NOTA KORYGUJĄCA DO ORYGINAŁU CZY DUPLIKATU FAKTURY VAT?
Nota korygująca jest jednym ze sposobów poprawienia błędów, które wkradły się do faktury VAT. Przydaje się szczególnie wtedy, gdy nie pozostajemy w dobrych relacjach z kontrahentem i nie możemy liczyć na to, że zechce nam wystawić fakturę korygującą. Sytuacja komplikuje się dodatkowo, gdy stwierdziliśmy błędy nie w oryginale, lecz w duplikacie faktury. Powstaje pytanie, czy notę korygującą wystawiamy do oryginału czy do duplikatu?
Aby zrozumieć istotę problemu, warto wiedzieć, jakie są przesłanki do wystawienia duplikatu faktury i jaką ma on moc prawną. Drugą kwestią domagającą się wyjaśnienia jest zakres, w jakim możemy poprawiać błędnie wystawione faktury notą korygującą, a kiedy konieczna będzie faktura korygująca.
Kiedy można wystawić duplikat faktury?
Zgodnie art. 106l, ust. 1 ustawy o VAT podstawą do wystawienia duplikatu faktury jest zaginięcie lub zniszczenie oryginału. Duplikat faktury może sporządzić podatnik lub osoba trzecia, której podatnik wystawił stosowne upoważnienie. Podstawą do wystawienia duplikatu jest egzemplarz faktury będący w posiadaniu sprzedawcy lub nabywcy towaru czy usługi. Zależy to od tego, kto występuje o wystawienie duplikatu. Bo należy pamiętać, że zgodnie z ustawą o VAT duplikat faktury może wystawić także nabywca na wniosek sprzedawcy.
Duplikat faktury zawiera dokładnie te same dane, które figurowały w oryginale. Duplikat różni się od oryginału zapisem: „Duplikat z dnia (miejsce na datę)”. Ma on identyczną moc prawną, jak oryginał, a co za tym idzie może być podstawą do rozliczeń podatkowych.
Jak wystawić notę korygującą do duplikatu faktur VAT?
Przedsiębiorca, który otrzymał duplikat faktury zawierający błędy, może mieć wątpliwości, w jaki sposób je skorygować. Chodzi o to, czy nota korygująca powinna odnosić się do oryginału czy do duplikatu faktury. Odpowiedź wynika wprost z faktu o równoważności prawnej oryginału i duplikatu: jeżeli otrzymaliśmy błędnie wypełniony duplikat, to notę korygującą możemy bez problemu wystawić do duplikatu faktury VAT. Należy przy tym pamiętać, aby w treści noty korygującej wpisać datę wystawienia i numer duplikatu, a nie pierwotnej faktury. Drugą niezwykle ważną kwestią jest zakres poprawek, które możemy wprowadzić przy użyciu noty korygującej?
Kiedy zastosować notę korygującą, a kiedy korektę faktury?
Co do zasady podstawową formą korekty błędów na fakturze VAT lub jej duplikacie jest faktura korygująca, którą wystawia dostawca towaru lub usługi. Notę korygującą, wystawianą przez nabywcę, można zastosować tylko w odniesieniu do błędów mniejszej wagi. Są to korekty dotyczące m.in. daty wystawienia faktury, jej numeru, nazwy towaru lub usługi, personaliów i adresów sprzedawcy oraz nabywcy czy datę dostarczenia towaru (lub wykonania usługi).
Ustawa o VAT (art. 106k) określa precyzyjnie zasady wystawiania not korygujących. Zapis wskazuje, że notą korygującą nie można poprawić błędów, które wystąpiły w elementach faktury określonych w art. 106e, ust. 1, pkt 8-15, a mianowicie:
- miary i liczby dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług,
- ceny jednostkowej netto,
- kwoty wszelkich obniżek cen,
- wartości sprzedaży netto,
- stawki podatku,
- sumy wartości sprzedaży netto,
- kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto,
- kwoty należności ogółem.
Zasada jest taka, że wszystkie błędy, które można poprawić notą korygującą, można też usunąć fakturą korygującą, ale nie na odwrót. W związku z tym powstaje uzasadnione pytanie o potrzebę istnienia noty korygującej. Odpowiedzi udziela codzienna praktyka, która dowodzi, że uzyskanie faktury korygującej może być bardzo czasochłonnym i pełnym napięć procesem. Jeżeli błędy należą do kategorii „mniejszej wagi”, sprzedawca nie widzi często interesu w ich korygowaniu. W takiej sytuacji przydaje się nota korygująca.
Wystarczy milcząca akceptacja sprzedawcy
Użyteczność noty korygującej nie ogranicza się tylko do tego, że nabywca może ją wystawić samodzielnie. Ma obowiązek uzyskania akceptacji sprzedawcy, ale ustawodawca nie określił jej formy. Dotychczasowe interpretacje przepisów wskazują, że możliwa jest milcząca akceptacja noty korygującej. Oznacza to, że jeżeli po przesłaniu noty do sprzedawcy pocztą elektroniczną lub tradycyjną nie wyrazi on sprzeciwu, możemy uznać to za milczącą zgodę. W treści korespondencji warto dodać formułę w rodzaju: „Niewyrażenie sprzeciwu w terminie 14 dni od daty dostarczenia niniejszej noty jest równoznaczne z akceptacją jej treści”.
Przedsiębiorców, którzy nie chcą borykać się osobiście z podobnymi problemami, zapraszamy do kontaktu z przedstawicielami PG Partner Gospodarczy. Nasze biuro księgowe w Gdańsku, w Łodzi lub Poznaniu przyjmie prowadzenie księgowości pełnej i uproszczonej. Outsourcing usług księgowych jest optymalnym rozwiązaniem dla każdej firmy, nawet dla jednoosobowej działalności gospodarczej.
Artykuły, które mogą Cię zainteresować

Reverse charge – jak działa odwrotne obciążenie?
03 July 2025
Sprowadzasz towary lub usługi z zagranicy? A może współpracujesz z podwykonawcą z innego kraju UE? W takich sytuacjach możesz spotkać się z mechanizmem reverse charge, czyli...

Sygnalista w firmie – prawa i obowiązki
18 June 2025
Zgłaszasz nieprawidłowości w miejscu pracy? Ujawniasz naruszenia przepisów przez pracodawcę? Prawdopodobnie pełnisz rolę sygnalisty, nawet jeśli o tym nie wiesz i nikt Cię tak formalnie nie...

Ulga IP BOX – co musisz wiedzieć, aby z niej skorzystać?
09 June 2025
Prowadzisz działalność badawczo-rozwojową? Możesz skorzystać z ulgi IP Box, która umożliwia zmniejszenie opodatkowania z dochodów uzyskanych z wytworzonych lub ulepszonych kwalifikowanych praw własności intelektualnej. Ulga obniża...
-
Przekształcenie spółki z o.o. w spółkę komandytowąJeśli rozważasz przekształcenie spółki z o.o. w spółkę komandytową, warto spojrzeć na ten proces nie tylko przez pryzmat obowiązków formalnych, ale przede wszystkim jako narzędzie świadomego...
-
Q-Commerce – czym jest i jak działa?Rosnące oczekiwania konsumentów wobec szybkości i wygody zakupów przyczyniły się do powstania nowego modelu handlu elektronicznego, określanego jako Q-Commerce (quick commerce). Ten segment stanowi kolejną fazę...
-
Usługa fulfillment w e-commerce – czy warto z niej korzystać?Zastanawiasz się, jak przyspieszyć realizację zamówień, obniżyć koszty operacyjne i zyskać czas na rozwój swojego sklepu internetowego? Jeśli działasz w branży e-commerce i logistyka zaczyna Cię...
-
Biznes
-
Druki do pobrania
-
E-commerce
-
Gospodarka
-
Inwestowanie
-
Jednoosobowa działalność gospodarcza
-
Kadry i płace
-
Księgowość, Podatki
-
Nieruchomości
-
Podatek liniowy
-
Prawo
-
Ryczałt ewidencjonowany
-
Skala podatkowa
-
Spółka akcyjna
-
Spółka cywilna
-
Spółka jawna
-
Spółka z o.o.
-
Spółki handlowe
-
Transakcje
-
Zeznania podatkowe
-
ZUS
- amortyzacja
- audyt
- automatyzacja
- B2B
- biegły rewident
- biznes
- CBAM
- CIT
- CSRD
- cyberbezpieczeństwo
- dług publiczny
- dopłaty bezpośrednie
- dotacje
- działalność nierejestrowana
- e-commerce
- e-doręczenia
- e-paragon
- e-sprawozdania
- ekoschematy
- emerytury
- ESG
- ETS2
- faktura
- firma w upadłości
- flipping
- giełda
- gospodarka
- inflacja
- integracja pracowników
- inwestowanie
- inwestycje
- JDG
- jednoosobowa działalność gospodarcza
- JPK
- kadry i płace
- kapitał zakładowy
- karta dużej rodziny
- kasa fiskalna
- koszty firmowe
- kredyt
- KSeF
- KSH
- księgowość gdańsk
- księgowość katowice
- księgowość kraków
- księgowość łódź
- księgowość lublin
- księgowość pełna
- księgowość poznań
- księgowość szczecin
- księgowość uproszczona
- księgowość warszawa
- księgowość wrocław
- kwota wolna od podatku
- L4
- leasing
- leasing finansowy
- leasing operacyjny
- likwidacja spółki
- limity podatkowe
- mały podatnik
- MSR
- MSSF
- nadgodziny
- nieruchomości
- PIP
- PIT
- PKPiR
- płatności gotówkowe
- podatek Belki
- podatek liniowy
- podatek progresywny
- podatki
- polityka rachunkowości
- poręczenie
- pożyczka
- PPK
- praca zdalna
- prawo pracy
- procedura AML
- progi podatkowe
- prosta spółka akcyjna
- psa
- rejestracja do VAT
- rejestracja spółki
- restrukturyzacja firmy
- RODO
- ryczałt
- scoring kredytowy
- skala podatkowa
- składka społeczna
- składka zdrowotna
- split payment
- spółka akcyjna
- spółka cywilna
- spółka jawna
- spółka komandytowa
- spółka komandytowo-akcyjna
- spółka partnerska
- spółka z o.o.
- sprawozdania finansowe
- sprzedaż internetowa
- środek trwały
- stopy procentowe
- świadectwo pracy
- ubezpieczenie zdrowotne
- ulga na start
- Unia Europejska
- upadłość firmy
- urlop macierzyński
- VAT
- wakacje od ZUS
- wigilia firmowa
- WIS
- Wspólna Polityka Rolna
- wynagrodzenia
- wynagrodzenie
- wynajem długoterminowy
- wynajem krótkoterminowy
- zakładanie spółek
- zdolność kredytowa
- zeznanie podatkowe
- zielone podatki
- ZUS
- zwrot podatku