Jak zabezpieczyć firmę na wypadek kontroli PIP dotyczącej pracy hybrydowej?

Pracę hybrydową rynek przyjął dosyć szybko w wyniku konieczności w czasie pandemii i związanych z nią restrykcji. Z czasem taki tryb stał się rozwiązaniem bardzo wygodnym pod względem organizacji, więc przedsiębiorcy wdrożyli go na stałe. Zespoły podzielono między biuro i dom, ustalono zasady obecności, wpisano je do regulaminów, umów lub porozumień. W wielu miejscach temat zamknięto na tym etapie, bez weryfikacji, jak model funkcjonuje na co dzień i czy odpowiada ustaleniom. Dzisiaj temat wraca w innym kontekście. Państwowa Inspekcja Pracy przeprowadza kontrole, podczas których nie ocenia samego modelu, ale patrzy na to, jak wygląda dzień pracy i czy ma cokolwiek wspólnego z tym, co firma deklaruje w dokumentach. Jak zabezpieczyć się na wypadek kontroli PIP? Musisz pamiętać o kilku kwestiach.

Podstawa, od której wszystko się zaczyna

Praca hybrydowa nie funkcjonuje poza przepisami. Kodeks pracy dopuszcza wykonywanie obowiązków częściowo poza biurem, ale w miejscu każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, co reguluje art. 67 (18) KP. Nie wystarczy jednak przyjąć, że zespół lub jego część pracuje od czasu do czasu w domu. Model hybrydowy musi wynikać z uzgodnienia między stronami, przy zawieraniu umowy lub w trakcie zatrudnienia, na co wskazuje art. 67(19) KP. 

W części firm zasady pracy zostały szczegółowo opisane i powiązane z tym, jak faktycznie pracują zespoły przez cały czas obowiązywania trybu hybrydowego. W innych przyjęto rozwiązanie prostsze, dokładniej w formie zgody na pracę z domu i ogólne zapisy, które niestety z czasem przestały odpowiadać codzienności.

Co dokładnie trafia pod lupę PIP?

PIP dzieli kontrolę na kilka etapów:

• Rozpoczyna ją od weryfikacji, czy praca poza biurem została uzasadniona i na jakiej podstawie się odbywa. 

Chodzi o wspomniane regulaminy, umowę, porozumienie czy indywidualne uzgodnienia. Odpowiednia dokumentacja nie jest szczegółem, a bardzo ważnym fundamentem, który stanowi dowód, że tryb zdalny został uzgodniony i przyjęty przez obie strony relacji zawodowej. 

Weźmy również pod uwagę fakt, że niemała grupa firm przygotowała dokumentację w dosyć specyficznych warunkach pandemicznych. Tamten okres wymagał swego rodzaju pośpiechu, więc ustalenia były dokonywane sprawnie, aby uniknąć ryzyka utraty płynności pracy. Od tamtej pory minęło wiele lat, a firmy pozostały przy modelu hybrydowym. Niestety, nie wszyscy przejrzeli dokumenty po czasie, a wcale nie muszą odpowiadać one aktualnej rzeczywistości. 

W wielu miejscach zmienił się sposób pracy. Wróciły dni przebywania w biurze, większa liczba spotkań, szybsze tempo podejmowania decyzji. W części firm funkcjonuje bieżący nadzór, tylko że poniekąd przeniosło się go do komunikatorów i narzędzi online. Jeżeli zasady zapisane kiedyś nie odpowiadają aktualnym faktom, różnica jest widoczna bez większego wysiłku.

• Kolejna kwestia badana przez PIP to czas pracy. 

Podczas kontroli Inspekcja szuka odpowiedzi na kilka pytań. Jak czas pracy jest ewidencjonowany? Czy pracownik potwierdza rozpoczęcie i zakończenie pracy? Czy faktyczne godziny aktywności są możliwe do sprawdzenia? 

• Badany jest też sposób organizacji pracy.

Liczy się tutaj nie tylko sam zapis, ale codzienność pracy. Jak wygląda dzień zespołu? Czy decyzje zapadają na bieżąco? Czy pracownik ma wpływ na swój czas i czy funkcjonuje w rytmie narzuconym przez innych? Czy pracownicy mają prawo do przerw czy wymaga się od nich stałej dostępności?

• Wraca kwestia miejsca wykonywania pracy.

Nie chodzi o sam adres, pod którym jest wykonywana praca, ale o to, czy pracodawca ma jakąkolwiek wiedzę o warunkach, w jakich praca się odbywa i czy ten temat w ogóle jest podejmowany z jego strony.

• Kolejny obszar to koszty.

Praca zdalna nie jest darmowa. Przepisy przewidują pokrycie kosztów przez pracodawcę w formie zwrotu lub stałej kwoty ryczałtowej ustalonej z góry: art. 67(24) KP. PIP może skontrolować to, skąd wzięła się wysokość ustalonej kwoty i czy ma ona związek z rzeczywistymi wydatkami. Księgowość Lublin pomoże w precyzyjnym wyliczeniu stawek, aby uniknąć zarzutu o przypadkowość.

• Osobno analizowane są obowiązki z zakresu BHP.

Państwowa Inspekcja Pracy dokonuje też oceny ryzyka zawodowego, zasad bezpiecznej pracy i sposobu ich przekazania pracownikowi na podstawie art. 67(31) KP.

• Sprawy pracownicze i troska o komfort pracy 

Inspektor sprawdza nie tylko formalności związane z dokumentacją. Przedmiotem kontroli mogą być również sprawy pracownicze. Mowa tutaj o weryfikacji aktualnych badań, szkoleń BHP i wszystkich kwestii zapewniających bezpieczeństwo pracy. Równie ważne jest to, czy pracodawca dostarcza niezbędny sprzęt do pracy i czy szanuje prywatny czas pracowników, nie oczekując, że będą oni stali dostępni. 

Jak zabezpieczyć firmę na wypadek kontroli?

W poprzednich latach PIP dokonał kilkuset kontroli rocznie, podczas których weryfikowano różne kwestie związane z pracą zdalną i hybrydową. Jak wskazuje sama Inspekcja, wiele z nich z nich zakończyło się pozytywnie i wykazało, że firmy w większości przypadków dotrzymują obowiązków związanych z takim trybem zatrudnienia. Mimo to warto wiedzieć, czego dopilnować i jak zrobić wewnętrzny audyt w firmie, by w razie kontroli nie ryzykować kłopotami.

• Po pierwsze, należy sprawdzić dokumentację regulującą fakt wprowadzenia pracy zdalnej/hybrydowej i określającej jej zasady. 
• Nie bez znaczenia jest też uproszczenie ewidencji czasu pracy. 
• Pamiętaj też o prawie do bycia offline. Kadra menedżerska powinna zostać poinformowana, że nie wysyłamy maili z poleceniami po konkretnej godzinie, a telefony są zakazane, chyba że dotyczą bardzo pilnych przypadków. Co ważne, pracownik poza godzinami pracy ma prawo mieć wyłączony telefon lub nie odbierać połączeń, a pracodawca nie może w żaden sposób go za to karać. 
• Na koniec zadbaj o transparentność kosztów i BHP. Przygotuj zestawienie, z którego wynika, jak wyliczono ryczałt za prąd czy internet. Upewnij się też, że każdy pracownik hybrydowy podpisał oświadczenie o bezpiecznych warunkach pracy w domu. 

Dopełnienie tych kwestii pomoże Ci zyskać pewność, że w razie kontroli PIP Twoja firma nie ucierpi w wyniku niedopatrzenia związanego z pracą hybrydową.