Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów – co powinna zawierać?

biuro rachunkowe Łódź

Małe firmy bardzo często decydują się na rozliczanie za sprawą Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. W połączeniu m.in. z oprogramowaniem online stanowi to bardzo wygodną i prostą formę prowadzenia księgowości. Jak ją założyć? Co powinna zawierać? Przygotowaliśmy wszystkie ważne informacje, które powinien wziąć pod uwagę każdy przedsiębiorca.

Czym jest Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów?

Wielu przedsiębiorców myśli, że musi to być fizyczna książka przychodów i rozchodów. Jednak jak się okazuje, nie musi ona przyjmować wcale takiej formy. Bardzo często jest to nic innego jak dokument elektroniczny. Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów, czyli PKPiR, jest przejrzystą i niezwykle prostą ewidencją pozwalającą na zapisanie wszelkich zdarzeń gospodarczych, jakie mają miejsce w firmie. Inaczej mówiąc, są to wszelkie przychody i koszty, jakie poniosło dane przedsiębiorstwo. PKPiR umożliwia w wygodny sposób wyliczanie zaliczek w ramach podatku dochodowego – z czego korzystają m.in. firmy będące na opodatkowaniu ogólnym lub liniowym.

Kto może lub musi prowadzić PKPiR?

Możliwość prowadzenia Księgi Przychodów i Rozchodów opiera się na potrzebie sprawnego księgowania obrotu przedmiotami i usługami, kosztami i wszelkimi wydatkami oraz przychodami firmy. Jest to rozwiązanie obligatoryjne w przypadku takich biznesów jak jednoosobowa działalność gospodarcza, jeśli firmy takiej dotyczy opodatkowanie na zasadach ogólnych lub też podatek liniowy. Jest to również wymagane od:

  • Spółek cywilnych;
  • Spółek jawnych;
  • Spółek cywilnych.

Co więcej, księgowość uproszczona dla JDG oraz wspomnianych spółek jest dostępna tak długo, jak przychody netto nie przekroczą 2 mln euro. Inaczej mówiąc, taka firma spełnia status tzw. małego podatnika. Księga Przychodów i Rozchodów to tzw. księgowość uproszczona, więc firmy, które przekraczają wskazany powyżej przychód, są zobowiązane do prowadzenia pełnej księgowości.

Jak powinna wyglądać Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów?

PKPiR w zasadzie funkcjonuje jako księga podatkowa. Jej wzór, a także i zasady prowadzenia opisuje Rozporządzenie Ministra Finansów. Sama księga składa się z 16 kolumn, w których zawarte są informacje dotyczące wydatków, sprzedanych towarów i usług.

Obowiązujący wzór PKPiR

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów składa się z następujących kolumn:

  • Pierwsza kolumna zawiera numer porządkowy.
  • Druga kolumna z kolei zawiera informacje o dacie uzyskania przychodu lub też poniesienia wydatku.
  • Trzecia kolumna zawiera numer dokumentu będącego podstawą wpisu – mowa tu o rachunku bądź też fakturze.
  • Czwarta i piąta kolumna z kolei mieszczą informacje o kontrahentach – czyli nazwy oraz adresy.
  • Szósta kolumna informuje o rodzaju przychodu bądź też wydatku, jaki obowiązuje w danym przypadku.
  • Siódma kolumna zawiera dane dotyczące przychodów wynikających ze sprzedaży usług i towarów.
  • Ósma kolumna przedstawia pozostałe przychody wynikające m.in. z wynagrodzenia przedsiębiorcy, odpłatnego zbycia składników majątku itp.
  • Dziewiąta kolumna stanowi sumę przychodów zawartych w kolumnach siódmej i ósmej.
  • Dziesiąta kolumna jest miejscem, w którym przedsiębiorca musi wpisać wartość wszystkich zakupionych towarów, a także usług – musi to zrobić według cen zakupu.
  • Jedenasta kolumna uwzględnia koszty uboczne, ponoszone przez przedsiębiorcę w związku z dokonanym zakupem. Są to m.in. koszty transportu, ubezpieczenia towaru w drodze czy też załadunku.
  • Dwunasta kolumna stanowi miejsce odpowiednie do wpisania wynagrodzenia brutto, jakie otrzymują pracownicy. Dotyczy to nie tylko umowy o pracę, ale również umowy zlecenia, a także umowy o dzieło.
  • Trzynasta kolumna jest miejscem odpowiednim do wpisania wszelkich pozostałych kosztów, które nie zostały uwzględnione w kolumnie dziesiątej, jedenastej i dwunastej. Tu można wymienić m.in.:
    • Opłaty za energię; Opłaty za gaz; Opłaty za wodę; Czynsz za lokal; Opłaty za paliwo; Opłaty za telefon; Wydatki remontowe; Koszty podróży służbowej; Amortyzację środków trwałych; Składki na ubezpieczenia pracowników.
  • Czternasta kolumna jest miejscem do zsumowania kosztów z kolumny dwunastej i trzynastej (podobnie jak kolumna dziewiąta sumuje przychody uwzględnione w kolumnie siódmej i ósmej).
  • Piętnasta kolumna nie musi być wypełniana – stanowi miejsce, w którym przedsiębiorca wpisuje zaszłości gospodarcze, których nie wymienił wcześniej.
  • Szesnasta kolumna jest okazją do wpisania wszelkich uwag i komentarzy odnoszących się do zapisków we wszystkich pozostałych kolumnach.

Czym jest JPK PKPiR?

Istnieje coś, co nazywa się Jednolitym Plikiem Kontrolnym dla Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów – w skrócie JPK PKPiR. Jest to plik elektroniczny, który od 1 lipca 2018 roku przedsiębiorcy są zobowiązani przedstawiać na żądanie organów podatkowych oraz na żądanie organów kontroli skarbowej. Plik ten musi obejmować wszelkie zawarte w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów dane. W swej strukturze plik ten ma zawierać dane umożliwiające weryfikację przez urząd poprawności wpisanego przez podatnika dochodu. W praktyce plik składa się z dwóch sekcji:

  1. Sekcja PKPiR info:
    Wartość spisu z natury na początek i koniec roku; Koszt uzyskania przychodu; Dochód.
  2. Sekcja PKPiR wiersze:
    Liczba porządkowa; Data zdarzenia gospodarczego; Numer dowodu księgowego; Dane kontrahenta; Opis zdarzenia; Przychód; Zakupy; Wydatki.

Co nie podlega pod PKPiR?

W dokumencie tym nie podaje się niektórych treści. Wpisowi do PKPiR nie podlega m.in.:

  • Informacja o obrocie opakowaniami zwrotnymi;
  • Wpisywanie zaliczek na poczet dostaw bądź też sprzedaży produktów;
  • Informowanie o jednorazowej pomocy dotyczącej rozpoczęcia działalności gospodarczej – pochodzącej np. z Unii Europejskiej lub z Urzędu Pracy, czy wszelkich innych tego typu instytucji;
  • Kosztów inwestycji znajdujących się w czasie realizacji – dopiero po zakończeniu prowadzenia inwestycji można ją uwzględnić w PKPiR jako odpis amortyzacyjny – odpowiednim na to miejscem jest trzynasta kolumna, co zostało opisane wcześniej.

Blog o księgowości dla firm

Zapoznaj się z poprzednimi wpisami na naszym blogu:

Sprawdź także nasz cennik usług księgowych