e-Doręczenia – kiedy będą obowiązkowe?

System e-Doręczeń reprezentuje nowoczesne podejście do przepływu korespondencji, które wychodzi naprzeciw współczesnym potrzebom administracji publicznej, przedsiębiorstw oraz obywateli. Wprowadzenie tego narzędzia stanowi odpowiedź na rosnące wymagania dotyczące szybkości, bezpieczeństwa oraz efektywności kosztowej w zarządzaniu dokumentacją. Usługa, będąca elektronicznym odpowiednikiem tradycyjnego listu poleconego, umożliwia wygodne odbieranie i wysyłanie dokumentów bez potrzeby fizycznej obecności w placówkach pocztowych. Przygotowanie się do obowiązkowego wdrożenia e-Doręczeń, planowanego na najbliższe lata, wymaga zrozumienia najważniejszych terminów, zasad działania usługi oraz konsekwencji prawnych.

Czym jest system e-Doręczeń?

E-doręczenia to elektroniczna metoda kontaktu zarówno dla obywateli, jak i przedsiębiorców z organami administracji publicznej. Ta nowa metoda jest uważana za odpowiednik tradycyjnej przesyłki pocztowej z potwierdzeniem odbioru lub doręczenia osobistego. Dla osób niekorzystających z technologii cyfrowych przewidziano specjalną usługę, zwaną publiczną usługą hybrydową (PUH), która umożliwia otrzymywanie korespondencji w formie papierowej od podmiotów publicznych, mimo że dokumentacja w urzędach przechowywana jest w formie cyfrowej.

Elektroniczne doręczenia mogą być realizowane poprzez publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego, którą obecnie oferuje Poczta Polska S.A. i z której korzystają organy publiczne oraz wybrane podmioty niepubliczne. Alternatywą jest kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego, oferowana przez prywatnych dostawców usług zaufania.

W kontekście e-Doręczeń stworzono bazę adresów elektronicznych (BAE), prowadzoną przez ministra odpowiedzialnego za informatyzację. Baza ta gromadzi informacje o trzech kategoriach podmiotów: publicznych, niepublicznych będących osobami fizycznymi oraz niepublicznych niebędących osobami fizycznymi. Dane zawarte w BAE są odpowiednio przetwarzane, aby adekwatnie identyfikować interesujące podmioty.

System e-Doręczeń a podstawa prawna

Regulacje dotyczące e-Doręczeń zostały określone głównie w dwóch dokumentach prawnych. Pierwszym z nich jest ustawa z 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych, opublikowana w Dzienniku Ustaw w 2023 roku pod pozycją 285, wraz z przepisami wykonawczymi do tej ustawy. Drugim dokumentem jest rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 roku dotyczące identyfikacji elektronicznej oraz usług zaufania dla transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym, które jednocześnie uchyla dyrektywę 1999/93/WE, znane jako rozporządzenie eIDAS, opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej L z 2014 roku, pod numerem 257, strona 73.

Warto również wspomnieć o Komunikacie Ministra Cyfryzacji z 29 maja 2023 roku, który określa datę wprowadzenia niezbędnych rozwiązań technicznych umożliwiających doręczanie korespondencji za pomocą publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub usługi hybrydowej, a także dostępu do tych usług w transakcjach transgranicznych przez system teleinformatyczny. Zgodnie z tym komunikatem, opublikowanym w Dzienniku Ustaw pod pozycją 1077, ustalono, że 10 grudnia 2023 roku będzie dniem wdrożenia systemu e-Doręczeń dla pierwszej grupy zobowiązanych podmiotów.

Harmonogram stosowania systemu e-Doręczeń

Od dnia 10 grudnia 2023 roku stosowanie systemu elektronicznego doręczania dokumentów stanie się obowiązkowe dla następujących grup:

• profesjonalistów cieszących się zaufaniem publicznym, takich jak adwokaci, radcy prawni, doradcy podatkowi, doradcy restrukturyzacyjni, rzecznicy patentowi oraz notariusze,
• podmiotów prywatnych, które zostaną zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym po tej dacie,
• lokalnych jednostek samorządu terytorialnego oraz ich stowarzyszeń, w tym związków metropolitalnych i samorządowych zakładów budżetowych, w zakresie świadczonych usług publicznych rejestrowanego doręczenia elektronicznego,
• organizacji administracji rządowej i innych jednostek publicznych oraz budżetowych je wspierających,
• Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego oraz Narodowego Funduszu Zdrowia.

Od 1 stycznia 2024 roku obowiązek stosowania elektronicznego systemu doręczeń obejmie także przedsiębiorców, którzy zarejestrują swoją działalność gospodarczą w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej po końcu grudnia 2023 roku.

Przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG przed 31 grudnia 2023 roku, którzy nie dokonają zmian w swoich danych w rejestrze pomiędzy 30 września 2025 roku a 30 września 2026 roku, zostaną objęci obowiązkiem elektronicznego doręczenia dokumentów od 1 października 2026 roku. Ci, którzy dokonają zmian w tym okresie, będą zobowiązani do stosowania systemu od dnia zarejestrowania ich adresu w elektronicznej Bazie Adresów Elektronicznych.

Najpóźniej do 10 marca 2024 roku, ale zasadniczo od dnia zarejestrowania adresu w Bazie Adresów Elektronicznych, obowiązek ten dotyczyć będzie również podmiotów niepublicznych zarejestrowanych w KRS przed 10 grudnia 2023 roku.

Od 1 stycznia 2025 roku inne niż wcześniej wymienione podmioty publiczne zostaną włączone do systemu obowiązkowych e-Doręczeń. Wreszcie od 1 października 2029 roku obowiązek stosowania elektronicznego systemu doręczeń zostanie rozszerzony na: sądy, trybunały, komorników, prokuratury, organy ścigania, Służbę Więzienną oraz lokalne jednostki samorządu terytorialnego i ich stowarzyszenia, w tym związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe (w zakresie publicznej usługi hybrydowej).

Perspektywy i przygotowanie do wdrożenia

Podmioty zobowiązane do stosowania e-Doręczeń muszą przygotować się do zmian, wdrażając odpowiednie procedury i systemy informatyczne. Warto zauważyć, że e-Doręczenia nie są obowiązkowe dla osób fizycznych, które mogą, lecz nie muszą, zdecydować się na korzystanie z tej usługi. Dla tych, którzy zdecydują się na jej wykorzystanie, usługa przynosi szereg korzyści, takich jak szybsze otrzymywanie ważnych dokumentów i oszczędność czasu​​.

Skrzynka do systemu e-Doręczeń

Osoba prowadząca działalność gospodarczą jest zobowiązana do korzystania z elektronicznej skrzynki do doręczeń. Jeżeli jest zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym, musi powołać osobę zarządzającą tą skrzynką. Z kolei przedsiębiorca zarejestrowany w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej ma możliwość zarządzania skrzynką osobiście lub również może delegować tę funkcję na administratora.

Dostawca usług e-Doręczeń ma obowiązek informowania odbiorców o możliwości odebrania przesyłki. Przedsiębiorcy powinni otrzymywać powiadomienia e-mail o przesyłkach czekających w ich elektronicznej skrzynce. Takie powiadomienie jest wysyłane jednorazowo w momencie nadejścia korespondencji. Po powiadomieniu rozpoczyna się dwutygodniowy termin na odebranie dokumentów.

Odebranie przesyłki elektronicznej oznacza wykonanie przez odbiorcę działań umożliwiających dostęp do dokumentu, który został przesłany na jego adres elektroniczny i umożliwiających zapoznanie się z jego treścią. Przepisy nie wymagają już potwierdzania odbioru przesyłki za pomocą podpisu kwalifikowanego.

W przypadku nieodebrania przesyłki w ustalonym dwutygodniowym okresie prawo zakłada, że przesyłka została doręczona, nawet jeśli faktycznie tak się nie stało. W związku z tym ważne jest regularne sprawdzanie zawartości skrzynki po jej założeniu oraz monitorowanie korespondencji w celu uniknięcia przegapienia terminów określonych przez odpowiednie organy, co jest szczególnie ważne w postępowaniach administracyjnych.

Konsekwencje wynikające z niezałożenia adresu do odbioru korespondencji elektronicznej

Zgodnie z obowiązującym prawem brak adresu do elektronicznych doręczeń nie wiąże się z żadnymi konsekwencjami prawnymi. Niemniej, pominięcie obowiązku założenia takiego adresu może prowadzić do komplikacji w interakcjach z organami administracji publicznej. W sytuacji, gdy firma nie zdecyduje się na wdrożenie systemu e-Doręczeń, komunikacja z administracją publiczną może być mniej sprawna, co z kolei wydłuża czas potrzebny na załatwienie różnych formalności. W takim przypadku wymagane będzie stosowanie procedury hybrydowej, w ramach której dokumenty są wysyłane elektronicznie przez organy publiczne, a następnie drukowane i dostarczane w formie tradycyjnej przez operatora pocztowego.

Wprowadzenie e-Doręczeń niesie za sobą liczne korzyści. Wśród nich znajduje się usprawnienie przepływu korespondencji, eliminacja potrzeby korzystania z papierowych dokumentów, co ułatwia ich elektroniczne archiwizowanie. Ponadto system ten zapewnia dostęp do usług doręczeniowych całą dobę, siedem dni w tygodniu, przy użyciu różnych urządzeń z dostępem do internetu. Zwiększa to elastyczność i dostępność usług bez względu na lokalizację użytkownika.