Nota korygująca jest jednym ze sposobów poprawienia błędów, które wkradły się do faktury VAT. Przydaje się szczególnie wtedy, gdy nie pozostajemy w dobrych relacjach z kontrahentem i nie możemy liczyć na to, że zechce nam wystawić fakturę korygującą. Sytuacja komplikuje się dodatkowo, gdy stwierdziliśmy błędy nie w oryginale, lecz w duplikacie faktury. Powstaje pytanie, czy notę korygującą wystawiamy do oryginału czy do duplikatu?

Aby zrozumieć istotę problemu, warto wiedzieć, jakie są przesłanki do wystawienia duplikatu faktury i jaką ma on moc prawną. Drugą kwestią domagającą się wyjaśnienia jest zakres, w jakim możemy poprawiać błędnie wystawione faktury notą korygującą, a kiedy konieczna będzie faktura korygująca.

Kiedy można wystawić duplikat faktury?

Zgodnie art. 106l, ust. 1 ustawy o VAT podstawą do wystawienia duplikatu faktury jest  zaginięcie lub zniszczenie oryginału. Duplikat faktury może sporządzić podatnik lub osoba trzecia, której podatnik wystawił stosowne upoważnienie. Podstawą do wystawienia duplikatu jest egzemplarz faktury będący w posiadaniu sprzedawcy lub nabywcy towaru czy usługi. Zależy to  od tego, kto występuje o wystawienie duplikatu. Bo należy pamiętać, że zgodnie z ustawą o VAT duplikat faktury może wystawić także nabywca na wniosek sprzedawcy.

Duplikat faktury zawiera dokładnie te same dane, które figurowały w oryginale. Duplikat różni się od oryginału zapisem: „Duplikat z dnia (miejsce na datę)”. Ma on identyczną moc prawną, jak oryginał, a co za tym idzie może być podstawą do rozliczeń podatkowych.

Jak wystawić notę korygującą do duplikatu faktur VAT?

Przedsiębiorca, który otrzymał duplikat faktury zawierający błędy, może mieć wątpliwości, w jaki sposób je skorygować. Chodzi o to, czy nota korygująca powinna odnosić się do oryginału czy do duplikatu faktury. Odpowiedź wynika wprost z faktu o równoważności prawnej oryginału i duplikatu: jeżeli otrzymaliśmy błędnie wypełniony duplikat, to notę korygującą możemy bez problemu wystawić do duplikatu faktury VAT. Należy przy tym pamiętać, aby w treści noty korygującej wpisać datę wystawienia i numer duplikatu, a nie pierwotnej faktury. Drugą niezwykle ważną kwestią jest zakres poprawek, które możemy wprowadzić przy użyciu noty korygującej?

Kiedy zastosować notę korygującą, a kiedy korektę faktury?

Co do zasady podstawową formą korekty błędów na fakturze VAT lub jej duplikacie jest faktura korygująca, którą wystawia dostawca towaru lub usługi. Notę korygującą, wystawianą przez nabywcę, można zastosować tylko w odniesieniu do błędów mniejszej wagi. Są to korekty dotyczące m.in. daty wystawienia faktury, jej numeru, nazwy towaru lub usługi, personaliów i adresów sprzedawcy oraz nabywcy czy datę dostarczenia towaru (lub wykonania usługi).

Ustawa o VAT (art. 106k) określa precyzyjnie zasady wystawiania not korygujących. Zapis wskazuje, że notą korygującą nie można poprawić błędów, które wystąpiły w elementach faktury określonych w art. 106e, ust. 1, pkt 8-15, a mianowicie:

• miary i liczby dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług,
• ceny jednostkowej netto,
• kwoty wszelkich obniżek cen,
• wartości sprzedaży netto,
• stawki podatku,
• sumy wartości sprzedaży netto,
• kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto,
• kwoty należności ogółem.

Zasada jest taka, że wszystkie błędy, które można poprawić notą korygującą, można też usunąć fakturą korygującą, ale nie na odwrót. W związku z tym powstaje uzasadnione pytanie o potrzebę istnienia noty korygującej. Odpowiedzi udziela codzienna praktyka, która dowodzi, że uzyskanie faktury korygującej może być bardzo czasochłonnym i pełnym napięć procesem. Jeżeli błędy należą do kategorii „mniejszej wagi”, sprzedawca nie widzi często interesu w ich korygowaniu. W takiej sytuacji przydaje się nota korygująca.

Wystarczy milcząca akceptacja sprzedawcy

Użyteczność noty korygującej nie ogranicza się tylko do tego, że nabywca może ją wystawić samodzielnie. Ma obowiązek uzyskania akceptacji sprzedawcy, ale ustawodawca nie określił jej formy. Dotychczasowe interpretacje przepisów wskazują, że możliwa jest milcząca akceptacja noty korygującej. Oznacza to, że jeżeli po przesłaniu noty do sprzedawcy pocztą elektroniczną lub tradycyjną nie wyrazi on sprzeciwu, możemy uznać to za milczącą zgodę. W treści korespondencji warto dodać formułę w rodzaju: „Niewyrażenie sprzeciwu w terminie 14 dni od daty dostarczenia niniejszej noty jest równoznaczne z akceptacją jej treści”.

Przedsiębiorców, którzy nie chcą borykać się osobiście z podobnymi problemami, zapraszamy do kontaktu z przedstawicielami PG Partner Gospodarczy. Nasze biuro księgowe w Gdańsku, w Łodzi lub Poznaniu przyjmie prowadzenie księgowości pełnej i uproszczonej. Outsourcing usług księgowych jest optymalnym rozwiązaniem dla każdej firmy, nawet dla jednoosobowej działalności gospodarczej.