KTO JEST ZOBOWIĄZANY DO PROWADZENIA KPiR?

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (PKPiR) jest jedną z kilku dostępnych form ewidencjonowania działalności gospodarczej. Jest dostępna dla mniejszych firm, które nie przekraczają ustalonych limitów przychodów. Pod względem skomplikowania rozliczeń PKPiR lokuje się pomiędzy ryczałtem od dochodów ewidencjonowanych a prowadzeniem pełnej księgowości. Kto może, a kto musi wybrać rozliczenie na podstawie PKPiR?

Przedsiębiorcy wybierają zawsze tę formę rozliczenia, która jest najmniej skomplikowana, która nie wymaga zatrudniania księgowego i prowadzenia rozbudowanej dokumentacji. PKPiR oznacza prowadzenie księgowości uproszczonej, którą można wybrać nawet przy relatywnie wysokim poziomie przychodów.

Kto ma obowiązek prowadzenia PKPiR?

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów do prowadzenia PKPiR zobowiązane są następujące podmioty:

• przedsiębiorstwa w spadku (mogą prowadzić PKPiR lub księgi rachunkowe, czyli pełną księgowość),
• spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku (PKPiR lub księgi rachunkowe)
• osoby fizyczne,
• spółki cywilne osób fizycznych,
• spółki jawne osób fizycznych,
• spółki partnerskie,
• rolnicy prowadzący działalność gospodarczą (osobny wzór PKPiR).

Wszystkie wymienione podmioty gospodarcze w momencie przekroczenia limitu 2 mln euro netto przychodów ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy, mają obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, czyli przejścia na pełną księgowość.

Kto może rozliczać podatki na podstawie PKPiR?

Możliwość rozliczania się na podstawie PKPiR decydują trzy warunki, które trzeba spełnić łącznie:

• rozliczanie podatków na zasadach ogólnych – mowa o rozliczeniu według skali podatkowej (17% i 32%) lub liniowo, czyli stawki 19 %,
• prowadzenie określonego typu działalności gospodarczej – dotyczy wymienionych wyżej typów działalności gospodarczej,
• nieprzekraczanie progu przychodów – kwota przychodów netto (bez VAT) z działalności gospodarczej albo przychody spółki nie mogą przekroczyć 2 mln euro przeliczanych na polskie złote (w 2020 r. kwotę limitu ustalono na 8 746 800 zł).

Jak widać, o możliwości lub obowiązku korzystania z PKPiR decydują m.in. progi wartości przychodów. Natomiast w przypadku, gdy w poprzednim roku obrotowym samodzielnie prowadzona działalność gospodarcza przyniosła przychód nieprzekraczający 250 tys. euro (w przeliczeniu na złotówki w 2020 r. było to 1 093 350 zł), to przedsiębiorca może skorzystać z ryczałtu od dochodów ewidencjonowanych i nie musi prowadzić PKPiR. Oczywiście pod warunkiem, że prowadzona działalność nie należy do kategorii wyłączonej z możliwości rozliczania się ryczałtem (np. prowadzenie apteki, handel dewizami czy świadczenie usług rachunkowo-księgowych).

Sama PKPiR nie wystarczy

Jeżeli przedsiębiorstwo rozlicza podatki na podstawie PKPiR, to jest zobowiązane także do prowadzenia następujących ewidencji:

• ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych – należy do niej wprowadzać środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne o wartości powyżej 10 tys. zł (netto w przypadku podatników VAT), jeżeli przewidywany okres ich użytkowania przekracza jeden rok – jeżeli przedsiębiorstwo wprowadzi do ewidencji wartości poniżej 10 tys. zł, to wydatek będzie można rozliczyć jednorazowo,
• ewidencja sprzedaży – jest konieczna w sytuacji, gdy przedsiębiorstwo zleciło prowadzenie PKPiR biuru rachunkowemu i nie prowadzi ewidencji na kasie fiskalnej,
• ewidencja przebiegu pojazdów – jest potrzebna przedsiębiorstwu, które posiada samochód wykorzystywany wyłącznie do celów służbowych i chce odliczyć 100% wydatków na jego użytkowanie – aby skorzystać z pełnego odliczenia VAT, należy złożyć w urzędzie skarbowym zeznanie VAT-26,
• ewidencja kupna i sprzedaży wartości dewizowych – oczywiście dotyczy to tylko przedsiębiorców prowadzących działalność kantorową.

Do niedawna konieczne było również prowadzenie karty przychodów pracowników oraz ewidencji wyposażenia o wartości początkowej powyżej 1,5 tys. zł i przewidywanym okresie używania poniżej jednego roku. Od 2020 r. przedsiębiorcy zostali zwolnieni z konieczności prowadzenia tych dwóch ewidencji.

Kiedy można zamienić pełną księgowość na PKPiR?

Prowadzenie księgowości uproszczonej jest atrakcyjne dla przedsiębiorców ze względu na znacznie mniejszą liczbę koniecznych dokumentów, niż to ma miejsce w przypadku pełnej księgowości. Dlatego firmy, których przychody spadają poniżej 2 mln euro, chętnie przechodzą na prowadzenie PKPiR. Jednak nie zawsze jest to możliwe: z prowadzenia ksiąg rachunkowych nie mogą zrezygnować spółki handlowe, czyli np. spółki kapitałowe (spółki z o.o., akcyjne), spółki komandytowe i komandytowo-akcyjne.

Zmiana sposobu prowadzenia księgowości nie wymaga zgłoszenia w urzędzie skarbowym. Natomiast konieczne jest zamknięcie ksiąg na koniec roku, uzgodnienie sald oraz przygotowanie sprawozdania finansowego. Niezbędny jest też spis z natury, który obejmuje wszystkie towary, materiały, półprodukty, wyroby gotowe, braki i odpady. Wartość spisu z natury powinna zostać wprowadzona do PKPiR. Warto nadmienić, że jeżeli firma nie chce zmieniać sposobu księgowania operacji finansowych, to nawet pomimo spadku przychodów poniżej 2 mln euro, nie musi przechodzić na PKPiR.