Jednolity Plik Kontrolny dla ewidencji zakupu i sprzedaży VAT i deklaracji VAT-7 [PDF]

Osoby prowadzące działalność gospodarczą, które są zobowiązane do rozliczania VAT, muszą przesyłać szczegółowe pliki Jednolitego Pliku Kontrolnego oznaczone jako JPK_V7. Ten dokument składa się z dwóch głównych części: deklaracyjnej oraz ewidencyjnej. W sekcji ewidencyjnej znajdują się bardziej precyzyjne informacje dotyczące transakcji zakupu i sprzedaży realizowanych przez firmę. W kontekście JPK V7M oraz JPK V7K pojawia się pytanie o to, jakie specyficzne oznaczenia dokumentów zakupu i sprzedaży powinny być uwzględnione w tych plikach.

Czym jest JPK_V7M?

Dokument JPK_V7M to niezwykle ważny plik, który każdy podatnik VAT jest zobowiązany dostarczać miesięcznie do odpowiedniego urzędu skarbowego. Ten obowiązek dotyczy sytuacji, gdy podatnik nie stosuje specjalnych metod rozliczeniowych i musi złożyć ten dokument niezwłocznie, najpóźniej do 25. dnia miesiąca po miesiącu, który jest przedmiotem rozliczenia. Obowiązek ten dotyczy wszystkich podatników od 1 października 2020 roku.

W celu prawidłowego wypełnienia tego dokumentu, podatnik musi dysponować pełnymi danymi o wszelkich operacjach gospodarczych prowadzonych w danym okresie. Dokument ten wypełniany jest cyklicznie każdego miesiąca, a pola dotyczące ewidencji zakupów i sprzedaży (w części ewidencyjnej JPK_VAT7M) wymagają szczegółowego uzupełnienia, aby umożliwić właściwe rozliczenie podatku.

Struktura JPK_V7M obejmuje dwie główne części: ewidencję VAT oraz deklarację VAT, które należy wypełnić równocześnie i przesłać jako jeden plik do urzędu skarbowego. Nie można wysłać samej deklaracji, pomijając część ewidencyjną; takie działanie wymagałoby korekty przesyłanego dokumentu JPK_V7M.

Podatnicy, którzy zdecydują się przejść na rozliczenia kwartalne, muszą składać dokumenty JPK_V7K, ale nadal muszą wypełniać i przesyłać miesięczne ewidencje VAT jako część JPK_V7M. Dokument JPK_V7M jest ważny do momentu likwidacji firmy, zawieszenia działalności lub przejścia na wspomniane rozliczenia kwartalne.

Podpisując JPK_V7M, można użyć podpisu kwalifikowanego. W przypadku podatników będących osobami fizycznymi możliwe jest także użycie danych autoryzujących. Jeżeli dokumenty są przesyłane przez pełnomocnika, jak na przykład biuro rachunkowe, konieczne jest złożenie formularza UPL-1 oraz używanie podpisu kwalifikowanego.

Część ewidencyjna JPK_V7M

Aby właściwie wypełnić ten dokument, podatnik potrzebuje kompletnych danych dotyczących wszystkich działalności, które prowadzi. Dokumentacja jest aktualizowana regularnie, każdego miesiąca. Wszystkie sekcje formularza dotyczące rejestru zakupów i sprzedaży muszą być uzupełnione tak, aby umożliwić odpowiednie rozliczenie podatkowe.

Jak wypełnić pola ewidencji JPK_V7M?

W rejestrze zakupów i sprzedaży muszą być zawarte podstawowe informacje, które umożliwiają odpowiednie rozliczenie podatkowe oraz przygotowanie zbiorczego zestawienia danych. Szczególnie istotne są informacje o typie transakcji i jej opodatkowaniu, wysokości podatku należnego oraz jego korektach, z uwzględnieniem różnych stawek podatkowych, wartości podatku naliczonego, które obniżają podatek należny, w tym jego korekty, danych dotyczących kontrahentów oraz dokumentacji dotyczącej sprzedaży i zakupów.

Te dane muszą być dostarczone zgodnie z przepisami rozporządzenia dotyczącego szczegółowego zakresu danych w dokumentacji podatkowej i rejestrach dla podatku od towarów i usług (Dz. U. 2019, poz. 1988). Wymagania te obejmują zapewnienie dokładności rozliczeń podatkowych (nowy wymóg określenia procedur podatkowych w JPK_V7M), identyfikację typów dokumentów stanowiących podstawę wpisów (WEW, RO, FP, inne), monitoring obowiązków podatników przez organy podatkowe, identyfikację obszarów podatnych na nadużycia podatkowe (nowy obowiązek opisania grup towarów i usług GTU) oraz techniczne i organizacyjne możliwości prowadzenia przez podatników odpowiednich rejestrów.

Należy dokładnie zweryfikować wszystkie wymagane pola w nowym rejestrze VAT zakupu i sprzedaży, który jest niezbędny do przygotowania pliku JPK_V7M.

W systemie ewidencyjnym służącym do rozliczania podatku podatnicy rejestrują faktury i inne dokumenty według daty, kiedy powstaje obowiązek podatkowy. Nie należy uwzględniać innych dat, takich jak data wystawienia faktury, otrzymania zaliczki czy zapłaty, o ile nie wiążą się one z powstaniem obowiązku podatkowego. Zasada ta dotyczy także ewidencji przekazywanej za pierwsze dwa miesiące kwartału, mimo że rozliczenie kwartalne następuje wraz z przekazaniem deklaracji podatkowej w trzecim miesiącu.

1. Daty są prezentowane w formacie rok, miesiąc, dzień, a wartości ujemne oznacza się znakiem minus. Podczas rejestrowania transakcji dotyczących dostawy towarów lub usług, w JPK_V7 trzeba wskazać wszystkie odpowiednie oznaczenia GTU i procedur podatkowych dla każdego dokumentu, a nie dla poszczególnych transakcji zawartych w dokumencie. Nie ma potrzeby dzielenia dokumentów na pojedyncze transakcje w ewidencji.
2. Wszystkie kwoty w ewidencji są wyrażone w złotych polskich, zgodnie z podstawami opodatkowania i kwotami podatku, podczas gdy na fakturach kwota podatku musi być pokazana w walucie polskiej. Przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów nie rozdziela się dostawy między klientów a przemieszczenia towarów dla własnych potrzeb podatnika, a oba typy dostaw są rejestrowane razem.
3. Jeśli w danym miesiącu nie ma żadnych transakcji wpływających na podatek, należy wpisać „0,00” (pusta ewidencja). Ewidencja nie zawiera zaokrągleń, w przeciwieństwie do deklaracji. Kwoty z dokumentów są przepisywane dokładnie, a przy przeliczeniach walut stosuje się zaokrąglenia do grosza.
4. Wyłącznie kwota podatku naliczonego i wartość towarów i usług, które dają prawo do odliczenia VAT, powinny być wykazywane. Nie rejestruje się czynności, które nie uprawniają do odliczenia podatku. W przypadku częściowego odliczenia VAT podatnik wykazuje tylko te dane, które uprawniają do częściowego odliczenia.
5. Przychody z dostawy towarów i usług opodatkowanych na zasadach marży powinny wykazywać wartości marż, w tym marże ujemne, a podatek od marży ujemnej wynosi „zero”. Podstawa opodatkowania równa jest sumie marż, a podatek należny oblicza się od każdej podstawy opodatkowania.
6. Faktury do 450 zł brutto nie są ujmowane w JPK_V7M. Ich sprzedaż rejestruje się zbiorczym dokumentem fiskalnym. W przypadku faktur o wyższej wartości wystawianych do paragonów wartość zbiorczego zestawienia fiskalnego zmniejsza się o wartość takiej faktury.

W drugiej części artykułu omówimy część deklaracyjną oraz korektę JPK_V7M. Wyjaśnimy też kwestię rozliczeń miesięcznych oraz kwartalnych.