Sygnalista w firmie – prawa i obowiązki

Zgłaszasz nieprawidłowości w miejscu pracy? Ujawniasz naruszenia przepisów przez pracodawcę? Prawdopodobnie pełnisz rolę sygnalisty, nawet jeśli o tym nie wiesz i nikt Cię tak formalnie nie nazwał. Sygnalista to pracownik, który działa w interesie publicznym, a nie dla własnych korzyści. W 2024 r. uchwalono ustawę o ochronie sygnalistów, która jest bardzo ważna w kontekście obowiązków dla firm i praw dla zgłaszających pracowników. Dowiedz się, kim dokładnie jest sygnalista, jakie naruszenia może zgłaszać i jakie są jego prawa oraz obowiązki.

Co to znaczy być sygnalistą?

Sygnalista jest osobą, która odpowiada za dokonywanie zgłoszeń naruszenia prawa. Może działać wewnętrzne (u pracodawcy) lub zewnętrznie (wówczas zgłasza sytuacje np. do Rzecznika Praw Obywatelskich, PIP czy innych organów nadzorczych).

Bardzo istotne jest to, że według prawa, aby dana osoba mogła zostać uznana za sygnalistę, musi działać w dobrej wierze, mając uzasadnione przekonanie, że naruszenie zaistniało rzeczywiście, w interesie publicznym, a nie dla korzyści własnych.

Ważne! Sygnalistą może być pracownik etatowy, ale nie tylko. Ochroną wynikającą z w.w. ustawy objęte są również osoby zatrudnione na umowę zlecenie, stażyści, byli pracownicy, kandydaci do pracy, kontrahenci, a nawet akcjonariusze i osoby świadczące pracę pod nadzorem wykonawcy.

Czy sygnalista jest jawny?

Sygnalista w żadnym wypadku nie musi być jawny. Jego tożsamość jest objęta ochroną, dlatego ani pracodawca, ani organ, nie może ujawnić jego danych, które są poufne, do informacji publicznej. Jednak są od tej reguły wyjątki. Jeśli sygnalista sam decyduje się ujawnić, np. wyciągając na światło dzienne daną sprawę poprzez zgłoszenie jej do mediów, wynika to z jego woli.

Co ważne, jego dane mogą być jawne na żądanie sądu lub prokuratury w toku postępowania, ale wtedy sygnalista również ma prawo do ochrony.

Ujawnienie danych bez podstawy prawej jest karalne. Osobie, która naruszy poufność grozi grzywna lub kara pozbawienia wolności.

Co zgłasza sygnalista?

Sygnalista nie zgłasza wszystkiego. Odpowiada za zgłoszenia konkretnych naruszeń prawa. W szczególności warto wyróżnić tutaj takie zakresy jak:

• Ochrona danych osobowych (RODO).
• Bezpieczeństwo produktów i żywności.
• Ochrona środowiska.
• Zamówienia publiczne.
• Przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
• Bezpieczeństwo transportu.
• Ochrona konsumentów i rynku finansowego.
• Naruszenia w zakresie prawa pracy i BHP.
• Korupcja i konflikt interesów.

Do praw sygnalisty nie możemy zaliczyć zgłoszeń dotyczących relacji międzyludzkich na linii pracownik-pracownik czy pracodawca-pracownik oraz spraw prywatnych.

Jak sygnalista zgłasza nieprawidłowości?

Zgłoszenia sygnalisty mogą być dokonywane na kilka sposobów.

Może dziać się to wewnętrznie, kiedy pracownik zauważa nieprawidłowości i chce zgłosić je do pracodawcy zgodnie z wewnętrzną procedurą, której obowiązek wdrożenia dotyczy każdej firmy zatrudniającej min. 50 pracowników. Każdy taki podmiot, z wyłączeniem mikroprzedsiębiorstw, musi:

• Wprowadzić wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa,
• umożliwić bezpieczne i poufne zgłaszanie spraw,
• zapewnić bezstronność i terminowe rozpatrzenia,
• chronić tożsamość sygnalisty!

Sygnalista zewnętrzny zgłasza złamanie przepisów prawnych do wyznaczonego organu publicznego, odpowiadającego za nadzór konkretnej dziedziny. Może to być przykładowo UOKiK, PIP czy KNF.

Niekiedy zdarza się, że sygnalista decyduje się na ujawnienie publiczne, np. do mediów. Sytuacje te dotyczą szczególnych przypadków, zwłaszcza gdy zgłoszenia wewnętrzne nie przyniosły rezultatów lub zaobserwowano realne zagrożenie dla interesu publicznego.

Jakie obowiązki ma sygnalista?

Sygnalista działa w dobrej wierze, a jego zgłoszenie musi być rzetelne, konkretne i zgodne z rzeczywistością. Jego działania nie mogą bazować na przypuszczeniach, domysłach, plotkach i pomówieniach.

Bardzo ważne jest to, że:

• Sygnalista nie ponosi odpowiedzialności za naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa, jeśli zgłaszając naruszenie działał w interesie publicznym.
• Jednak w sytuacji, gdy zgłoszenie okaże się fałszywe, celowo szkodliwe lub zawiera nieprawdziwe informacje, sygnaliście grozi: kara grzywny, pozbawienia wolności i w niektórych sytuacjach kara więzienia.

W związku z tym sygnalista nie może wykorzystywać swego statusu do „wygrywania” prywatnych porachunków. Dobra wiara i intencja ochrony interesu publicznego odgrywają tutaj najważniejsze role.

Jakie prawa ma sygnalista?

Jest już jasne, jakimi obowiązkami jest objęty sygnalista, ale jakie są jego prawa? Określa to ustawa o ochronie sygnalistów, której przepisy zakazują zwolnienia i zdegradowania, przeniesienia na inne stanowisko, szykanowania, mobbingu i wywierania presji. Pracodawca nie może również odmówić sygnaliście przedłużenia umowy, obniżyć wynagrodzenia za pracę czy wstrzymać udzielonego awansu lub nie brać go pod uwagę przy udzielaniu awansów.

Istotne również w tym kontekście są zakazy dot. pominięcia przy przyznawaniu innych świadczeń.

Oprócz tego pracodawca nie może:

• zawiesić w wykonywaniu obowiązków,
• przekazać innemu pracownikowi obowiązków sygnalisty,
• niekorzystnie zmienić miejsce wykonywania pracy lub rozkład czasu pracy sygnalisty,
• negatywnie oceniać wyniki pracy i wydawać krzywdzącą opinię o pracy,
• nałożyć lub zastosować środek dyscyplinarny, w tym karę finansową lub środek o podobnym charakterze,
• przymuszać, zastraszać, wykluczać, dyskryminować,
• niesprawiedliwie traktować,
• wstrzymać udział lub pominąć przy typowaniu do udziału w szkoleniach,
• skierować bez uzasadnienia na badania lekarskie, w tym psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują taką sytuację,
• podejmować działania zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia,
• spowodować stratę finansową, gospodarczą, utratę dochodu,
• wyrządzać inną szkodę niematerialną, w tym naruszać dobra osobiste, w szczególności dobre imię sygnalisty.

Uwaga! Ochrona przysługuje nie tylko samemu sygnaliście, ale również osobom, które mu pomagają. Mowa np. o związkach zawodowych, współpracownikach czy członkach rodziny, jeśli są oni narażeni na działania odwetowe.

Jeżeli mimo zakazów zdarzy się, że dojdzie do działania odwetowego, sygnalista może dochodzić odszkodowania i/lub żądać przywrócenia do pracy na drodze sądowej. Podczas procesu to pracodawca musi udowodnić, że negatywna decyzja (np. o zwolnieniu sygnalisty) nie miała żadnego związku ze zgłoszeniem. Za działania odwetowe grozi grzywna, kara ograniczenia wolności lub kara pozbawienia wolności do lat 3.