ZAW-FA – nadanie lub odebranie uprawnień do korzystania z KSeF [Wzór do pobrania]

Wdrożenie KSeF to coś więcej niż zmiana formatu faktur. To także konieczność uporządkowania, kto i w jakim zakresie może korzystać z systemu. W wielu firmach fakturowaniem zajmuje się nie sam właściciel, tylko księgowa lub biuro rachunkowe – dlatego potrzebne jest pełnomocnictwo składane na druku ZAW-FA. To on decyduje, kto ma prawo wystawiać i odbierać e-faktury w imieniu przedsiębiorcy.

Co to jest formularz ZAW-FA?

Formularz ZAW-FA to zgłoszenie składane do urzędu skarbowego, w którym podatnik:

• nadaje uprawnienie do korzystania z KSeF,
• odbiera takie uprawnienie,
• lub zmienia jego zakres.

Dotyczy to wszystkich osób i podmiotów, które mają działać w KSeF w imieniu przedsiębiorcy – najczęściej:

• pracowników firmy,
• księgowych i doradców podatkowych,
• biur rachunkowych,
• zewnętrznych usługodawców, np. firm informatycznych integrujących KSeF.

ZAW-FA(2) jest więc rodzajem pełnomocnictwa, ale przeznaczonym wyłącznie do obsługi systemu e-Faktur.

Kiedy składa się ZAW-FA?

Formularz ZAW-FA składa się wtedy, gdy ktoś inny niż sam przedsiębiorca ma korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur. Chodzi o codzienne sytuacje – współpracę z biurem rachunkowym, zmianę księgowej czy zakończenie współpracy z osobą, która do tej pory wystawiała faktury.

Najczęściej zgłoszenie dotyczy trzech przypadków:

• gdy biuro rachunkowe ma wystawiać faktury w imieniu przedsiębiorcy,
• kiedy zmienia się osoba odpowiedzialna za fakturowanie w firmie,
• gdy trzeba odebrać dostęp po zakończeniu współpracy.

Sam formularz trafia do urzędu skarbowego właściwego dla podatnika – najczęściej elektronicznie, poprzez e-Urząd Skarbowy. Wersję papierową składa się już tylko wyjątkowo, gdy nie ma technicznej możliwości złożenia zgłoszenia online.

Jak wypełnić ZAW-FA(2)?

Najważniejsze sekcje formularza to:

• Dane identyfikacyjne podatnika – czyli firmy lub osoby, która nadaje lub odbiera uprawnienie.
• Zakres zgłoszenia – zaznaczasz, czy nadajesz, odbierasz czy zmieniasz dostęp.
• Dane osoby uprawnionej – imię, nazwisko, PESEL lub NIP (np. pracownika lub księgowej).
• Zakres uprawnień – tu wybierasz, co dana osoba może robić w systemie: wystawiać, odbierać faktury, nadawać dalsze uprawnienia itp.
• Podpis – elektroniczny (profil zaufany lub podpis kwalifikowany) lub własnoręczny w przypadku wersji papierowej.

Formularz można złożyć online przez e-Urząd Skarbowy, co jest najszybszym i najbezpieczniejszym sposobem. System automatycznie potwierdzi, że zgłoszenie zostało przyjęte.

ZAW-FA – wzór do pobrania

Zanim przekażesz pełnomocnictwo księgowej, zapoznaj się z oficjalnym formularzem.
Pobierz wzór ZAW-FA(2) zgodny z formularzem udostępnionym przez Ministerstwo Finansów, aby zobaczyć, jak wyglądają wszystkie rubryki i gdzie dokładnie wpisać dane:

Dlaczego warto zrobić to z pomocą biura rachunkowego?

Choć formularz nie wydaje się trudny, warto wypełnić go uważnie. Nadanie dostępu niewłaściwej osobie lub brak jego wycofania po zakończeniu współpracy może skutkować tym, że system nadal pozwoli jej wystawiać faktury w Twoim imieniu.

Nasze biuro rachunkowe pomoże:

• poprawnie ustalić, kto ma mieć dostęp do KSeF,
• przygotować i wysłać zgłoszenie ZAW-FA(2),
• zweryfikować status uprawnień w systemie,
• a w razie potrzeby odwołać dostęp.

Dzięki temu masz pewność, że faktury i dane Twojej firmy są chronione, a dostęp do systemu mają wyłącznie osoby, którym faktycznie ufasz.

Formularz ZAW-FA może wydawać się drobnym dokumentem, ale ma duże znaczenie w rzeczywistości. To on decyduje o tym, kto może wystawiać e-faktury, przeglądać je lub zarządzać uprawnieniami w KSeF. Wraz z wprowadzeniem obowiązkowego systemu w 2026 roku stanie się jednym z podstawowych narzędzi w każdej firmie współpracującej z biurem rachunkowym.

Warto więc już teraz:

• ustalić, kto w firmie będzie korzystał z KSeF,
• przygotować aktualne zgłoszenia,
• i zadbać o kontrolę nad tym, kto ma dostęp do faktur.

Dobrze zorganizowane uprawnienia w KSeF to nie tylko kwestia formalności, a bezpieczeństwo Twojej dokumentacji i spokój w codziennym funkcjonowaniu firmy.