiem służbowym? Nie pisz ogólników. Określ jasno: nocleg – tak, ale do konkretnej kwoty. Kolacja z klientem – tak, ale np. bez alkoholu na fakturze.
2. Kto ma portfel? Musisz wyznaczyć progi. Inne uprawnienia ma kierownik, który musi nagle kupić sprzęt na budowę, a inne handlowiec w trasie. Jeśli każdy może zdecydować o dowolnej kwocie, nadużycia to tylko kwestia czasu.
3. Jak się rozliczamy? Ustal termin oddawania faktur i formę opisu. „Spotkanie z klientem” to za mało. Chcesz wiedzieć z kim, w jakim celu i czy to faktycznie miało sens dla rozwoju.

Małe kwoty są największą pułapką

Większość właścicieli firm boi się wielkich oszustw finansowych, ale czy wiesz, że najwięcej pieniędzy ucieka w postaci drobniejszych kwot? Kolejna dodatkowa kawa na stacji, przejazd taksówką krótkiego odcinka, czy kolacja, która ze służbowego spotkania przerodziła się w wizytę w klubie do rana.

W skali roku i dziesięciu pracowników robi się z tego kwota, za którą mógłbyś kupić nowy samochód lub zainwestować w sprzęt. Jasne zasady są tu więc niebagatelne. Nie chodzi o to, żeby zabronić pracownikowi kawy w trasie, ale o to, żeby wiedział, że musi to mieć logiczne uzasadnienie i nie może korzystać z tego przywileju do woli. Co ciekawe, takie reguły dają spokój też samej załodze – łudzę w firmie wiedzą, co im przysługuje i nie muszą się stresować, że jakiś wydatek zostanie źle odebrany.

Księgowość widzi więcej, niż Ci się wydaje

Często wdrażamy zasady intuicyjnie, a najlepsze dane znajdziesz w księgowości. To tam widać schematy, których Ty nie zauważysz w biegu. Nietypowe godziny zakupów, powtarzające się kwoty w weekendy czy kategorie kosztów, które rosną niewspółmiernie do zysków.

Rozmowy z doradcami, które oferuje Ci biuro rachunkowe Warszawa, pozwalają stworzyć reguły skrojone pod Twój biznes, a nie oderwane od rzeczywistości przepisy. Eksperci podpowiedzą Ci, gdzie najczęściej wycieka gotówka i co warto ukrócić w pierwszej kolejności.

Aplikacje i karty firmowe ułatwiają życie, ale nie zastąpią jasnych reguł

Możesz zainwestować w najnowocześniejsze systemy do skanowania faktur, rozdać pracownikom karty z ustawionymi limitami i zrezygnować z papierowej dokumentacji, ale sama technologia to tylko połowa sukcesu. Bez Twoich wytycznych system będzie jedynie szybciej przetwarzał bałagan. Co z tego, że aplikacja błyskawicznie prześle zdjęcie faktury do księgowości, jeśli Ty nadal nie będziesz wiedział, czy zakupiony przez pracownika sprzęt biurowy to faktycznie toner do drukarki, czy może gadżet, który nie jest niezbędny do pracy?

Nowoczesne narzędzia nabierają sensu dopiero wtedy, gdy dasz im odpowiednie ramy. Kiedy połączysz technologię z jasną polityką wydatków, system zacznie pracować. Będzie automatycznie pilnować, czy hotel nie był za drogi lub czy transakcja nie odbyła się w niedzielę wieczorem. Dopiero w tym momencie zyskasz kontrolę, która nie wymaga od Ciebie ręcznego sprawdzania każdego paragonu i spędzania dwóch godzin dziennie na śledztwach finansowych. Zamiast tego skupiasz się na raporcie zbiorczym, bo wiesz, że automat odrzuci wszystko, co wychodzi poza ustalone przez Ciebie zasady.

Kontrola szefostwa, ale bez psucia atmosfery

Częsta obawa szefa dotyczy tego, że nie chcesz wyjść na kogoś, kto nie ufa ludziom. Słusznie, w końcu nikt nie chce pracować w atmosferze podejrzeń. Dlatego politykę wydatków trzeba komunikować jako element dbania o stabilność firmy. Jeśli zespół rozumie, że pilnowanie kosztów to bezpieczniejsze miejsca pracy i lepsze premie na koniec roku, opór znika. Zasady są dla wszystkich – także dla Ciebie – i to buduje autorytet.

Wprowadzenie polityki wydatków nie sprawi, że z dnia na dzień na koncie pojawi się fortuna. Jej siła to stabilność. Przestajesz tracić czas na jałowe dyskusje o dziwnych fakturach i nerwowe dochodzenia. Zaczynasz podejmować decyzje w oparciu o twarde dane, a nie o domysły.