Nota korygująca [Druk do pobrania]

Przedsiębiorcy prowadzący firmę wystawiają faktury za sprzedaż, jak i otrzymują faktury dokumentujące zakupione towary lub usługi. Faktury zakupowe mogą często być uznawane za koszty podatkowe, o ile są związane z działalnością firmy. Co jednak, jeśli otrzymana faktura zawiera błędy? W takim przypadku nabywca może wystawić notę korygującą.

Co to jest nota korygująca?

Nota korygująca to dokument służący do formalnej korekty wcześniej wystawionej faktury. Jej głównym zadaniem jest naprawa błędów występujących na fakturach kosztowych lub korygujących, które zostały źle wystawione.

Co zawiera nota korygująca? WZÓR

NOTA KORYGUJĄCA – DRUK DO POBRANIA. Sprawdź, jak ją wypełnić i jakie pola zawiera.

Art. 106k ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług zawiera części składowe noty korygującej. Są to:

• oznaczenie „NOTA KORYGUJĄCA”;
• numer kolejny i datę jej wystawienia;
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer za pomocą którego podatnik oraz nabywca towarów i usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej;
• dane zawarte w skorygowanej fakturze (data wystawienia, numer faktury, strony transakcji, nazwy oraz ilości towarów lub usług, których dotyczy wystawiana faktura),
• wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

Kto wystawia notę korygującą?

Jeśli faktura zawiera błędne dane, można je skorygować przy pomocy noty korygującej. Taki dokument może wystawić jedynie nabywca towaru lub usługi. Nota korygująca jest przekazywana sprzedawcy, który wystawił oryginalną fakturę. Co istotne, nabywca może wystawić notę korygującą bez żadnych ograniczeń czasowych.

W przypadku, gdy dane nabywcy są niekompletne lub zawierają błędy, co uniemożliwia odliczenie naliczonego podatku, nota korygująca jest najlepszym rozwiązaniem.

Kiedy wystawia się notę korygującą?

Nota korygująca powinna zostać sporządzona, jeśli pomyłka dotyczy części opisowych faktury:

• nieprawidłowy adres nabywcy lub sprzedawcy,
• błędny numer NIP,
• niewłaściwa data sprzedaży, odbioru, czy terminu płatności,
• w przypadku zakupu paliwa – niepoprawny numer rejestracyjny pojazdu,
• błędne oznaczenie towaru lub usługi.

Kiedy faktura korygująca zamiast noty korygującej?

Nie zawsze można wystawić notę korygującą. Jeśli uchybienia dotyczą poniższych sytuacji, to wtedy należy sporządzić już fakturę korygującą:

• miary i ilości dostarczanych towarów lub wykonanych usług,
• stawki podatku,
• jednostkowej ceny towaru bądź usługi bez kwoty podatku (ceny jednostkowej netto),
• wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
• kwoty obniżek lub opustów cen, w tym także w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty (jeśli nie zostały uwzględnione w cenie jednostkowej netto),
• sumy wartości sprzedaży netto, z uwzględnieniem poszczególnych stawek podatku oraz sprzedaży zwolnionej od podatku;
• kwoty podatku od sumy wartości netto sprzedaży, z podziałem na kwoty dotyczące różnych stawek podatku;
• łącznej kwota należności.

W przypadku błędów w powyższych informacjach, należy niezwłocznie wystąpić do sprzedawcy z prośbą o poprawienie danych na fakturze poprzez wydanie faktury korygującej.

Zaakceptowanie noty korygującej

Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług, nota korygująca musi zostać zaakceptowana przez odbiorcę. Jednak sposób akceptacji nie jest sprecyzowany, co daje pewną elastyczność. To oznacza, że akceptacja noty korygującej przez wystawcę pierwotnej faktury może nastąpić nie tylko w sposób standardowy, czyli przez pocztę tradycyjną, ale też drogą mailową.

Jeżeli nota korygująca jest wysyłana tradycyjnie (pocztą), należy przygotować dwa egzemplarze. Po zaakceptowaniu noty przez wystawcę pierwotnej faktury, powinien on podpisać oba egzemplarze i odesłać jeden z nich do nadawcy. Obecnie oznaczenie ORYGINAŁ/KOPIA nie jest obowiązkowe na nocie korygującej. Jeśli jednak takie oznaczenia są umieszczone, wystawca noty powinien zachować kopię, a nabywca otrzymać oryginał.

Jak ująć notę korygującą w JPK_V7?

Nota korygująca nie zmienia wartości faktury ani kwot podatku. Wymaga jednak skorygowania pliku JPK_V7 w przypadku jej wystawienia lub otrzymania.

Postępowanie zależy od momentu wystawienia noty:

1. Nota korygująca wystawiona po złożeniu JPK_VAT:

• Jeśli nota korygująca została wystawiona po przesłaniu JPK_VAT, a w pliku wykazano błędne dane nabywcy z faktury pierwotnej, należy złożyć korektę
• W korekcie należy uwzględnić oba dokumenty:
  • Faktura pierwotna z błędnymi danymi nabywcy powinna być wykazana z kwotami ujemnymi (pod numerem faktury pierwotnej).
  • Nota korygująca z poprawnymi danymi nabywcy powinna być wykazana z kwotami rzeczywistej transakcji (pod numerem noty korygującej).

2. Nota korygująca wystawiona w tym samym okresie rozliczeniowym:

• Jeśli faktura pierwotna oraz nota korygująca zostały wystawione w jednym okresie rozliczeniowym, przed przesłaniem JPK_VAT, można je ująć jako jeden poprawny zapis w pliku JPK_V7, bez konieczności wykazywania dwóch oddzielnych dokumentów.