Kiedy można anulować wystawione faktury?

Wystawiłeś fakturę, a po chwili zorientowałeś się, że klient zdążył się już rozmyślić? A może przez pomyłkę wystawiłeś dokument na błędnego kontrahenta lub transakcja w ogóle nie doszła do skutku? Takie sytuacje zdarzają się częściej, niż myślisz. Jednak czy oznacza to, że fakturę możesz po prostu anulować? Przepisy są w tej kwestii jednoznaczne, ale tylko w określonych przypadkach. Wyjaśniamy, kiedy możesz anulować wystawioną fakturę, a kiedy konieczna okazuje się korekta.

Anulowanie faktury a korekta – na czym polega różnica?

Na początek warto poznać różnicę pomiędzy anulowaniem a korygowaniem faktury:

• Anulowanie faktury to fizyczne wykreślenie dokumentu z obiegu – tak, jakby nigdy on nie istniał. Można to zrobić tylko w określonych warunkach.
• Korekta faktury to formalna poprawka dokumentu, który pozostaje ważny – zmieniasz jego treść, ale nie usuwasz faktu wystawienia.

Jeśli sprzedaż doszła do skutku, ale wystąpił błąd (np. w stawce VAT czy dacie), mówimy o korekcie. Jeśli natomiast faktura została wystawiona bez uzasadnienia (np. klient zrezygnował), może być to podstawą do anulowania.

Kiedy można anulować fakturę?

Fakturę można anulować tylko wtedy, gdy łącznie zaistnieją dwa warunki:

1. Nie doszło do faktycznej sprzedaży towaru lub wykonania usługi – czyli transakcja, której dotyczyła faktura, w ogóle się nie odbył
2. Faktura nie została jeszcze wprowadzona do obrotu prawnego – oznacza to, że nie została przekazana klientowi (ani w wersji papierowej, ani w formie elektronicznej).

Jeśli oba te warunki są spełnione, możesz anulować fakturę i nie ujmować jej w ewidencji. To rozwiązanie dotyczy m.in.: omyłkowego wystawienia faktury na niewłaściwego kontrahenta, błędnej daty sprzedaży przy niewykonanej usłudze czy błędnego systemowego wygenerowania dokumentu.

Jak prawidłowo anulować fakturę?

Przepisy nie wskazują formalnego wzoru anulowania faktury, ale obowiązują pewne zasady.

Anulowaną fakturę należy:

• oznaczyć jako „ANULOWANA” – najlepiej widocznie, np. na środku dokumentu, dużymi literami,
• zachować obie kopie dokumentu – oryginał i kopię musisz przechowywać w dokumentacji księgowej,
• dołączyć notatkę wyjaśniającą – krótka informacja o przyczynie anulowania, podpisana przez osobę upoważnioną.

Pamiętaj! Faktury anulowane nie podlegają ujęciu w ewidencji VAT ani w plikach JPK_V7.

Kiedy nie można anulować faktury?

Jeśli choć jeden z warunków anulowania nie został spełniony, np.:

• klient otrzymał już dokument (także mailowo),
• transakcja częściowo się odbyła (np. została wykonana usługa lub wysłany towar),
• doszło do częściowej płatności,

…wówczas nie można mówić o anulowaniu faktury. W takiej sytuacji musisz wystawić fakturę korygującą.

Korekta będzie konieczna także wtedy, gdy zmieniły się dane kontrahenta, numer NIP, kwoty, rabaty lub inne elementy dokumentu po wystawieniu faktury i rozpoczęciu transakcji.

Przykłady:

1. Anulowanie możliwe – Firma omyłkowo wystawiła fakturę klientowi, który finalnie nie skorzystał z usługi, a dokument nie został wysłany. Anulowanie możliwe, a więc dokument oznacza się jako ANULOWANY i nie ujmuje w księgach.
2. Anulowanie niemożliwe – Sprzedawca wystawił fakturę i wysłał ją e-mailem, po czym klient zrezygnował z zakupu. Mimo że transakcja się nie odbyła, faktura została przekazana – konieczna jest korekta.

Anulowanie faktury a JPK i VAT

Faktury anulowane nie są wykazywane w plikach JPK_V7 ani w deklaracjach VAT. Jednak uważaj! Organy podatkowe mogą zażądać ich okazania podczas kontroli, dlatego należy je archiwizować z odpowiednim oznaczeniem i uzasadnieniem.

Jeśli jednak faktura została przesłana i wprowadzona do obrotu, nie da się jej usunąć z JPK. Wówczas jedynym wyjściem jest korekta z odpowiednim uzasadnieniem i zapisem w ewidencjach.

W jakim terminie musisz anulować fakturę?

Nie ma formalnego terminu anulowania faktury, ale im szybciej to zrobisz, tym lepiej. Z reguły anulowanie stosuje się tylko wtedy, gdy od wystawienia dokumentu minęło bardzo niewiele czasu i nie zdążyłeś go przekazać klientowi. Po kilku dniach czy tygodniach prawdopodobieństwo, że faktura została już wprowadzona do obrotu, znacząco rośnie.

Podsumowanie – anulować czy korygować?

Fakturę da się anulować, ale tylko wtedy, gdy nie opuściła jeszcze biurka, a transakcja nie ruszyła z miejsca. Wystarczy cień kontaktu z klientem, płatność albo rozpoczęta usługa i już jesteś na kursie korekty. Brzmi brutalnie? Taki jest porządek fakturowego świata. Kiedy coś pójdzie nie tak, pytaj nie „czy”, ale „jak” to naprawić, zgodnie z przepisami.